इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय व्यवस्थापन कार्यक्रम. संस्थेतील कागदपत्रांचे प्रकार. रशियन ऑफिस ऑटोमेशन उद्योगासाठी संभावना

कार्यालयीन कामकाजाचे ऑटोमेशन आणि दस्तऐवज प्रवाह एंटरप्राइझ ऑटोमेशन सिस्टमच्या क्षेत्रात आत्मविश्वासाने त्याचे स्थान व्यापते. परंतु, ऑफिस ऑटोमेशनबद्दल निर्णय घेण्यापूर्वी, शब्दावली योग्यरित्या समजून घेणे आवश्यक आहे. काहीवेळा, पूर्णपणे कारकुनी कामांसाठी, ते अशा कार्यक्रमांकडे वळतात जे या उद्देशासाठी नसतात.

जर आपण अशा गोष्टींबद्दल बोललो जे आपल्याला इतर जगापासून वेगळे करतात, तर प्रथम ज्या गोष्टी मनात येतात त्या म्हणजे बॅलेट, वोडका, गॅस, फ्लेक्स, भांग आणि पहिला उपग्रह. वरीलपैकी जवळजवळ सर्व आता केवळ भाषा आणि संस्कृतीच्या क्षेत्रात आमच्याशी स्पर्धा करण्याचा प्रयत्न करीत नाही; कागदपत्रांसह कार्य करण्याचे क्षेत्र अपवाद नव्हते. त्याच्या आधुनिक स्वरूपात कार्यालयीन कामाचा जन्म रशियामध्ये 1811 मध्ये झाला होता, तो इतका मूळ होता आणि अजूनही आहे की त्याच्या राष्ट्रीय वैशिष्ट्यांबद्दल बोलणे शक्य आहे.

कार्यालयीन कामकाज, दस्तऐवज प्रवाह आणि व्यवसाय प्रक्रियेत काय फरक आहे?

उत्पादकांकडून सॉफ्टवेअरदस्तऐवजांसह कार्य करण्याच्या क्षेत्रात, आपण "कार्यालयीन कार्य", "दस्तऐवज प्रवाह", "इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज संग्रहण", "व्यवसाय प्रक्रिया" इत्यादी शब्द ऐकतो. नियमानुसार, ते या सर्व संकल्पना त्यांच्या प्रचारासाठी समानार्थी शब्द म्हणून वापरतात. उपाय आणि तंत्रज्ञान.

परिणामी, प्रत्येक गोष्टीवरील उत्पादक आणि वापरकर्त्यांच्या मतांमध्ये एक महत्त्वपूर्ण फरक उद्भवला, अगदी सर्वात साधे प्रश्न. काहीवेळा, पूर्णपणे कारकुनी कामांसाठी, ते या उद्देशासाठी नसलेल्या उपायांकडे वळतात. हे अर्थातच बाजाराला हानी पोहोचवते, वापरकर्त्यांना गोंधळात टाकते आणि रशियन ऑफिस मॅनेजमेंट उद्योगाचा विकास कमी करते. कदाचित आम्ही शैक्षणिक कार्य पार पाडण्यासाठी, अटी आणि व्याख्या एका सामान्य संभाजकावर आणण्यासाठी आणि रशियन कार्यालयीन कामाच्या ऑटोमेशनसाठी मानके सेट करण्यासाठी डिझाइन केलेल्या काही प्रकारच्या व्यावसायिक संघटनेच्या निर्मितीसाठी आधीच योग्य आहोत.

परंतु हा स्वतंत्र चर्चेचा विषय आहे आणि आम्ही खाली तपशीलवार त्यावर स्पर्श करणार नाही. या लेखाचा उद्देश मूळ संकल्पनांचे वर्गीकरण करण्याचा प्रयत्न करणे हा आहे एंटरप्राइझमध्ये कार्यालयीन काम आणि दस्तऐवज प्रवाह, तसेच व्यवस्थापनासाठी दस्तऐवजीकरण समर्थन, द्या मूलभूत व्याख्याआणि राष्ट्रीय कार्यालयीन कामाच्या मुख्य वैशिष्ट्यांचे वर्णन करा. दस्तऐवजांसह कार्य स्वयंचलित करण्यासाठी डिझाइन केलेली काही उत्पादने देखील आम्ही थोडक्यात पाहू रशियन बाजार, आणि आम्ही त्यांचा या व्याख्यांच्या दृष्टिकोनातून आणि स्वतःच्या निर्णयांचे सार विचारात घेण्याचा प्रयत्न करू. हे उपयुक्त असू शकते, उदाहरणार्थ, जे मजकूर ओळख प्रणाली सर्वात जास्त मानतात त्यांच्यासाठी एक महत्त्वाचा घटककॉर्पोरेट दस्तऐवज प्रवाहाच्या ऑटोमेशनमध्ये. शेवटी, आम्ही रशियन ऑफिस ऑटोमेशन आणि दस्तऐवज व्यवस्थापन उद्योगाच्या विकासाच्या संभाव्यतेचे मूल्यांकन करण्याचा प्रयत्न करू.

