Encyklopedie tepelného papírování. Praktiky organizace kancelářské práce a toku dokumentů v moderním podniku. Pravidla kancelářské práce a toku dokumentů v organizaci

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Úvod

Cíle automatizace procesů kancelářské práce a workflow

Koncept "dokumentační podpora pro řídící činnosti"

Základní požadavky na vyhotovení řídících dokumentů

Hlavní metody sjednocování a standardizace řídících dokumentů

Pojem "toku dokumentů" a jeho organizace

Závěr

Literatura

Úvod

Vrcholový management si začíná uvědomovat, jaký důležitý dopad mají řešení informačních technologií na samotný obchodní proces a kulturu podniku. Proto se cítí stále více znevýhodněn v tom smyslu, že je nucen delegovat příslušné záležitosti na interní divize nebo externí organizace. Navíc první zkušenosti s prací nefiremních služeb informačních technologií nedávají příliš důvodů k optimismu ohledně efektivity řešení těchto problémů. Velký důraz je kladen také na tok dokumentů.

Dokumenty se používají v různých oblastech činnosti, odvětvích vědění, sférách života a jsou předmětem studia mnoha vědních oborů. Proto je obsah pojmu „dokument“ nejednoznačný a závisí na odvětví a na tom, pro jaké účely se používá. Pro právníky je tedy dokument především způsob, jak něco dokázat či dokázat, pro historika historický pramen, kybernetický dokument nosič informací a specialisté v oblasti managementu jej považují za prostředek stanovování a předávání rozhodnutí managementu.

Cíle automatizace procesů kancelářské práce a workflow

Řízení organizací a podniků je založeno na následujících procesech:

Získávání informací, jejich zpracování;

Analýza, příprava, rozhodování;

Provádění rozhodnutí;

Účetnictví a kontrola přijatých rozhodnutí.

Procesy kancelářské práce a oběhu dokumentů jsou považovány především za dokumentární reflexi a zajištění procesů řízení. V tomto smyslu by kancelářská práce a tok dokumentů měly být považovány za „dokumentární podporu pro management“ (DOE), tzn. jako systém sekundárních procesů, které zajišťují a odrážejí procesy řízení.

Správa dokumentace pokrývá tři hlavní úkoly ve vztahu k automatizačním softwarovým systémům:

Dokumentace (tvorba dokumentů, které podporují a evidují činnosti řízení, tj. jejich příprava, provádění, schvalování a výroba);

Organizace oběhu dokumentů (zajištění pohybu, vyhledávání, ukládání a používání dokumentů);

Systematizace archivního uchovávání dokumentů (stanovení pravidel pro ukládání informací vzniklých v organizaci, jejich vyhledávání a využití pro podporu manažerského rozhodování a obchodních postupů).

Kancelářská práce je soubor opatření k zajištění DOW podniku nebo organizace. Tradiční organizace práce služeb úřadu práce (jako je case management, sekretariát, úřad, sektor dopisů a výzev občanů a další oddělení) je zaměřena na zefektivnění práce s dokumenty a zajišťuje tyto funkce:

Organizační a dokumentační podpora podniku;

Organizace jednotného postupu při práci s dokumenty v odděleních;

Organizace individuální a společné věcné přípravy dokumentů na odděleních;

Výměna dokumentů v rámci a mezi strukturálními divizemi organizace;

Tvorba jednotných technologických postupů pro průchod a zpracování dokumentů v odděleních;

Využívání jednotných forem podávání a zpracování dokumentů;

Registrace všech dokumentů obdržených organizací, následovaná zasláním korespondence vedení a divizím k posouzení;

Evidence pohybu dokumentů, včetně pokynů, usnesení, zpráv o průběhu, schvalování (vizování);

Odepis dokumentů ve věci a vyjmutí z případů; zajištění bezpečnosti, účtování a používání dokumentů;

Výměna informací mezi zaměstnanci jedné nebo více strukturálních jednotek;

Sledování včasného plnění pokynů nejvyšších orgánů státní moci, pokynů a pokynů vedení organizace, dopisů a výzev občanů, výzev institucí a organizací;

Kontrola správnosti a včasnosti vyhotovení dokumentů;

Vytváření vhodných podmínek pro dokumentační a organizační a technické zabezpečení práce vedení organizace, včasné poskytování úplných, přesných a spolehlivých informací o stavu přípravy a provádění dokumentů a pokynů;

Provádění informačních a referenčních a analytických prací k problematice dokumentační podpory managementu;

Získávání reportů, včetně statistických, na základě informací o dokumentech a stavu jejich vyřízení.

Všechny výše uvedené funkce jsou formalizovány a zajištěny příslušnými státními a oborovými normami a regulačními materiály, což vytváří základ pro jejich automatizaci pomocí informačních počítačových technologií pro zpracování dokumentů.

Vytvoření a implementace workflow a workflow automatizačního systému (SADD) sleduje dosažení následujících cílů:

v oboru zpracování dokumentů:

Zajištění zvýšení efektivity a kvality práce s dokumenty, zefektivnění workflow, zajištění kontroly nad prováděním;

Vytvoření podmínek pro přechod od tradičního papírového workflow k elektronické bezpapírové technologii;

Vytvoření nezbytných podmínek pro zvýšení podílu intelektuálně produktivní práce na smysluplné a sémantické práci s dokumenty a snížení mzdových nákladů na rutinní operace;

Zajištění zvyšování kvality dokumentů vytvářených v organizaci;

Eliminace duplicitní práce při zadávání informací o dokumentu v různých oblastech práce s ním;

v oblasti kontroly plnění kázně:

Zajištění automatizované kontroly průchodu dokumentů v odděleních organizace od okamžiku jejich přijetí nebo vytvoření až do dokončení provedení odeslání nebo zpracování v případě, včasné informování zaměstnanců a vedení o přijatých a vytvořených dokumentech, odstranění ztráta dokladů;

Zajištění automatizované proaktivní kontroly včasného vyřízení dokumentů, pokynů nejvyšších orgánů státní moci a správy, pokynů a pokynů vedení organizace, rychlého příjmu informací o stavu vyřízení a umístění jakéhokoli dokumentu;

Snížení lhůt pro průchod a provedení dokumentů;

v oblasti organizace přístupu k informacím:

Zajištění centralizovaného ukládání textů dokumentů zpracovaných v elektronické podobě a jejich grafických vyobrazení, jakož i všech souvisejících materiálů (evidenční karty dokumentů, usnesení, průvodní dokumenty) s možností organizovat logické propojování dokumentů vztahujících se k jednomu problému a online vyhledávání (výběr) dokumentů dle tematického souboru rekvizit.

Zavedením softwarového systému pro kancelářskou práci a automatizaci workflow vzniká hardwarový a softwarový základ pro jednotný systém SADD pokrývající všechna oddělení organizace. Tím se dosáhne následujících cílů:

Jednotný postup pro individuální i společnou práci s dokumenty v útvarech organizace;

Konsolidace toků elektronických dokumentů mezi odděleními organizace;

Použití systému indexace (číslování) dokumentů společného pro všechny organizace, společné klasifikátory referenčních knih (např. seznam organizací, nomenklatura případů), jednotný formulář evidenční a kontrolní karty dokumentů atd.;

Zajištění sjednocení řídící dokumentace a snížení počtu formulářů a druhů jednotných dokumentů.

Koncept "dokumentační podpora pro řídící činnosti"

Terminologická norma definuje „kancelářskou práci“ jako odvětví činnosti, které zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty. Pojem "kancelářské práce" je podle GOST R 51141-98 synonymem pro pojem "podpora manažerské dokumentace", který vstoupil do vědeckého oběhu před více než 10 lety.

Správa dokumentů-- vědní disciplína, která studuje zákonitosti utváření a fungování systémů dokumentační podpory managementu (DOE).

Tradičně se oblasti činnosti spojené se zpracováním dokumentů říká kancelářská práce. Termín „kancelářské práce“ vznikl v Rusku ve 2. polovině 18. století. Je tvořen kombinací slov „výroba pouzdra“. Jeho význam bude zřejmý, budeme-li mít na paměti, že pojem „případ“ původně znamenal otázku (soudní nebo správní), o níž rozhoduje řídící orgán. Pod kancelářským vedením se tedy rozumělo především projednávání (produkce) případů, nebo jinými slovy činnost spojená s rozhodováním o jakékoli otázce. Význam výrazu „případ“ jako sbírka listin je pozdějšího původu. Dokumentační podpora managementu zahrnuje především tvorbu právně platných dokumentů neboli dokumentace, tedy zaznamenávání informací na papír nebo jiná média podle pravidel stanovených právními předpisy nebo vytvořených tradicí.

Dokumentaci lze provádět v přirozeném jazyce a v umělých jazycích s využitím nových informačních nosičů. Při dokumentování v přirozeném jazyce vznikají textové dokumenty – dokumenty obsahující řečové informace zaznamenané jakýmkoliv typem písma nebo jakýmkoli systémem záznamu zvuku. Textový dokument je tradiční papírový dokument nebo videogram, tedy jeho obraz na obrazovce monitoru.

Při tvorbě dokumentů se používají dokumentační nástroje. Mohou to být:

jednoduché nástroje (pera, tužky atd.);

mechanické a elektromechanické prostředky (psací stroje, magnetofony, hlasové záznamníky, foto, film a video zařízení atd.);

· počítačová technologie.

Výsledkem dokumentace je dokument - informace zaznamenaná na hmotném nosiči s detaily umožňujícími její identifikaci. Nosič je hmotný objekt používaný k fixaci a ukládání řečových, zvukových nebo vizuálních informací na něm, a to i v převedené podobě.

Dokumenty jsou hlavními nositeli manažerských, vědeckých, technických, statistických a dalších informací. Dokumenty jsou nositeli primární informace, právě v dokumentech jsou informace zaznamenány poprvé. Tato vlastnost umožňuje odlišit dokumenty od jiných zdrojů informací – knih, novin, časopisů atd., obsahujících zpracované, sekundární informace.

Jakýkoli dokument je prvkem dokumentačního systému vyšší úrovně. Dokumentačním systémem se rozumí soubor dokumentů vzájemně propojených podle znaků původu, účelu, druhu, předmětu činnosti, jednotných požadavků na jejich provedení. Stejně jako písmena tvoří abecedu, tak určité typy a odrůdy dokumentů tvoří dokumentační systém. Doposud neexistuje ve vědě o dokumentech koherentní klasifikace dokumentačních systémů, typů a variet dokumentů, ale používá se její empiricky vyvinutá verze.

Přiřazení dokumentů ke konkrétnímu systému začíná rozdělením všech dokumentů na úřední a dokumenty osobního původu. Mezi posledně jmenované patří dokumenty vytvořené osobou mimo sféru její úřední činnosti nebo výkonu veřejných povinností: osobní korespondence, paměti (memoáry), deníky.

Úřední dokumenty se podle sféry lidské činnosti, kterým slouží, dělí na manažerské, vědecké, technické (projekční), technologické, výrobní atd. Řídící dokumenty tvoří jádro institucionální dokumentace, zajišťují ovladatelnost objektů, a to jak v rámci státem a samostatnou organizací. Manažerské dokumenty jsou reprezentovány následujícími hlavními typy (systémy) dokumentace:

* organizační a právní dokumentace;

* plánovací dokumentace;

* administrativní dokumentace;

* informace a reference a referenční a analytická dokumentace;

* dokumentace pro podávání zpráv;

* smluvní dokumentace;

* dokumentace o personálním obsazení (personálem);

* dokumentace o poskytování financí (účetnictví a výkaznictví);

* dokumentace o logistice;

* dokumentace o dokumentaci a informační podpoře činnosti instituce apod.;

* Dokumentace o hlavní činnosti instituce, organizace nebo podniku, např. u výrobního podniku - jedná se o výrobní dokumentaci (technologická a projektová dokumentace apod.), ve zdravotnickém zařízení - zdravotnickou dokumentaci (lékařské karty, doklady o pojištění, atd.), na vysoké škole - dokumentace o vysokoškolském vzdělání (učební plán, zkušební listy atd.).

Organizace práce s dokumenty- jedná se o organizaci oběhu dokumentů instituce, uchovávání dokumentů a jejich využití v běžné činnosti.

Tok dokumentů- Jedná se o soubor vzájemně souvisejících postupů, které zajišťují pohyb dokumentů v instituci od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až po dokončení vyřízení nebo odeslání. Aby bylo možné racionálně uspořádat pracovní postup, jsou všechny dokumenty rozděleny do toků dokumentů, například: registrované a neevidované dokumenty, příchozí, odchozí a interní dokumenty, dokumenty přijaté nebo zaslané vyšším organizacím, dokumenty zaslané nebo přijaté od podřízených organizací atd. , vykonávající konkrétní účel v procesu správy dokumentů.

Jednou z nejdůležitějších funkcí v organizaci práce s doklady je účtování dokladů. Účtování dokladů je zajištěno jejich evidencí - záznam pověření o dokumentu v předepsané formě, fixující skutečnost vytvoření dokumentu, jeho odeslání nebo přijetí. Spolu se zohledněním dokumentů vám jejich registrace umožňuje sledovat provádění dokumentů a také vyhledávat dokumenty na žádost oddělení a zaměstnanců instituce.

Systém ukládání dokumentů je soubor způsobů, jak zaznamenat a uspořádat dokumenty za účelem jejich vyhledání a použití v běžné činnosti instituce. Pro systém ukládání dokumentů jsou nejvýznamnějšími pojmy pojmy „nomenklatura případů“ a „případ“. Nomenklatura věcí je systemizovaný seznam hesel případů vytvořený v kancelářské práci instituce, uspořádaný v určitém pořadí s uvedením doby jejich uložení, a případ je sbírka listin (nebo dokument) souvisejících s jedním vydání, umístěno v samostatné obálce.

Základní požadavky na vyhotovení řídících dokumentů

Každý dokument se skládá ze samostatných informačních prvků, které se nazývají detaily (podpis, pečeť, název typu dokumentu atd.). Soubor detailů umístěných v dokumentu určitým způsobem tvoří jeho formu. Formulář charakteristický pro určitou sadu dokumentů se nazývá standardní formulář, například pro všechny dokumenty řízení je standardní formulář stanoven GOST 6.10.5-87.

Layout Key je vyvinut při vytváření dokumentačního systému a je grafickým modelem nebo schématem pro konstrukci dokumentu. Nastavuje formáty, velikosti polí, umístění pevných a variabilních detailů.

Nejúplnější požadavky na složení a provedení detailů jsou stanoveny ve dvou předpisech - Státní systém podpory dokumentace pro řízení a GOST Ruské federace 6,30-97 „USD. ORD systém. Požadavky na dokumentaci. Stanovují téměř maximální soubor podrobností pro jakýkoli z řídících dokumentů a jejich umístění na papíře. Celkem bylo instalováno 29 rekvizit. Ale protože konkrétní složení detailů závisí na typu dokumentu a některé z nich se vzájemně vylučují, bude na konkrétním dokumentu určitě méně detailů.

Rekvizity jsou následující:

01 -- Státní znak Ruské federace;

02 - znak subjektu Ruské federace;

03 -- znak organizace nebo ochranná známka (servisní značka);

04 -- kód organizace;

05 -- kód formuláře dokumentu;

06 - název organizace;

07 -- referenční údaje o organizaci;

08 -- název typu dokumentu;

09 -- datum dokumentu;

10 - evidenční číslo dokumentu;

12 - místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu;

13 - razítko o omezení přístupu k dokumentu;

14 -- adresát;

15 - razítko schválení dokumentu;

16 -- rozlišení;

17 -- nadpis k textu;

18 -- značka ovládání;

19 -- text dokumentu;

20 - značka o přítomnosti aplikace;

21 - podpis;

22 -- razítko schválení dokumentu;

23 - vízové ​​schválení dokumentu;

24 - tisk;

25 - značka na ověření kopie;

26 - značka o interpretovi;

27 - značka o provedení dokumentu a jeho směru v případě;

28 - značka na přijetí dokumentu v organizaci;

29 -- značka pro automatické vyhledávání dokumentů.

Státní znak Ruské federace(01) se zobrazuje pouze v případech stanovených zákonem, na dokumentech ministerstev, resortů, ale i soudních orgánů, státních zástupců, rozhodčích řízení, státních orgánů, nejvyšších státních orgánů atd.

Státní znak subjektu Ruské federace(02) jsou umístěny na formulářích dokumentů v souladu s právními akty ustavujících subjektů Ruské federace. V tomto případě je vhodné uvést na liště dokumentu také název státu – Ruská federace.

Znak organizací(03) je symbolická grafika. Jako znak se zpravidla používá ochranná známka. Vyobrazení znaku usnadňuje vyhledávání dokumentu, není dovoleno nahrazovat znakem název podniku nebo instituce. Znak se umísťuje zpravidla na levý okraj v úrovni názvu organizace nebo na horní okraj dokumentu; jsou možné další možnosti, až po obrázek pozadí na "značkovém" papíru. Rozměry znaku určuje vedení organizace. Znak musí být předepsaným způsobem registrován a nesmí být vyobrazen na dokumentu, pokud k tomu organizace nemá oficiální povolení. Znak se také nereprodukuje při umístění erbů na hlavičkový papír organizace.

Kód organizace(04) podle Všeruského klasifikátoru organizací a podniků (OKNO) mají všechny registrované podniky. Jde o jakési potvrzení způsobilosti organizace. Tento kód lze umístit na hlavičkový papír organizace předem – typografickým způsobem.

Kód formuláře dokumentu(05) podle celoruského klasifikátoru řídící dokumentace (OKUD) musí odpovídat kódu obsaženému v klasifikátorech řídící dokumentace. Tato náležitost se zadává při sestavování konkrétního dokladu.

Jméno společnosti(06), který je autorem dokumentu, musí odpovídat názvu uvedenému v jeho ustavujících dokumentech. Nad názvem organizace uveďte zkrácený nebo úplný název mateřské organizace, svazu, sdružení (pokud existuje). Všechna tato jména jsou uvedena v nominativním případě.

Referenční údaje o organizaci(07) jsou uvedeny pouze v úředních dopisech. Patří mezi ně: rejstřík komunikačního podniku, poštovní a telegrafická adresa, dálnopis, telefon, fax, dálnopis, e-mail, bankovní účty atd. Přesné složení těchto informací a pravidla pro jejich evidenci nejsou stanoveny.

Název typu dokumentu(08) je jedním z nejdůležitějších detailů, protože umožňuje posoudit účel dokumentu, určuje složení jeho detailů a strukturu textu. Název typu dokumentu musí odpovídat kompetenci jeho autora, obsahu dokumentu. Řídí se organizačním řádem (zakládací listinou), je připevněn ke všem dokumentům, s výjimkou dopisů a faxů, musí odpovídat GSDOU, OKUD.

Datum dokumentu(09) je jednou z hlavních náležitostí, která zajišťuje její právní moc. Datum dokumentu je datum jeho podpisu nebo schválení, pro protokol - datum jednání. Pokud je autory dokumentu několik organizací, je datem dokumentu nejzazší datum podpisu.

Registrační číslo dokumentu(10) je symbol, pod kterým se dokument zadává do systému vyhledávání informací organizace. U interních dokladů (například zakázek) je to zpravidla pořadové číslo případu ze začátku roku. U odchozích dokumentů se skládá z rejstříku strukturní jednotky, čísla případu podle nomenklatury, kde bude kopie dokumentu po odeslání uložena, a pořadového čísla dokumentu. Postup při registraci a konkrétní strukturu rejstříků dokumentů upravují interní pokyny.

Místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu(12) musí být uvedeno, pokud je obtížné jej určit pomocí údajů „název organizace“ a „referenční údaje o organizaci“. Tuto náležitost je vhodné uvést na všechny dokumenty. Místo sestavení nebo zveřejnění je uvedeno s přihlédnutím k přijatému administrativně-územnímu členění.

Panel omezení přístupu k dokumentu(13) se připojí, pokud dokument obsahuje důvěrné informace, tj. tajné nebo důvěrné informace.

Destinace(14) se uvádí zejména na odchozích dokumentech, za což odpovídá technický úředník, který dokumenty odesílá a přijímá. Přítomnost této náležitosti je nezbytná pro ověření s adresou na balíku. Pokud se adresa na dokladu neshoduje s adresou na balíku, vrátí se dokument odesílateli.

Schvalovací razítko(15) se uvádí na vydaných správních dokladech a na dokladech, které schvalují příslušné orgány nebo úředníci.

V usnesení(16) pokyny vedoucího týkající se provedení dokumentu se zaznamenávají. Usnesení se píše rukou a je umístěno v pravém horním rohu nad textem dokumentu. Pokud je na dokumentu více než jedno rozlišení, pak se druhé a následující přilepí na libovolné volné místo na přední straně dokumentu.

Název k textu(17) je povinnou náležitostí všech dokumentů. Měl by být co nejkratší a nejpřesnější a měl by odrážet obsah dokumentu. Nadpis je nezbytný pro efektivní vyhledávání, evidenci dokumentů bez předchozího čtení celého textu. V jednom řádku nadpisu by nemělo být více než 28 znaků, na konci žádná tečka. Nadpis by měl být gramaticky konzistentní s názvem typu dokumentu a měl by odpovídat na otázku „co s tím?“ nebo co?".

Značka zaškrtnutí(18) se připojuje k dokumentům, jejichž vyhotovení podléhá zvláštní kontrole jménem vedoucího. Kontrolní známka se nalepuje ve tvaru písmene „K“ barevnou (červená, modrá, zelená) tužkou, fixem nebo speciálním razítkem „Kontrola“. Umístění je definováno na levém okraji dokumentu na úrovni nadpisu.

Text dokumentu(19) je vypracován v ruštině nebo v národním jazyce v souladu s právními předpisy Ruské federace a zakládajících subjektů Ruské federace o státních jazycích.

Označení přítomnosti aplikací(20) se umísťuje před podpis, obsahuje seznam přihlášek nebo označení jejich čísla.

Podpis(21) je jedním z hlavních způsobů certifikace dokumentů. Je to povinná položka. Dokument podepisuje osoba, která odpovídá za obsah tohoto dokumentu.