सुरुवातीला, रशियन उपक्रमांचे व्यवस्थापन सुनिश्चित करण्यासाठी आपण संकल्पना, अटी आणि कार्यालयीन कामकाजाच्या जागेबद्दलची आपली दृष्टी यावर थोडक्यात विचार करूया. आपण ताबडतोब आरक्षण करू या की या व्याख्या दस्तऐवज व्यवस्थापन सारख्या शास्त्राचे घटक आहेत.

कार्यालयीन कामकाज दस्तऐवज प्रवाहापेक्षा वेगळे कसे आहे?

अनेकांसाठी या दोन संकल्पना समानार्थी आहेत. आमच्या मते, त्यांना वेगळे करणे आवश्यक आहे.

व्यवस्थापनासाठी दस्तऐवजीकरण समर्थन (DOU)दस्तऐवजीकरणाच्या समस्या, व्यवस्थापनाच्या प्रक्रियेत दस्तऐवजांसह कार्याचे आयोजन आणि त्यांच्या संग्रहण संचयनाचे पद्धतशीरीकरण.

दस्तऐवजीकरणदस्तऐवजांच्या निर्मितीचे प्रतिनिधित्व करते, म्हणजे त्यांची तयारी, अंमलबजावणी, मान्यता आणि उत्पादन.

कार्यालयीन काम:एंटरप्राइझ किंवा संस्थेसाठी प्रीस्कूल शिक्षण प्रदान करण्यासाठी उपायांचा एक संच. कधीकधी असे म्हटले जाते की प्रीस्कूल शैक्षणिक संस्था हे कार्यालयीन कामाचे मुख्य कार्य आहे.

कागदपत्रांसह कामाचे आयोजन- दस्तऐवजांची हालचाल, शोध, साठवण आणि वापर याची खात्री करणे.

दस्तऐवजांच्या संग्रहणाचे पद्धतशीरीकरण- संस्थेमध्ये तयार केलेली माहिती संग्रहित करण्यासाठी नियमांचे निर्धारण, त्याची पुनर्प्राप्ती आणि व्यवस्थापन निर्णय आणि व्यवसाय प्रक्रियेस समर्थन देण्यासाठी वापर.

दस्तऐवज प्रवाह- प्रीस्कूल शैक्षणिक संस्थेमध्ये कागदपत्रांची हालचाल.

व्यवसाय प्रक्रिया- एंटरप्राइझ किंवा संस्थेच्या क्रियाकलापांच्या चौकटीत कोणतेही कार्य किंवा उद्दिष्ट सोडविण्यासाठी संस्थेच्या कर्मचाऱ्यांनी केलेल्या विशिष्ट ऑपरेशन्स (काम, कार्ये, प्रक्रिया) चा क्रम.

इलेक्ट्रॉनिक संग्रहणप्रीस्कूल शैक्षणिक संस्थेमध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांचे संग्रहण संग्रहण पद्धतशीर करण्याच्या समस्यांचे निराकरण करते.

कार्यालयीन कामएंटरप्राइझ व्यवस्थापनाच्या दस्तऐवजीकरण समर्थनासाठी जबाबदार.

व्यवसाय प्रक्रियाव्यवसाय चालवण्यासाठी किंवा लक्ष्य कार्य करण्यासाठी जबाबदार आहेत आणि उपक्रम आणि संस्थांचे व्यावहारिक व्यवस्थापन लागू करण्याचा एक मार्ग आहे.

इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण म्हणजे काय?

रशियामधील "इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण" या शब्दाची लोकप्रियता, आमच्या मते, त्यापैकी एक आहे राष्ट्रीय वैशिष्ट्येरशियन इलेक्ट्रॉनिक रेकॉर्ड व्यवस्थापन (तसेच मजकूर ओळख स्कॅनिंगच्या कल्पनांचा विजय). पश्चिम मध्ये, "डेटावेअरहाउस" हा शब्द अधिक लोकप्रिय आहे. आपल्या देशात, वरवर पाहता, डेटा मुख्यतः डेटाबेसमधील दस्तऐवज आणि रेकॉर्डची सामग्री म्हणून समजला जातो. त्यामुळे ऑफिस वर्क टर्म “संग्रहण” लोकप्रिय आहे.