Zpravidla se podepisuje pouze první kopie dokumentu Mezi rekvizity patří: jméno funkce osoby podepisující dokument (úplné, pokud dokument není vystaven na hlavičkovém papíře organizace a zkrácený, pokud je použit formulář ), jeho osobní podpis a přepis podpisu (iniciály a příjmení) bez uvozovek a závorek.

Graf schválení(22), tj. předběžné posouzení záležitostí obsažených v návrhu dokumentu, jsou umístěny pod atributem „podpis“ nebo na samostatném schvalovacím listu.

víza(23) - neoficiální požadavek, stanovený v souladu s postupem přijatým v organizaci.

Tisky(24), potvrzující pravost podpisů, se umísťují na nejdůležitější listiny stanovené zvláštními předpisy. Takové dokumenty osvědčují práva osob, zaznamenávají skutečnosti související s finančními prostředky apod. Pečeť by měla být dobře čitelná, pokud možno zachycovat část pracovní pozice nebo být umístěna ve volném prostoru dokumentu.

Značka na ověření kopie dokumentu(25) pro právní moc se skládá z ověřovacího nápisu „Správně“, názvu funkce zaměstnance, který kopii ověřil, jeho osobního podpisu, jeho přepisu a data ověření.

Značka umělce(26) je nezbytný pro operativní komunikaci s těmi, kdo dokument sestavili, pro objasnění a objasnění otázek uvedených v dokumentu. Tato náležitost zahrnuje příjmení (nebo příjmení, jméno, patronymie) vykonavatele dokumentu a jeho telefonní číslo. Poznámka o účinkujícím je umístěna v souladu s normou na přední nebo zadní stranu posledního listu dokumentu v levém dolním rohu.

Poznámka o provedení dokumentu a jeho odeslání do případu(27) se připojuje k vyhotoveným dokumentům, které mají být odepsány do spisu pro následné uložení a použití pro referenční účely. Je umístěn na první stránce dokumentu.

Značka přijetí dokumentu v organizaci(28) se pokud možno umísťuje na první stranu došlých dokumentů, zpravidla s razítkem. Tato náležitost zahrnuje název přijímající organizace, datum přijetí dokumentu, jeho příchozí registrační číslo.

Označte pro automatické vyhledávání dokumentů(29) může obsahovat název jednotky, adresář a soubor obsahující daný dokument a další vyhledávací údaje.

Hlavní metody sjednocování a standardizace řídících dokumentů

V řídících činnostech se používá stejný typ, opakující se dokumenty a originální dokumenty, které nemají obdoby. Dokumenty stejného typu lze sjednotit a standardizovat.

Sjednocení stejného typu řídících dokumentů má nastolit jednotnost jejich složení a forem.

Standardizace je formou právního sjednocení výsledků unifikace. V praxi zkvalitňování dokumentační podpory řídících činností jsou vytvářeny státní normy pro terminologii kancelářské práce a archivnictví a pro požadavky na přípravu a provádění řídících dokumentů. V současné době existují dvě normy: GOST R 6.30-97 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování“ a GOST R 51141-98 „Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice".

Hlavním cílem unifikace a standardizace je vytvoření takových forem dokumentů, jejichž používání bude nákladově efektivní a zvýší celkovou kulturu řízení.

Předměty unifikace a standardizace v řídících činnostech jsou:

termíny a definice používané při práci s manažerskými informacemi;

· organizační struktury organizací, institucí a podniků;

manažerské funkce;

řídící dokumentace.

Dokumenty byly dlouho předmětem sjednocování a standardizace. V SSSR se první standardy objevily v letech 1929-1931. Od té doby probíhaly přerušované práce na sjednocení a standardizaci dokumentů. V posledních desetiletích se do této práce zapojila všechna přední ministerstva a resorty.

Na práci na sjednocení dokumentů se podílí více než deset mezinárodních organizací včetně Výboru pro rozvoj zahraničního obchodu Evropské hospodářské komise (EHS), Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) aj. ty zahraničního obchodu.

Role a význam unifikace a standardizace dokumentů vzrostly zejména v souvislosti s využíváním výpočetní techniky v managementu.

Sjednocení řídicích dokumentů zahrnuje sjednocení skladby dokumentů vznikajících při řešení problémů řízení a forem dokumentů.

Sjednocení skladby dokumentů organizace spočívá ve výběru a konsolidaci souboru dokumentů nezbytných a postačujících pro řešení manažerských problémů. V důsledku sjednocení skladby dokumentů jsou vyloučeny formy dokumentů, které nejsou způsobeny skutečnými potřebami managementu, a skladba dokumentů organizace může být výrazně omezena.

Sjednocení formulářů dokumentů spočívá ve výběru a konsolidaci do jednotných formulářů dokumentů informačních ukazatelů a podrobností odpovídajících účelu dokumentů a stanovení jednotných požadavků na jejich přípravu a provedení.

Výsledky sjednocení skladby dokumentů jsou stanoveny v Tabulce formulářů dokumentů používaných v činnosti organizace a výsledky sjednocení forem dokumentů jsou vyjádřeny v Albu forem dokumentů používaných v činnosti organizace.

Koncept "toku dokumentů"a její organizaci

Tok dokumentů- jedná se o pohyb písemností od okamžiku jejich přijetí nebo vytvoření až po ukončení exekuce, odeslání adresátovi nebo uložení.

Současné předpisy a metodické příručky, včetně GSDOU, berou tok dokumentů organizace jako celku a v souladu s tím i toky příchozích, interních a odchozích dokumentů jako předmět regulace.

Pracovní postup lze rozdělit do následujících fází:

* Přeposílání dokumentů přijatých organizací;

* předběžné posouzení dokumentů službou DOW;

* organizace racionálního pohybu dokumentů v rámci organizace;

* Přeposílací zpracování vyřízených a odeslaných dokumentů.

Zpracování korespondence je zcela tradiční, při dodržení určitých pravidel zpravidla nečiní potíže.

Přednost má právem centralizovaná expedice, ve které se zpracovává veškerá korespondence. To umožňuje zvýšit produktivitu práce, přesněji určit potřebné pracovníky, lépe evidovat dokumenty.

Při takové organizaci případu musí korespondenci doručovanou kurýry, přijatou poštou, faxem, telegraficky nebo jinak přijímat a zpracovávat speciálně určený úředník: tajemník společnosti, zaměstnanec služby správy dokumentů (kancelář, obecné oddělení , atd.). Pro zajištění účetnictví a plnohodnotného informačního systému do něj musí být převedeny i dokumenty přijaté zaměstnanci organizace mimo ni (na služebních cestách, na poradách apod.). Účelem první fáze je opravit samotný fakt přijetí dokumentů (v případě potřeby a času).

Další fáze průchodu dokumentů vstupujících do organizace do značné míry závisí na celém nastavení dokumentační podpory. Jeho hlavním významem je rychlý příjem dokumentů ze strany výkonných umělců a vytvoření plnohodnotného vědeckého referenčního aparátu.

Významnou rezervou pro zkrácení doby a počtu případů průchodu dokumentů je předběžné přezkoumání dokumentů vytvořených GSDOU ve službách DOW a distribuce dokumentů v této fázi do toků:

* k povinnému posouzení vedením organizace v souladu s rozdělením odpovědnosti;

* nevyžadující rozhodnutí vedení a zasílané do strukturálních pododdělení výkonným umělcům.

Při posuzování přijatého dokumentu se bere v úvahu následující:

* důležitost jeho obsahu;

* složitost a novost vznesených otázek;

* lhůta pro provedení dokumentu;

* typ dokumentu: zákon, příkaz, dopis, zpráva atd.

Významnou část pracovního postupu organizace tvoří různé druhy návrhů dokumentů, které vyžadují koordinaci, podpis nebo schválení. Všechny tyto fáze papírování lze sice opravit v Tabulce formulářů dokumentů, ale většinou je provádějí pracovníci útvaru připravujícího dokument a služba DOW kontroluje pouze načasování a správnost (úplnost) jejich evidence při registraci.

Pro optimalizaci a redukci dokumentových toků je vhodné vypracovat technologické návody (schémata), ve kterých je ve vizuální grafické podobě stanovena posloupnost přípravy návrhů nejběžnějších dokumentů, jejich koordinace, podepisování a schvalování. Diagramy mohou uvádět alternativní řešení, umístění konkrétních úředníků a dokonce i hodiny příjmu u daného problému.

Zpracování vyřízených a odeslaných dokumentů je vhodnější centralizovat do jedné expedice organizace.

Spediční zpracování odeslaných dokumentů zahrnuje třídění, balení, zpracování poštovného a doručení na poštu. Provádí se v souladu s aktuálními Pravidly poskytování poštovních služeb a musí být provedeno ve stejný den nebo nejpozději následující pracovní den.

Závěr

Dokumenty jsou tedy hlavními nositeli manažerských, vědeckých, technických, statistických a dalších informací. Dokumenty jsou nositeli primární informace, právě v dokumentech jsou informace zaznamenány poprvé.

Dokumenty, které tvoří jeden dokumentační systém, jsou spojeny jednotou zamýšleného účelu a v kombinaci poskytují dokumentaci konkrétní řídící funkce nebo typu činnosti.

Na návrh řídících dokumentů existuje řada požadavků, které musí být splněny.

Pro optimalizaci toků dokumentů je vhodné stanovit jednotný postup pro předávání dokumentů ke zpracování, např. prostřednictvím osoby odpovědné za dokumentační podporu v konstrukční jednotce.

Literatura

1. Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice. - M.: 2004.

2. Jednotné systémy dokumentace. Nabytí právní moci dokumentům na nosiči stroje a strojnímu zápisu vytvořenému výpočetní technikou. Základní ustanovení. -- M.: Nakladatelství norem, 2007.

3. Informační systémy v ekonomice: Učebnice. / Ed. prof. V.V. Dicku. -- M.: Finance a statistika, 2006.

4. Kornejev I.K., Godina T.A. Informační technologie v managementu: Proc. příspěvek na VŠ / SUM. -- M.: CJSC "Finstatinform", 2004.

5. Časopis "Kancelář", 2004.

Podobné dokumenty

Koncepce a vývoj pracovního postupu. Základní pravidla pro organizaci pracovního postupu JSC kombinovat "Magnezit". Schéma pohybu a technologie zpracování dokumentů. Registrace dokumentů. Kontrola provádění dokumentů.

semestrální práce, přidáno 09.04.2007


Základní dokumenty o regulaci kancelářské práce a archivnictví v Republice Kazachstán. Kancelářské práce ve státním jazyce. Regulační rámec Jednotného systému správy elektronických dokumentů Republiky Kazachstán.

kontrolní práce, přidáno 14.04.2007


Vývoj funkčního modelu systému pomocí BPwin. Vlastnosti návrhu systému pomocí platformy „1C: Document Management“. Vývoj uživatelského rozhraní a počáteční nastavení správy elektronických dokumentů společnosti Lazcom LLC.

semestrální práce, přidáno 15.12.2015


Dokumentace činnosti organizace. Organizace toku dokumentů. Příjem a odesílání. Registrace. Kontrola provedení. Klasifikace a systemizace dokumentů. Tvorba případů. Zkoumání hodnoty dokumentů.

zpráva z praxe, přidáno 13.09.2007


Aspekty zavádění systémů automatizované správy dokumentů a kancelářské práce. Problém informovanosti. organizační problémy. Psychologické problémy. Personální problém. Automatizace kanceláře.

abstrakt, přidáno 05.10.2006


Moderní řešení správy dokumentů by měla být zvažována v průsečíku elektronických a papírových technologií. Složená podstata toho předurčuje rozporuplnost, obě složky se vzájemně ovlivňují při hledání efektivního řešení.

článek, přidáno 19.04.2006


Elektronická správa dokumentů: obecné informace. Požadavky na elektronické systémy správy dokumentů a jejich funkční součásti. Model stavu dokumentu. Model životního cyklu dokumentu. Organizace skupinové práce s dokumenty.

semestrální práce, přidáno 09.06.2006


Hlavní fáze oběhu dokumentů. Kontrola provádění dokumentů. Přenos dokumentů do archivu. Dokument jako nosič informací působí jako nepostradatelný prvek vnitřní organizace každé instituce, podniku, firmy.

semestrální práce, přidáno 15.09.2007


Klasifikace kancelářského vybavení. Prostředky výroby, skladování, přepravy a zpracování dokumentů. Prostředky kopírování a reprodukce dokumentů. Prostředky administrativní a manažerské komunikace. Počítačové systémy v kancelářském vybavení.

abstrakt, přidáno 04.05.2003


Hlavní typy forem a požadavky na jejich design. Charakteristika písemností, které patří do skupiny správních písemností rady. požadavky na jejich design. Pravidla pro vyhotovení úřední plné moci a záručního listu.

Podpora toku dokumentů nebo dokumentace- jedná se o pohyb dokumentů od jejich vytvoření nebo přijetí až po provedení nebo odeslání jiné instituci. Různé zdroje definují vztah mezi workflow a kancelářskou prací popsanými různými způsoby. Některé zdroje uvádějí, že správa dokumentů je součástí kancelářské práce, v jiných je naopak kancelářská práce součástí workflow. Obvykle kancelářská práce- Toto je správa administrativních záležitostí v instituci. A pokud vezmeme v úvahu tok dokumentů a kancelářskou práci, můžeme dojít k závěru, že v některých případech některé procesy workflow v organizaci nemusí spadat pod požadavky organizace kancelářské práce (například elektronická korespondence mezi zaměstnanci podniku). V příspěvku autoři navrhují považovat kancelářskou práci za normativní základ pro správu dokumentů s možnou implementací procesu decentralizovaného účtování dokumentů.

Hlavní činností je podpora dokumentace v instituci. Účelem workflow je implementace informačního managementu při rozhodování managementu. Informace mohou být různé, mohou to být v e-mailových zprávách, v dokumentech, které přišly z jiné strukturální jednotky, objednávkách od vedení a podobně. Takové informace mohou zahrnovat příkazy, příkazy, oznámení o určitých změnách v instituci. Informace, které přicházejí do instituce, jsou zpracovány a následně formalizovány v souladu s požadavky norem, které mohou být zakotveny v pokynech nebo ustanoveních pro dokumentaci.

Obvykle dokument- jedná se o informace, které jsou zaznamenány na hmotném nosiči s detaily, které umožňují jejich rozpoznání. Existuje vícerozměrná klasifikace dokumentů. Všechny dokumenty jsou rozděleny do následujících proudů dokumentů:

· Příchozí dokumenty;

· Odchozí dokumenty;

· Interní dokumenty.

Příchozí dokumenty- to jsou dokumenty, které pocházejí od vyšších orgánů, od podřízených organizací, od jiných odborů, od jiných organizací a samozřejmě od občanů. Mezi takové dokumenty mohou patřit objednávky, příkazy, dopisy, stížnosti občanů a další. Příchozí dokumenty jsou obvykle protokolovány a zapisovány do protokolu příchozích dokumentů.

Odchozí dokumenty- jedná se o dokumenty, které jsou zasílány z instituce. Mezi takové dokumenty mohou patřit příkazy, pokyny podřízeným organizacím, hlášení např. vyšším orgánům, dopisy a další. Odchozí i příchozí jsou evidovány a evidovány v protokolu odchozích dokladů.

Interní dokumenty To jsou dokumenty, které nepocházejí z instituce. Takové dokumenty mohou zahrnovat příkaz, příkaz od nadřízeného k podřízenému, vysvětlivky, zprávy a další.

Tento článek se zabývá klasifikací dokumentů v závislosti na toku dokumentů. Variace každého z proudů budou analyzovány níže.

Nejprve bude zvážena následující klasifikace příchozích dokumentů:

dokumenty, které nevyžadují odpověď;

dokumenty, které vyžadují odpověď;

dokumenty, které pocházejí od podřízených institucí a organizací;

· osobní korespondence;

Výzvy občanů.

Nyní byste měli analyzovat odchozí dokumenty. Klasifikace odchozích dokumentů zahrnuje následující součásti:

Reagování na výzvy občanů;

· odpovědi na došlé dokumenty, které byly zaslány z jiných institucí.

Posledním tokem dokumentů, které dosud nebyly utajovány, jsou interní dokumenty. Interní dokumenty zahrnují následující typy:

objednávky;

objednávky;

· kancelářské poznámky;

· úkoly.

Podle formy prezentace lze zvážit následující klasifikaci:

o elektronických médiích, zejména dopisy zasílané elektronickou poštou;

na papíře;

Dokumenty, které jsou odesílány s elektronickým digitálním podpisem. Elektronický digitální podpis umožňuje ověřit, zda podpis patří vlastníkovi klíčového certifikátu.

Podle podmínek posouzení a provedení lze dokumenty rozdělit do následujících částí:

regulační;

Nepravidelný.

Regulační dokumenty jsou dokumenty, které musí být vyhotoveny v určitém časovém období.

Neregulační dokumenty jsou dokumenty, které nemají lhůtu pro posouzení a provedení.

Následující klasifikace dokumentů podle rozsahu provedení:

organizační a administrativní dokument;

Referenční dokument

· vědecký a technický dokument;

finanční doklad

Reporting a statistický dokument.

V závislosti na struktuře existují následující dokumenty:

složitý strukturovaný dokument;

jednoduchý dokument.

Podle stupně přístupu k dokumentům existují tyto dokumenty:

Otevřete dokumenty

Dokumenty označené omezením přístupu.

V závislosti na původu existují následující dokumenty:

kancelářské nebo úřední dokumenty;

· osobní doklady.

Služební nebo úřední dokumenty jsou dokumenty, které vypracovává fyzická nebo právnická osoba v určitém pořadí, které odráží zájmy instituce.

Osobní doklady jsou doklady, které odrážejí zájmy určité osoby. Říká se jim také jmenovité dokumenty.

Následující dokumenty jsou právně závazné:

· originální doklady;

· dovolená;

ověřené kopie;

· duplikáty;

· extrakty.

Originální dokumenty jsou dokumenty, které byly vytvořeny jako první nebo vytvořeny v jedné kopii, podepsané autorem.

Kopie dokumentu je dokument, který obsahuje úplné informace o původním dokumentu a jeho typu, ale tento typ dokumentu nemá právní sílu.

Uvolnění dokumentů - kopie dokumentu, která je zhotovena jako kopie při vyřizování originálu dokumentu a která zůstává v instituci.

Ověřené kopie jsou kopie, které jsou právně závazné.

Duplikáty jsou duplikáty původního dokumentu, které mají stejný právní účinek jako původní dokument.

Výpis je součástí listiny ověřené úřední osobou a pečeť označující listinu, ze které byl vydán.

Následující dokumenty jsou prezentovány ve formě prezentace:

individuální;

šablona;

typický;

příkladný;

sjednocený.

Jednotlivé dokumenty jsou dokumenty, které jsou prezentovány v libovolné formě.

Šablonové dokumenty jsou dokumenty, ve kterých byla struktura a část obsahu předem připravena a ostatní části se vyplňují při kompilaci.

Modelové dokumenty jsou dokumenty, které popisují určité jevy a procesy. Patří mezi ně standardní pokyny.

Vzorové dokumenty jsou dokumenty, které se používají při přípravě dokumentů založených na podobných dokumentech.

Sjednocené dokumenty jsou dokumenty, které jsou součástí jednotného systému.

K provedení jsou k dispozici následující dokumenty:

bez určení termínu

naléhavé.

Doba uchování je následující:

doklady o dočasném uložení (až 10 let);

Dokumenty k trvalému uložení;

dokumenty dlouhodobého skladování (nad 10 let).

Úplná klasifikace dokumentů je zvažována výše.

U výše uvedených dokumentů se jejich pohyb nazývá pracovní postup.

V technologickém řetězci zpracování a pohybu dokumentů se rozlišují následující fáze:

Příjem a primární zpracování dokumentů přijatých organizací;

Předběžné posouzení a distribuce dokumentů;

registrace dokumentů;

kontrola provedení;

informační a referenční práce;

Vyřizování dokumentů, jejich příprava, koordinace, vyřizování;

odeslání nebo postoupení případu.

Nyní je vhodné zvážit každou fázi podrobněji.

Příjem a primární zpracování dokumentů přijatých organizací provádějí pracovníci kanceláře. E-maily obvykle přijímá každý zaměstnanec, a proto zpracování provádějí nejen pracovníci úřadu, ale i jednotliví zaměstnanci.

Fáze předběžného posouzení a distribuce dokumentů. Tato fáze zajišťuje distribuci dokumentů jednotlivým zaměstnancům, v jejichž jurisdikci je konkrétní problém, nebo kterým je dokument určen.

Důležitou roli hraje evidence dokumentů. Tato fáze je nezbytná, aby nedošlo ke ztrátě jakéhokoli dokumentu a ke sledování provedení tohoto dokumentu.

Kontrola výkonu je dalším krokem. Znamená to kontrolu nad včasností a kvalitou provedení dokumentů.

Informační a referenční práce zahrnují umístění dokumentu, kdo tento dokument má a v jakých dokumentech jsou informace o jakémkoli problému.

Vyřizování dokumentů, jejich příprava, koordinace a vyřizování je předposlední fází zpracování dokumentů.

Odeslání nebo postoupení případu je posledním krokem. Po provedení dokumentu se podívají na termín dokumentu a zašlou jej do případu s uloženými dokumenty k tomuto problému.

Klasifikace dokumentů byla zvažována výše. V tomto ohledu se rozlišují následující typy toku dokumentů:

externí;

vnitřní.

Externí workflow je workflow, ve kterém dokumenty pocházejí od jiných institucí.

Interní workflow je workflow, ve kterém k pohybu dokumentů dochází pouze v této instituci.

V závislosti na typu organizace se rozlišují následující pracovní postupy:

centralizovaný - jedná se o pracovní postup, ve kterém existuje jednotný systém pro registraci a účtování dokumentů;

decentralizované - jedná se o pracovní postup, ve kterém neexistuje jednotný systém pro evidenci a účtování dokumentů;

Smíšené – jedná se o pracovní postup, ve kterém probíhají decentralizované i centralizované pracovní postupy. Tento typ pracovního postupu se používá ve velkých podnicích, ve kterých je velké množství dokumentů.