कार्यालयीन कामात, दस्तऐवजांच्या संचयनाचे पद्धतशीरीकरण करण्यासाठी संग्रह जबाबदार आहे आणि कार्यालयीन कामाच्या तीन मुख्य कामांपैकी एक आहे (निर्मिती, प्रक्रिया तंत्रज्ञान आणि दस्तऐवजांचे पद्धतशीरीकरण). आम्ही अनेकदा ऐकतो की काही "अभिलेख प्रणाली आदर्शपणे दस्तऐवज प्रवाह आयोजित करण्याच्या समस्या सोडवते." हे, आमच्या व्याख्येवर आधारित, तत्त्वतः घडू शकत नाही, कारण प्रत्यक्षात दस्तऐवज तिन्ही समस्यांचे निराकरण करण्याचा एक भाग म्हणून (दस्तऐवज प्रवाहाचे सार) हलविले जातात, आणि केवळ अभिलेखीय संचयनाचे पद्धतशीरीकरण करण्याचा भाग म्हणून नाही.

रेकॉर्ड ठेवणे आणि व्यवसाय प्रक्रिया

कार्यालयीन कामकाज आणि व्यवसाय प्रक्रियेतील फरक मधील उदाहरण वापरून सहजपणे स्पष्ट केला जातो वास्तविक जीवन. म्हणून, क्लायंटला उत्पादन विकण्याची एक साधी व्यवसाय प्रक्रिया यासारखी दिसू शकते:

1. ग्राहक ऑर्डर देण्यासाठी कंपनीला कॉल करतो;
2. ऑर्डर ग्राहक डेटाबेसमध्ये नोंदणीकृत आहे;
3. वस्तूंसाठी बीजक जारी केले जाते;
4. बीजक लेखा विभागाकडे हस्तांतरित केले जाते;
5. लेखा विभागाला वस्तूंसाठी पैसे मिळतात, जे लेखा प्रणालीमध्ये नोंदवले जातात;
6. माल गोदामातून पाठविला जातो, जो वेअरहाऊस डेटाबेसमध्ये नोंदविला जातो;
7. मालासाठी एक बीजक आणि वितरण नोट जारी केली जाते;
8. वस्तू क्लायंटला पाठवल्या जातात;
9. चलन आणि वितरण नोट लेखा विभागाकडे हस्तांतरित केली जाते.

तांदूळ. 1. कार्यालयीन काम आणि व्यवसाय प्रक्रिया यातील फरक

या व्यवसाय प्रक्रियेमध्ये, आयटम 3 (चालन तयार करणे), 4 (चालन हस्तांतरण), 7 (चालन आणि वितरण नोट तयार करणे) आणि 9 (चालन आणि वितरण नोट प्रसारित करणे) कार्यालयीन कामाशी संबंधित आहेत. विक्री अधिक जटिल असल्यास, उदाहरणार्थ, विक्री विभाग, गोदाम आणि लेखा यांच्यात औपचारिक अंतर्गत संबंध असल्यास, कार्यालयीन कामात अतिरिक्त प्रक्रिया दिसू शकतात.

अशाप्रकारे, कार्यालयीन कामकाजाचे कामकाज जसे होते तसे, व्यवसाय प्रक्रियेत विणलेले असते जेथे त्यांना कागदपत्रांसह असणे आवश्यक असते. काही प्रकरणांमध्ये, हे विशेषतः सरकारी संस्थांसाठी वैशिष्ट्यपूर्ण आहे, व्यवसाय प्रक्रियेत केवळ कारकुनी ऑपरेशन्स असू शकतात. येथून कार्यालयीन कार्य आणि व्यवसाय प्रक्रियांमधील मुख्य फरक खालीलप्रमाणे आहे, ज्यामध्ये त्यांच्या कार्यात्मक फरकाचा समावेश आहे: कार्यालयीन कार्य एंटरप्राइझ व्यवस्थापनासाठी दस्तऐवज समर्थनासाठी जबाबदार आहे; व्यवसाय प्रक्रिया - व्यवसाय आयोजित करण्यासाठी किंवा लक्ष्य कार्य करण्यासाठी आणि उपक्रम आणि संस्थांचे व्यावहारिक व्यवस्थापन लागू करण्याचा एक मार्ग आहे.

सर्व प्रकरणांमध्ये, कार्यालयीन कामामध्ये व्यवसाय प्रक्रियेसाठी दस्तऐवजीकरण समर्थन समाविष्ट असते.