Tok dokumentů v současnosti není ideální, i když se o něm hodně mluví a hodně se píše v literatuře. V mnoha organizacích existují nevyřešené problémy, které brání zlepšení řízení instituce. Pohyb dokumentů v instituci tedy není promyšlen dostatečně efektivně, některé dokumenty jdou k adresátovi daleko, operace s tímto dokumentem jsou duplicitní. Cesta, kterou dokument zabere, je často mnohem delší než čas potřebný k jeho zpracování.

Papírování v souladu s normami je základní součástí korespondence s jinými organizacemi, institucemi, podniky. Just office work je určen pro správné psaní dokumentů různého typu na různých místech příjmu. Existují následující státní normy pro papírování:

· GOST R 7.0.8 - 2013. Papírování a archivace. Termíny a definice;

· GOST R ISO 15489-1-2007. Systém norem pro informace, knihovnictví a publikační činnost. Správa dokumentů. Obecné požadavky;

· GOST R 6.30-2003. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci;

· GOST 7.70-2003. Systém norem pro informace, knihovnictví a publikační činnost. Popis databází a strojově čitelných informačních polí. Složení a označení vlastností.

Norma GOST R 7.0.8 - 2013. Papírování a archivace. Termíny a definice poskytuje pojmy a definice v oblasti archivnictví a kancelářské práce. Termíny a definice zapsané v této státní normě by se měly odrážet ve všech typech dokumentace a literatury o kancelářské práci a archivaci.

GOST R ISO 15489-1-2007. Systém norem pro informace, knihovnictví a publikační činnost. Správa dokumentů. Obecné požadavky se vztahují na správu záznamů ve všech organizacích. Rozšiřuje svůj vliv na všechny formáty dokumentů a na všechna média. Norma obsahuje ustanovení o procesech, které jsou spojeny s dokumenty instituce, ustanovení o odpovědnostech, postupech, politikách, obsahuje směrnice pro zavádění a návrh systémů správy dokumentů.

Státní norma Ruské federace GOST 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na vyřízení dokumentů "(přijato a uvedeno v účinnost vyhláškou o státní normě Ruské federace ze dne 3. března 2003 N 65-st). Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace zahrnuje příkazy, příkazy, dopisy, úkony, protokoly, rozhodnutí Státní norma stanoví: požadavky na tiskopisy listin, skladbu náležitostí listin a požadavky na jejich vyhotovení, správné umístění náležitostí Požadavky této státní normy jsou doporučené, ale zároveň čas povinný, protože nesprávně provedený dokument může způsobit zdržení v práci organizace, státní instituce, protože nesprávně provedený dokument může být nepochopen a odeslán k revizi organizační jednotce, odkud pochází. Řádné papírování je důležitou součástí práce organizace, instituce s jinými strukturálními jednotkami, zejména pokud jde o vládní agentury, se kterými spolupracujete, nebo o nás ren do práce.

GOST 7.70-2003. Systém norem pro informace, knihovnictví a publikační činnost. Popis databází a strojově čitelných informačních polí. Složení a označení charakteristik je mezistátní. Země, které přijaly tento standard: Ázerbájdžán, Arménie, Bělorusko, Gruzie, Kazachstán, Kyrgyzstán, Moldavsko, Ruská federace, Tádžikistán, Turkmenistán, Uzbekistán a Ukrajina. Tato norma stanoví podrobnosti, tj. jejich obsah, prezentaci, složení elektronických zdrojů, které jsou databází.

Kancelářská práce v organizaci nebo instituci je tok informací, který musí být správně sestaven, zohledněn a regulován.

Každá činnost má své výhody i nevýhody.

Mezi výhody kancelářské práce patří především rychlý přístup k potřebným dokumentům. Rychlý přístup k potřebným dokumentům definuje organizaci jako dobře organizovanou, strukturovanou organizaci, se kterou je snadné spolupracovat. Existují následující obchodní výhody:

Efektivita kontroly pohybu dokumentů;

ukládání dokumentů pro jeden druh činnosti na jednom místě;

vytvoření archivu dokumentů.

Podnikání má výhody i nevýhody. Nyní je vhodné zvážit následující nevýhody kancelářské práce:

· zastaralá základna normativních dokumentů upravujících činnost dokumentační podpory a evidence;

Slabá systematizace v přístupech k implementaci standardních postupů, která neumožňuje rychle provádět nebo vytvářet dokumenty;

nedostatečné vybavení moderními prostředky výpočetní techniky jednotek, které jsou spojeny s organizační a personální prací;

Nedostatečná nebo chybějící jediná komunikační a dopravní síť, která kombinuje ukládání dokumentů z různých oddělení organizace nebo instituce;

Používání elektronických technologií neodpovídajících normě, které vedou k používání nesprávných rozhodnutí při různých operacích s dokumenty (tvorba, zpracování, ukládání a kontrola provádění);

· slabá účinnost systému kontroly a rychlá reakce na měnící se regulační rámec podpory dokumentace.

Třídění dokumentů je různorodé a je považováno za objemově velké. Vztah pracovního postupu je zvláštní a mnoho zdrojů jej specifikuje různými způsoby. Tok dokumentů, stejně jako kancelářská práce, jsou nezávislé součásti instituce. Správa dokumentů je pohyb dokumentů v instituci a kancelářská práce je vytváření nebo provádění dokumentů v souladu s požadavky nebo jinými slovy standardy. Každá činnost má své výhody i nevýhody. Pokud jde o pracovní postup, ideální neexistuje, ale existují určitá vylepšení v rychlém předání cesty adresátovi. Zvažují se výhody a nevýhody kancelářské práce.

kancelářská práce(podle GOST R-51141-98 "Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice", schváleno vyhláškou o státní normě Ruské federace ze dne 27. února 1998 č. 28 - jedná se o odvětví činnosti, které poskytuje dokumentaci a organizace práce s úředními dokumenty Neboli kancelářská práce jsou činnosti pokrývající problematiku dokumentace a organizace práce s dokumenty v procesu realizace manažerských akcí... Kancelářskou práci tedy tvoří dvě neoddělitelně propojené složky (obr. 1.1.) :

• - dokumentace - záznam informací na různá média podle stanovených pravidel;
• - organizace práce s dokumenty, která spočívá v organizaci pracovního postupu, ukládání a používání dokumentů v běžné činnosti podniku.

Obrázek 1.1. Komunikace komponent v kancelářské práci

Proto lze vyčlenit dvě složky kancelářská práce: dokumentování činností a organizování práce s úředními dokumenty.

V praxi by organizace měla stanovit jednotný postup pro sestavování dokumentů a práci s nimi. Pravidla pro práci s dokumenty v konkrétním podniku jsou systémem kancelářské práce, který je kombinací obecně uznávaných zásad pro zpracování dokumentů a technik práce s dokumenty konkrétního podniku.

V dnešních organizacích existují funkcí kancelářská práce:

- Registrace dokladů, je potvrzení o skutečnosti vytvoření nebo přijetí dokladu v určitém čase jeho zadáním do evidenčního formuláře s přidělením čísla a zaznamenáním základních údajů o dokladu, což umožňuje vytvořit databázi všech dokladů organizace pro následnou kontrolní a informační a referenční práci. Jak vyplývá z definice, registrace dává dokumentu především právní moc. Pokud přijatý dokument není zaregistrován, skutečnost přijetí není potvrzena, organizace za něj nenese odpovědnost. Všechny dokumenty vyžadující registraci, provedení a použití pro referenční účely (administrativní, plánovací, výkaznictví, účetnictví, účetnictví, finanční atd.) podléhají registraci, a to jak vytvořené, tak používané v rámci organizace a zaslané jiným organizacím; pocházející z vyšších, podřízených a jiných organizací a jednotlivců.

Existují však i neevidované dokumenty, mezi které obvykle patří: reklamní a blahopřejné dopisy, pozvánky, programy seminářů, setkání a konferencí, tištěné publikace, balíčky označené „osobně“, kopie regulačních dokumentů, usnesení a příkazy státních orgánů atd.

- dohoda dokumenty, soubor úkonů směřujících k zajištění rozvoje, správného výkonu a výkonu rozhodnutí přijatých v nejdůležitějších oblastech činnosti. V procesu koordinace je nutné zajistit komplexní analýzu právních, ekonomických a finančních faktorů ovlivňujících rozhodování, minimalizovat možná rizika a zajistit povinný výkon rozhodnutí. Hlavní charakteristikou koordinace je čas a trasa pohybu dokumentů, tzn. jeden ze znaků toku dokumentů.

K dnešnímu dni existují tři rysy koordinace.

Za prvé, návrh dokumentu plně připravený a provedený v souladu s pravidly stanovenými v organizaci by měl být zaslán ke schválení.

Za druhé: pro realizaci schvalovacího procesu pro projekt konkrétního typu nebo odrůdy dokumentu, tj. sledování dodržování postupu a obecných podmínek pro schvalování s přihlédnutím k připomínkám koordinačních útvarů a jejich promítnutí do textu za projekt je odpovědný zpracovatel dokumentu, který vypracoval rozhodnutí managementu.

Za třetí: útvar účastnící se schvalovacího řízení, hodnotící návrh dokumentu, podává připomínky a návrhy v rámci své věcné působnosti a svěřených oblastí odpovědnosti, které jsou stanoveny vyhláškou o útvaru. Tyto připomínky a návrhy, a tím i odpovídající odborné posudky k projektu, jsou povinné.

• - kontrola provedení dokumenty, jedna z nejdůležitějších funkcí, jejímž účelem je podporovat včasné a kvalitní zpracování dokumentů, zajišťovat příjem analytických informací nezbytných pro hodnocení činnosti strukturálních útvarů, poboček, konkrétních zaměstnanců. Rozlišovat:
• - kontrola podstaty řešení problému, provedení zadání;
• - kontrola termínů plnění úkolu.

Kontrolu věcného plnění úkolu, řešení problému provádí vedoucí (organizačního nebo strukturálního útvaru) nebo zvláště pověřené osoby. Věcná kontrola je posouzení toho, jak správně, úspěšně a úplně je problém vyřešen.

Kontrolu načasování vyřizování dokumentů provádí v organizaci útvar nebo kontrolní skupina, která je součástí služby správy dokumentů nebo tajemník. Kontrolu načasování vyřizování dokumentů lze rozdělit na aktuální a preventivní.

- výkon nebo v poslední době stále častěji je to stvoření Databáze, určuje, v jaké fázi práce se který dokument nachází a ve kterých dokumentech lze najít informace o konkrétním problému.

Vlastnictví celého souboru informačních a dokumentačních zdrojů je hlavní funkcí kancelářské práce. A především pro provedení tohoto konkrétního úkolu jsou všechny údaje o dokumentech zaznamenány v registračních formulářích.

- archivní úložiště, je konečná funkce pracovního postupu kanceláře. A projevuje se v podobě přípravy provedených dokumentů k archivnímu uložení. Dokumenty organizace, vytvořené v procesu kancelářské práce, v budoucnu buď zůstanou pro dlouhodobé archivování, nebo jsou uloženy na krátkou dobu a poté přiděleny ke zničení. Příprava hotových dokumentů k archivnímu uložení a použití zahrnuje: zkoumání (posouzení) vědecké a praktické hodnoty dokumentů; popis případů; pouzdra na spisy; popis dokumentů trvalého a dlouhodobého uložení; zajištění jejich bezpečnosti; předávání případů do archivu instituce, tedy do resortního archivu.

Vedení záznamů se vztahuje na praxi osob spravujících záznamy na jakoukoli jinou osobu, která záznamy vytváří nebo používá v rámci podnikání. Kancelářská práce v organizaci zahrnuje následující úkoly:

• - přijetí zásad nebo standardů v oblasti správy záznamů;
• - rozdělení odpovědnosti/oprávnění pro správu dokumentů;
• - zavedení/rozšiřování postupů, pokynů;
• - poskytování řady služeb spojených s kancelářskou prací a používáním dokumentů;
• - integrace správy záznamů do podnikových systémů.

Správa záznamů umožňuje vytvořit zdroj informací o aktivitách organizace, který může podpořit následné aktivity a jednotlivá rozhodnutí managementu a také zajistit odpovědnost vůči všem zainteresovaným stranám.

Právě zdroj informací podporujících činnost organizace a manažerská rozhodnutí je spojnicí mezi správou dokumentů a kancelářskou prací.

Nyní je třeba zvážit některé formy práce s dokumenty.

K dnešnímu dni praxe vyvinula tři formy organizace práce s dokumenty v jakémkoli administrativním aparátu – centralizovaném, decentralizovaném i smíšeném.

Centralizovaná forma jde o soustředění všech technologických operací pro práci s dokumenty pod působnost jednoho specializovaného strukturálního útvaru (úřad, generální útvar) nebo jednoho zaměstnance (tajemník instituce).

Tato divize (resp. tento zaměstnanec) provádí celý cyklus technologických operací pro zpracování dokumentů od okamžiku jejich přijetí nebo vytvoření až po archivaci: příjem a zpracování došlých dokumentů, jejich evidence, kontrola vyřizování, referenční a informační práce, systemizace a ukládání dokumentů, odesílání dokumentů -policistů, zpracování dokumentů pro jejich předání do archivu.

Centralizace jednotlivých operací zpracování dokladů je nejracionálnější formou organizace kancelářské práce, neboť umožňuje snížit náklady na zpracování dokladů, zlepšit organizaci práce pracovníků ve výrobní službě díky specializaci a zaměnitelnosti jednotlivých pracovníků, zkvalitnit organizaci práce pracovníků ve výrobním provozu. efektivně využívat vybavení kanceláře, dosáhnout jednoty organizačního a metodického řízení zabezpečení dokumentace.

Úplná centralizace práce s dokumenty je však možná pouze v malých institucích s tokem dokumentů do 10 tisíc dokumentů ročně.

decentralizovanou formou organizace dokumentárních služeb je přesným opakem centralizované služby. Každá strukturální jednotka jedné organizace vytváří vlastní službu pro práci s dokumenty, ve které je autonomně vykonáván celý cyklus operací pro vytváření, ukládání a organizování dokumentů této strukturní jednotky. Tato forma je typická pro organizace a instituce, jejichž aparát je územně rozptýlený, i pro ty, v nichž má dokumentace činností specifické rysy (např. na základě úvah o ochraně informací nebo nezávislosti činnosti strukturálních útvarů).

smíšená forma organizace práce s dokumenty – nejběžnější. Zároveň je část operací (nejčastěji příjem a zpracování došlých a odchozích dokumentů, jejich evidence, kontrola načasování vyřízení, výroba, replikace, archivace) soustředěna do centrály kancelářské práce. A v každé strukturální jednotce (v odděleních, odděleních, divizích) se provádějí operace k vytvoření (tisku) dokumentů, jejich uspořádání, ukládání souborů a jejich předběžné archivaci.

Variantou smíšené formy je taková organizace práce s dokumenty, ve které se stejná technologická funkce (například evidence dokumentů nebo kontrola jejich provádění) provádí pro některá pole dokumentů centrálně v kanceláři a pro jiné - decentralizované ve strukturálních divizích. Rozdělení polí dokumentů v případě použití tradičních (ručních) metod práce se provádí podle kritéria adresování - pokud je dokument adresován vedení organizace, je registrován v kanceláři, pokud vedení konstrukční jednotky, pak v této jednotce. Nejčastěji jsou interní dokumenty evidovány ve strukturálních členěních - v místě jejich vzniku. Například v účetnictví - účetní doklady, v personálním oddělení - doklady o personálu atp.

Využití nejmodernější výpočetní techniky, dostupnost faxů, faxmodemových zařízení počítačů umožňuje organizovat příjem a evidenci došlých dokumentů, kontrolu nad jejich prováděním, informační a referenční práce ve stavebních divizích.

Při tvorbě a organizaci kancelářské práce je otázka volby organizační formy práce volná. Současné státní regulační a metodické dokumenty neupravují formu práce s dokumenty ve společnosti. V každém konkrétním případě zůstává volba organizační formy práce s dokumenty výsadou samotné duchovní služby a managementu. Řešení této problematiky je spojeno s počáteční organizací služby kancelářské práce. V závislosti na změnách, ke kterým dochází v souvislosti s transformací samotné organizace (firmy), se od modernizace technologie zpracování dokumentů mění i míra centralizace a decentralizace práce s dokumenty.

Po kontrole papírování je nutné zveřejnit některé součásti pracovního postupu.

Tok dokumentů- jedná se o činnost organizování pohybu dokumentů v podniku od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až do ukončení exekuce pro odeslání ven nebo uložení do archivu. V praxi je workflow mechanismus na podporu řízení organizace.

Relevance moderního uvažování o workflow ve vědě o dokumentech spočívá v jeho podstatě. Single centralizované podstata moderní workflow, jsou informační toky v organizaci, která interaguje s informacemi z okolí (stát, společnost, ekonomické subjekty atd.) a provádí vnitřní interakci mezi svými výkonnými orgány, strukturálními útvary a jednotlivými zaměstnanci.

Existuje tedy několik hlavních funkce správy dokumentů:

• - komunikativní funkce poskytuje informační vnitřní a vnější interakci. Komunikace v nejobecnějším smyslu se týká přenosu zprávy od zdroje informace jejímu příjemci přes specifický kanál;
• - směrnice funkce poskytuje přímou kontrolu nastavením úkolů a sledováním jejich provádění;
• - účetnictví funkce zajišťuje záznam pověření do dokumentu v předepsané formě.
• - fixační prostředek funkce zaznamená skutečnost vytvoření, odeslání nebo přijetí dokumentu. Nesprávné provedení dokumentů (nedostatek některých podrobností v nich) může mít pro organizaci extrémně nepříznivé důsledky.
• - ovládání funkce řídí provádění dokumentů a také sledování jejich vyhledávání.

Charakteristika pracovního postupu je jeho objem, který se týká počtu dokumentů přijatých organizací a jí vytvořených za určité období. Tento ukazatel je důležitý, měl by být kritériem při volbě formy workflow (tradiční, automatizovaný) a také ovlivňovat strukturu služby řízení kanceláře a její personální obsazení.

Právě formy dokumentu jsou spojovacím článkem správy dokumentů (jako navazující a doplňující věda) a správy dokumentů (jako jeden ze zakladatelů správy dokumentů).

Řídící procesy v moderních organizacích jsou metodicky stejné a typické, v důsledku toho lze v workflow rozlišit typy. Zvýraznění z pracovního toku tedy na konkrétnější, konkrétní typy pracovních postupů, které provádějí určité funkce v dobře definovaných typech činností orientovaných na dokumenty.

Obecná forma workflow je typický pro všechny moderní organizace (obr. 1.2.). Je to dáno především jednotností a sjednocením v nich použitého modelu řízení. Samotný obecný workflow lze rozdělit do několika typů dokumentově orientovaných procedur, nazývaných externí, interní a podpůrné workflow.

Obrázek 1.2. Tok dokumentů organizace

První dva typy pracovních postupů jsou příchozí a odchozí informace o organizaci. A tok podpůrných dokumentů je především kancelářská práce s jejími postupy pro spojování dokumentů do případů v souladu s indexotvorným klasifikátorem (nomenklaturou případů) a správa regulačních a referenčních informací.

soukromé pohledy workflow jsou součástí větší skupiny systémů workflow navržených pro podporu určitých typů činností, které mohou být buď nedílnou součástí procesního prostředí organizace, nebo mohou zcela chybět.

Nemá smysl zdržovat se celou řadou soukromých systémů správy dokumentů, zaměřme se na výčet některých: archivnictví (soubor postupů správy archivních dokumentů); tok osobních dokumentů (postupy personálního účetnictví); tok účetních dokladů; tajná a důvěrná kancelářská práce; tok technických a technologických dokumentů; tok dokumentů systému managementu kvality.

Organizace workflow by měla být založena na určitých principech nebo pravidlech, která zajistí rychlý průchod dokumentů po nejkratší cestě s minimálním časem. Tyto zásady správy dokumentů zahrnují následující:

• - centralizace operací pro příjem, primární zpracování a odesílání dokumentů (to znamená, že všechny dokumenty vstupující do organizace všemi způsoby doručení (poštou, faxem, e-mailem atd.) a odesílané z organizace jsou zpracovávány ve službě DOW) ;
• - maximální snížení počtu případů průchodu a vyloučení zpětných pohybů dokumentu, které nejsou z důvodu obchodní nutnosti (vrácení je takový pohyb dokumentu, ve kterém vstupuje do instance, ve které již byl zpracován) ;
• - směrování určitých typů dokumentů (vývoj schémat pro průchod dokumentů);
• - jednorázová evidence dokumentů (dokumenty vstupující do organizace a vytvořené v organizaci jsou evidovány jednorázově: příchozí - při příjmu, interní a odchozí - při vytvoření; evidenci dokumentů lze provádět ve službách předškolního zařízení instituce nebo v konstrukční jednotka);
• - organizace předběžného posouzení dokumentů (rozdělení dokumentů obdržených organizací do dokumentů zaslaných k řešení vedoucímu, jeho zástupcům a převedených k provedení přímo jednotkám; předběžné posouzení provádí odborník ve službách předškolního vzdělávání instituce (sekretář-referent nebo asistent vedoucího);
• - vydávání konkrétních usnesení, která pokud možno přesně určují účinkujícího, zadání, termín;
• - vyloučení bezdůvodných souhlasů, organizace souběžného schvalování dokumentů více zaměstnanci současně (kopírování návrhu dokumentu nebo jeho zasílání e-mailem současně všem zájemcům);
• - snížení úrovně podepisování dokumentů.

Povinnost vést evidenci má zpravidla tajemník. Tato pozice nevyžaduje speciální vzdělání a často jsou na ni přijímáni uchazeči s minimální praxí. Správa dokumentů je však zodpovědná a důležitá záležitost, na její přesnosti a správnosti do značné míry závisí úspěšné fungování podniku.

Podnikání může být:

• obecné – týkající se hlavních činností společnosti,
• personál - pro dokumentaci o personálu, vedenou personálním oddělením,
• tajný - nachází se v některých státních strukturách a má normy chování,
• elektronický – když je část informací přenášena v digitálním formátu.

Zvládnout vlastními silami základy kancelářské práce není těžké. Je lepší začít tím nejdůležitějším a nejzásadnějším dokumentem – nomenklaturou případů.

Případová nomenklatura

Jedná se o dokument se seznamem všech „případů“ v organizaci. Pod „případem“ se v tomto případě rozumí soubor obchodních dokumentů stejného typu nebo směru.

Nomenklatura je systém, který umožňuje analyzovat dokumentární aktivity podniku. K jeho sestavení je potřeba určit seznam všech dostupných typů dokumentů. Poté je kombinujte ve směrech.Každému typu je přiřazeno číslo - kód, může se skládat z několika čísel nebo písmen, např. číslo, rok nebo i měsíc vydání, pokud je objem dokumentů významný.

Například: 01/BU/2017, kde 01 je pořadové číslo, BU je účetní, 2017 je rok. Uvádí také dobu uložení a místo v archivu, kdy tam bude případ předán. Nomenklaturu můžete schválit na určité období – na rok, 3 roky nebo 5 let, pokud se neočekávají žádné změny. Před schválením by obsah nomenklatury měli zkontrolovat vedoucí kateder z hlediska jejich práce.

Nomenklatura je sestavena za účelem pohodlné archivace dokumentů a také pro začlenění případů do systému. Pomáhá stručně nastínit základy kancelářské práce, odráží hlavní typy obchodních dokumentů s přihlédnutím k charakteristikám podniku. Obvykle se sestavuje ve formě tabulky – název případu, kód (číslo), místo v archivu, doba uložení. Případy jsou nejlépe seskupeny podle typu, oddělení jejich publikace.

Typy dokumentů v organizaci

Počet případů a typů dokumentů přímo souvisí se specifiky činnosti společnosti. Pracovní postup je často rozdělen do bloků, které vedou specialisté v oblastech práce. Existuje však seznam, který je typický pro každou společnost, ať už komerční nebo státní:

Incoming - příchod do organizace zvenčí - vše, co přišlo poštou, s kurýry, osobně doručeno zástupci jiných organizací.

Odchozí – odeslané z organizace – vše adresované jiným právnickým osobám, ale i fyzickým osobám (odpovědi, dopisy, rozhodnutí).

Interní - nepřekračujte rámec organizace, regulující práci podniku (příkazy, příkazy, předpisy, předpisy atd.).

Zpravidla je pro každý typ veden samostatný evidenční deník, ve kterém je zaznamenáno pořadové číslo, datum, jméno, odkud dokument pochází nebo kam byl odeslán a jméno odpovědné osoby.

Pokud deník eviduje dokumenty předané zaměstnancům, je v účtence ponecháno pole pro podpis. Do deníku lze také zapsat poznámku, v takovém případě byla podle nomenklatury uložena kopie k uložení.

Organizace může také vést záznamy o interních pracovních cestách, účtování o doručení klíčů, době příchodu na pracoviště a dokonce i o telefonních hovorech. Někdy počet registračních knih vede k založení rejstříku časopisů. Vše závisí na potřebě a převládající praxi v podniku.

Časopisy je třeba očíslovat, sešít a zalepit, aby se vyloučila možnost výměny listu.

Účetnictví je základem kancelářské práce a toku dokumentů. Počet časopisů a případů závisí na potřebách společnosti a přání evidovat všechny dostupné články.

Nařízení o toku dokumentů

Po vypracování nomenklatury případů a seznamu požadovaných časopisů je rozumné vypracovat nařízení o pracovním postupu organizace. Jedná se o nařízení, které vysvětluje pravidla pro sestavování, předávání a archivaci všech dostupných písemností. Popisuje postup pro každý tok dokumentace a stanoví načasování jejího přenosu z jednoho oddělení do druhého.

Vzor nařízení

Toto ustanovení pomůže vyhnout se zmatkům, přesunu odpovědnosti a ztrátě důležitých obchodních dokumentů. Pro každý stream je předepsána trasa - např.: zveřejnění, schválení, registrace, odeslání adresátovi, uložení do archivu.

Pečeti a razítka

Začátečníci, a nejen oni, často nedokážou přijít na to, ve kterých případech je pečeť organizace potřeba a ve kterých ne. Odpověď je velmi jednoduchá: odchozí formuláře jsou certifikovány pečetí, protože. přítomnost pečeti potvrzuje původ dopisu. Vnitřní papíry nevyžadují těsnění, jako podpis vedení v tomto případě stačí.

Došlé dokumenty jsou po jejich registraci předány vedoucímu k rozhodnutí a určení osoby odpovědné za provedení nebo odpověď. Také nevyžadují tisk. Nezaměňujte pečeť a razítko. Razítka mohou být velmi odlišná, od "Číslo příchozí ..." po "Kopie je správná", a nemají žádnou právní sílu. To je jen pomocný nástroj pro práci sekretářky.

Podnik je složitý mechanismus, který vyžaduje kontrolu nad každým ze svých sektorů. Vedení záznamů je důležitou součástí řízení organizace. Bez tohoto postupu vznikne v podniku zmatek a chaos, nebude možné najít potřebné dokumenty, poskytnout je regulačním orgánům a správně je uložit.

Pro správné vedení záznamů je nutné se seznámit se základy tohoto procesu. Tyto základy vám umožní ponořit se do dat a systematizovat je. Co potřebujete vědět začátečník, který s kancelářskou prací teprve začíná? Často jsou tyto povinnosti delegovány na sekretářku i bez speciálního vzdělání. Předpokládá se, že není těžké tyto dovednosti zvládnout, ale ve skutečnosti má tato oblast mnoho nuancí, aspektů, které je důležité si nenechat ujít.

Základy organizace kancelářské práce začínají konceptem nomenklatury případů. Toto je seznam všech dokumentů, které společnost má. Komplexní systém s mnoha odvětvími – tak lze charakterizovat tento koncept. Každému směru je přiřazen vlastní kód, který usnadňuje nalezení správného dokumentu.

Nomenklatura umožňuje archivovat materiál, vytvořit jednotný systém. Pro snazší zpracování informací je vytvořena tabulka, do které se zapisují kódy dokumentů, místo v archivu, doba uložení.

Zkušení sekretářky doporučují seskupovat dokumenty podle jejich typů. Existuje mnoho typů dokumentů. Seznam závisí na specifikách výroby, funkcích podniku, zaměření práce. Existují ale univerzální dokumenty, které lze nalézt ve státních i soukromých podnicích.

Tyto zahrnují:

• příchozí - takové materiály, které vstupují do organizace zvenčí;
• odchozí - zasílané jménem podniku jiným osobám (včetně dopisů, odpovědí atd.);
• interní - dokumenty, které upravují vnitřní práci podniku (předpisy, příkazy, příkazy atd.).

Každou odrůdu vede tajemník samostatně. K tomu se spustí individuální deník, do kterého se zaznamená vše, co souvisí s konkrétním dokumentem.

Pokud byl materiál například vydán jednomu ze zaměstnanců, pak musí být v protokolu nutně uvedeno, o koho se jedná, podpis odpovědné osoby a kopie tohoto dokumentu.

Kancelářské práce není jen účtování známých dokumentů. Uchovává se také protokol o předávání klíčů, přijímání hovorů, příchodu do práce a dalších důležitých dokumentech, které mohou zlepšit a zefektivnit „život“ podniku.

Dalším důležitým bodem základů workflow je příprava Nařízení o workflow pro konkrétní organizaci. Tento hlavní dokument je vypracován společně s ředitelem podniku a odráží všechny nuance podnikání.

Co by mělo být uvedeno v nařízení:

• pravidla pro sestavování dokumentace;
• jeho postup pro převod a likvidaci;
• postup archivace atd.

To vám umožní dát věci do pořádku a zabránit ztrátě důležitých materiálů, pomůže vám rychle najít, co potřebujete, a sledovat jakékoli „pohyby“ dokumentu.

Pro specialistu – úředníka je důležité, aby zjistil, v jakých případech se razítko nebo pečeť na dokument umísťuje. Vše je zde jednoduché - pečeť je připevněna na odchozích formulářích a interní dokumenty jsou ověřeny podpisem hlavy. Vstupní materiály jsou po zvážení hlavou také certifikovány pečetí.

Razítko je pomocný nástroj, který pomáhá sekretářce klasifikovat informace, ale nemá právní sílu.

Pravidla pro organizaci kancelářské práce

Aby v podniku vládl pořádek a pracovní procesy nebyly omezovány papírováním, měli byste si osvojit pravidla organizace kancelářské práce. Pomohou vám rozhodnout se, jak správně vést evidenci příchozí a odchozí dokumentace, dodavatelských a zákaznických karet, protokolů hovorů a další důležité dokumentace.

Lze rozlišit následující hlavní teze:

1. Je vhodnější zavést počítačovou organizaci kancelářské práce. To znamená, že lze použít speciální program, který sám organizuje informace, přiděluje kódy a archivuje data. Zároveň by se ale neměla vyhazovat ani papírová média.
2. Lepší je také vyplňovat dokumenty na počítači. Bez ohledu na to, jak krásný je rukopis toho, kdo je vyplňuje, bude písmo působit úhledným dojmem.
3. Zaměstnanci by měli být vychováváni k odpovědnosti a respektování dokumentů.
4. Důležité dopisy musíte posílat pouze s „živou“ pečetí, nikoli s kopií.
5. E-mail, i když je to rychlý způsob odesílání dokumentů, není vždy efektivní. Často totiž sekretářka informace nejprve prohlédne a rozhodne, co přesně vytiskne a předá hlavě. Některá data se kvůli tomu k adresátovi prostě nedostanou.
6. Na obchodní e-maily by se mělo vždy odpovídat. Odpověď na naléhavý dopis musí být napsána do jednoho dne, zbytek - do týdne. Toto je důležité pravidlo podnikatelské etiky, jehož implementace bude charakterizovat podnik z té nejlepší stránky.

Toto je pouze základní výčet základních pravidel pro organizaci kancelářské práce. Každý podnik si může vyvinout svá vlastní individuální pravidla odkazující na specifika výroby, počet zaměstnanců atd.

Pravidla kancelářské práce a toku dokumentů v organizaci

Kancelářské práce úzce souvisí s pojmem „tok dokumentů“. Tou druhou je pohyb dokumentů v podniku od okamžiku, kdy jsou vytvořeny nebo přijaty, až do jejich odeslání jiným, uložení do archivu nebo odstranění.

Směr v této oblasti je určen pravidly kancelářské práce a toku dokumentů v organizaci:

1. Dokumenty lze vyhotovit na zvláštním formuláři, jednoduchém listu papíru A4, v elektronické podobě.
2. Musí být uvedeny všechny údaje, nalepena razítka a nechyběl ani podpis hlavy.
3. Při vytváření elektronického dokumentu je důležité jej vyplnit podle existující šablony.
4. Musí být vytvořena nomenklatura případů. Bez něj nebude možné rychle sledovat požadovaný dokument.
5. Dokumenty je nutné přenést do archivu. Důležité jsou uloženy déle než 10 let, méně důležité - až 10 let.
6. Případy lze vydávat proti podpisu zaměstnanců na dobu určitou, po jejím uplynutí je nutné doklady opět vrátit sekretářce. Tento pohyb musí být zobrazen ve speciálním deníku.
7. Ve vzácných případech může být původní dokument ze souboru odstraněn. Pak je ale nutné přiložit kopii.

Základní požadavky na organizaci kancelářské práce

Kromě pravidel existují i ​​základní požadavky na organizaci kancelářské práce.

Jsou v následujících hlavních aspektech:

• měly by být vedeny záznamy o příchozí, odchozí a interní dokumentaci;
• pro provozní organizaci by měly být využívány počítačové technologie, poštovní komunikace a další technické možnosti, které umožní rychlejší doručení informací adresátovi;
• každý dokument musí projít prvotním zpracováním, registrací, předběžným přezkoumáním, schválením vedoucím, poté předáním účinkujícím a podáním k případu;
• registrace musí proběhnout včas (v den přijetí, uzávěrka je následující den);
• musí být vytvořena nomenklatura případů;
• ideální varianta - duplikace dokumentu v elektronické podobě. Elektronická správa dokumentů výrazně zjednoduší evidenci, zpracování, přenos a archivaci informací.

Stejně jako v jiných oblastech "životní činnosti" podniku je třeba brát kancelářskou práci vážně, včas vyplňovat karty a časopisy a pečlivě a pečlivě zacházet s dokumenty.

Ukládání dokumentů v kancelářské práci organizace

Ukládání dokumentů v kancelářské práci organizace je důležitou a nezbytnou etapou. Bez ní nebude možné rychle najít požadovaný dokument nebo nemusí být nalezen vůbec. Toto je předposlední krok před vyřazením dokumentace. Informace mohou být v archivu uloženy po desetiletí, proto by měly být správně naformátovány.

Nejprve je třeba systematizovat informace a vytvořit případy. Poté je vytvořena nomenklatura případů, která zahrnuje veškerou dokumentaci, která v podniku existuje. Je uložen v kanceláři správy spisů. Za jeho vznik a zachování obvykle odpovídá tajemník nebo jiná osoba, která je pověřena povinnostmi úředníka.

Hotové případy se přenesou do archivu. Nejprve ale udělají inventury pouzder, aby je roztřídili podle doby použitelnosti.

Po uplynutí doby uložení konkrétního dokumentu je tento zlikvidován. To také není tak snadné. Nejprve je sepsán akt o odstoupení od smlouvy, musí být podepsán vedoucím, aby se náhle nezbavil pro něj důležitého dokumentu.

Vzorové pokyny pro kancelářskou práci v organizaci

Každá organizace musí vypracovat a schválit individuální Pokyn pro kancelářskou práci v organizaci. Položky v něm se mohou lišit v závislosti na směru podniku. Můžete však uvést přibližný typický pokyn, který se může stát šablonou pro vývoj vaší vlastní verze.

Měli byste začít „hlavičkou“, ve které byste měli uvést datum, číslo dokumentu a údaje osoby, která pokyn schválila. Pak jsou tu Obecná ustanovení.

1. Obecná ustanovení

1.1 Pro zajištění pracovního toku v podniku, zvýšení efektivity a normalizaci výrobních, finančních a jiných procesů je vytvořen standardní pokyn.

1.2 Dokument se vztahuje na uspořádání všech typů dokumentů, na jakémkoli médiu jsou prezentovány.

1.3 Účelem vedení podniku je zlepšit organizaci kancelářské práce zavedením hardwarového a softwarového vybavení.

2. Požadavky na organizaci oběhu dokumentů a kancelářské práce

2.1 Vytvoření nomenklatury případů a přiřazení jedinečného čísla každému případu.

2.2 Zvažování, analýza každého dokumentu, systematizace informací.

2.3 Povinná reakce na obchodní dopisy v rámci podnikatelské etiky.

2.4 Včasná evidence případů, jejich předání do archivu a vyřazení v čase.

3. Vlastnosti evidence některých typů dokumentace

3.1 Příkazy a příkazy vyjadřují rozhodnutí regulační povahy a jsou schváleny vedoucím podniku nebo vedoucími oddělení.

3.2 Dokumentace je vytištěna na zvláštním formuláři a musí mít název, datum podpisu, číslo.

3.3 Nařízení obsahuje soubor pravidel, která musí být při provozu podniku dodržována

3.4 Protokol se skládá z poznámek, které byly pořízeny během jednání, jednání

3.5 Úřední dopisy musí být systematizovány a zaneseny do zvláštního věstníku.

4. Přejímání a zpracování dokumentace

4.1 Všechny dokumenty, které podnik vytvoří nebo obdrží, procházejí primárním zpracováním, primárním posouzením, registrací, jsou předloženy k posouzení managementu a poté výkonným umělcům.

4.2 Není-li dokument adresován konkrétně vedení, ale přišel jménem podniku, posuzuje jej nejprve tajemník a teprve poté předá k posouzení řediteli.

4.3 Je-li dokument obdržen na elektronických médiích, pak k němu musí být přiložen průvodní dopis s textem napsaným v dokumentu.

5. Organizace ukládání souborů

5.1 Od okamžiku vytvoření nebo předání spisu podniku až do jeho odevzdání do archivu je uložen v oddělení spisové služby.

5.2 Za bezpečnost informací odpovídá vedoucí podniku a vedoucí oddělení.

5.3 Výdej pouzder se provádí pouze proti příjmu po stanovenou dobu.

5.4 Po uplynutí doby uložení jsou soubory převedeny do archivu.

Pokyn můžete doplnit šablonami pro formuláře dokumentů.

Organizace neutajovaných kancelářských prací

Nejčastěji se potýkají s organizací neutajovaných kancelářských prací. Tato odpovědnost připadá buď na tajemníka, nebo na vedoucího úřednického oddělení.

Vzhledem k tomu, že materiály nejsou klasifikovány, je organizace takového procesu velmi podobná standardnímu.

Algoritmus akcí bude následující:

• získání nebo vytvoření dokumentu;
• jeho zpracování a přezkoumání vedením;
• převod na účinkující;
• uložení dokumentu a jeho předání do archivu.

Přístup osob, které si mohou dokumentaci na určitou dobu vypůjčit, není omezen.

Organizace práce tajné kanceláře

Je obtížnější organizovat tajnou kancelářskou práci. Současně jsou informace částečně nebo zcela uzavřeny před cizími osobami, proto je nutné okamžitě jasně rozlišit, kdo se může s dokumenty seznámit.

Musíte také věnovat pozornost těmto nuancím:

• měla by být vytvořena komise, která by na proces dohlížela;
• v tomto případě by měly být přítomny všechny body správné organizace jednoduché dokumentace, ale pokročilejší;
• zvláštní kontrola při přenosu dat (prostřednictvím pošty, internetu, telefonu atd.);
• pro uložení těchto informací by měla být připravena speciální místnost s trezory a ohnivzdornými skříněmi;
• výdej dokumentace se provádí v místnosti se speciálním oknem pro výdej nebo zábranou, která bude vymezovat prostor;
• vstupní dveře musí mít funkční zámky a musí být dobře uzamčeny;
• v samotné místnosti by měly být všechny prostředky pro případnou evakuaci dokumentů;
• musí existovat druhá sada klíčů k prostorům, kde se plánuje uložení tajných informací;
• bezpečnostní systém pomůže zabránit krádeži důležitých materiálů.

Pravidla pro organizaci práce úřadu ve spolkových orgánech

Pravidla pro organizaci kancelářské práce ve federálních orgánech vycházejí ze zákonů, vyhlášek a nařízení vlády Ruské federace. Proto jsou jasně specifikovány a zobrazeny ve standardních Návodech pro kancelářskou práci.

Tato pravidla jsou velmi podobná jiným podobným pravidlům pro organizaci workflow v podniku.

Existuje však několik konkrétních nuancí, kterým musíte věnovat pozornost:

1. Tok dokumentů není možný bez interakce federálního orgánu, řídících orgánů a správy podniku.
2. Dokumenty musí být podepsány vedoucím spolkového orgánu nebo jeho zástupcem.
3. Koordinace je povinná fáze organizace správy dokumentů.
4. Dokumenty musí být zaevidovány v den přijetí nebo v den podpisu.
5. Pro vyhledávání požadovaného dokumentu se vytvářejí speciální vyhledávače.
6. Pokud potřebujete změnit lhůty pro provedení dokumentu, můžete napsat příkaz adresovaný vedoucímu federálního orgánu.
7. Po provedení dokumentu je odebrán z kontroly. To lze také provést před jeho provedením, ale pouze se souhlasem federálního úřadu.
8. Nomenklatura případů federálního orgánu se skládá z nomenklatury případů pododdělení a konsolidované nomenklatury.
9. Tvorba případů je decentralizovaná v každé jednotlivé jednotce.

Ve všech ostatních ohledech jsou principy správy dokumentů velmi podobné.

Organizace práce úřadu na odvolání občanů

Občané se často obracejí o pomoc na státní orgány. Taková odvolání je také třeba systematizovat a zavést organizaci kancelářské práce v této oblasti.

Občané častěji žádají písemně.

Pak bude postup takový:

• obdržení písemné žádosti;
• jeho zvážení;
• organizace osobního přijetí občanů;
• kontrola dodržování povinností vůči občanům.

Písemné odvolání musí být zaregistrováno do 3 dnů. Na dokladu je uvedeno datum a registrační číslo.

Organizaci je lepší vést pomocí karet a pomocí výpočetní techniky.

Pokud odvolání obsahuje otázky, které nejsou v kompetenci výkonného orgánu, musíte jej do týdne přesměrovat na místo určení.

Písemná odpověď musí být podepsána výkonným orgánem.

Existují takové důvody, proč nemůžete občanovi odpovědět:

• pokud byl v odvolání použit obscénní jazyk;
• žádná zpětná vazba od odesílatele;
• text je nečitelný;
• vysvětlení obsahuje utajované informace.

Případy se tvoří na základě takových dopisů.

Organizace moderní kancelářské práce, novinka v kancelářské práci

Organizace moderní kancelářské práce nestojí na místě. Neustálý rozvoj v této oblasti je klíčem ke „zdravému“ fungování podniku. Vznik nových formulářů, formulářů, dokumentace, nová pravidla pro evidenci, předávání a uchovávání nutí odpovědnou osobu neustále se zlepšovat, učit se nové věci.

Co je nového v kancelářské práci za poslední rok? Hlavní novinkou je, že od 1. července 2018 je zaveden nový standard pro vyřizování organizačních a administrativních dokumentů. Zejména se dotkla důležitého tématu používání písem v dokumentaci. Takže dříve bylo možné používat pouze Times New Roman, Arial, Verdana nebo Calibri. Nový standard umožňuje libovolné volné písmo. Jejich velikost: 12, 13, 14.

Pokud potřebujete vyplnit tabulku, měli byste použít menší písma.

V novém dokumentu se také objevily nové podrobnosti:

• název konstrukční jednotky;
• je uveden autor dokumentu;
• značka omezení přístupu (pokud existuje);
• elektronický podpis.

Existuje řada nových formulářů a softwaru navržených tak, aby pomohly sekretářce dělat jeho práci.

Organizace a řízení kancelářské práce v podniku je nejvyšší prioritou. Taková systematizace, zpracování a ukládání dat vyžaduje mnoho úsilí a peněz. Moderní technologie ale značně zjednodušují práci specialistů. Nyní můžete jedním kliknutím zjistit stav dokumentu, místo jeho uložení a podmínky jeho použití v cyklu dokumentace.