आणखी एक, कमी महत्त्वाचे राष्ट्रीय विशिष्ट वैशिष्ट्य म्हणजे "कार्यालयीन कार्य" आणि "व्यवसाय प्रक्रिया" या संकल्पनांचे दीर्घकाळ आणि स्पष्ट पृथक्करण. कदाचित हे 19 व्या शतकाच्या सुरूवातीस दस्तऐवजांचा अभ्यास करणारे विज्ञान म्हणून दस्तऐवज विज्ञानाचा जन्म झाला आहे. रशियन राज्य उपकरणाच्या खोलीत. याव्यतिरिक्त, तेव्हा आणि आता आमच्याकडे बरेच कठोर कायदे आहेत, बहुतेक पाश्चात्य देशांप्रमाणेच, एंटरप्राइझ क्रियाकलापांच्या जवळजवळ कोणत्याही क्षेत्रातील सर्व चरणांचे स्पष्ट कागदोपत्री पुरावे आवश्यक आहेत. उदाहरणार्थ, करारावर सील असणे आवश्यक आहे, डेटाबेसमधील माहिती अधिकृत नाही, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज कायदेशीररित्या बंधनकारक मानले जात नाहीत इ.

त्यानुसार, पश्चिम आणि रशियामधील ऑटोमेशन उत्पादने आणि तंत्रज्ञानामध्ये एक अतिरिक्त फरक असा आहे की रशियन उद्योगांसाठी उपायांनी कार्यालयीन कामात कागदी दस्तऐवजांची उपस्थिती अधिक प्रमाणात लक्षात घेतली पाहिजे आणि विरोधाभास म्हणजे, स्वयंचलित करण्यासाठी कमी कठोर योजना ऑफर केली पाहिजे. व्यवसाय प्रक्रिया. या प्रबंधासाठी कदाचित अधिक तपशीलवार स्पष्टीकरण आवश्यक आहे.

रशियामधील वेस्टर्न ऑफिस ऑटोमेशन सिस्टम

बेसिक संगणक कार्यक्रमकार्यालयीन कामकाजासाठी आणि व्यवसाय प्रक्रियेची चार मुख्य श्रेणींमध्ये विभागणी केली जाऊ शकते (दस्तऐवज आणि डेटा वेअरहाऊस तयार करण्याच्या साधनांचा समावेश नाही):

1. वर्कफ्लो सिस्टम (व्यवसाय प्रक्रियेचे ऑटोमेशन);
2. ग्रुपवेअर सिस्टम (टीमवर्क);
3. दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली (प्रामुख्याने दस्तऐवजांची नोंदणी, संचयन आणि पुनर्प्राप्ती प्रदान करते);
4. ईमेल प्रणाली (दस्तऐवजांची देवाणघेवाण करण्यासाठी वापरली जाते).

हा विभाग साधारण तीन वर्षांपूर्वी बाजारात आला. आता चक्क अटीतटीच्या झाल्यामुळे नवीनतम आवृत्त्यासर्वात लोकप्रिय अनुप्रयोग या सर्व आणि इतर अनेक तंत्रज्ञान एकत्र करण्याचा प्रयत्न करतात, उदाहरणार्थ लोटस डोमिनो. याव्यतिरिक्त, यापैकी प्रत्येक तंत्रज्ञान (अपवाद वगळता, अर्थातच, ई-मेल, ज्याची लोकप्रियता अगदी सुरुवातीपासूनच व्यवसायात दस्तऐवज निर्मिती साधनांसारखीच होती), पश्चिम 2-3 वर्षांमध्ये फॅशनेबल आहे. पूर्वी, सहयोग आणि संदेशन ("सहयोग आणि संदेशन") या नवीन संकल्पनेला मार्ग दिला आहे.

याची कारणे, आमच्या मते, त्यांच्यासाठी आणि आमच्यासाठी अंदाजे समान आहेत (जर आम्ही स्थानिकीकरणाच्या पूर्णपणे भाषिक, भाषिक आणि तांत्रिक समस्या, कोड टेबलसाठी समर्थन, शोध, ओळख इ. विचारात घेत नाही.)

गोष्ट अशी आहे की व्यवसाय प्रक्रिया आणि टीमवर्क स्वयंचलित करणे, तत्त्वतः, खूप कठीण आहे. सर्व प्रथम, अद्याप कोणीही यासह आलेले नाही सार्वत्रिक नियमआयोजित यशस्वी व्यवसाय. प्रत्येक संस्था या बाबतीत पूर्णपणे अद्वितीय आहे. याव्यतिरिक्त, स्वयंचलित प्रक्रियेच्या चौकटीत, आपत्कालीन परिस्थितींना पुरेसा प्रतिसाद देणे नेहमीच शक्य नसते, ज्याच्या घटनेपासून कोणीही, अर्थातच, रोगप्रतिकारक नसते. काहीवेळा ऑटोमेशन फक्त व्यवसायाला हानी पोहोचवते; स्वयंचलित प्रणालीते फक्त बेड्या आहेत. तथापि, काउंटर उदाहरणेअजिबात दुर्मिळ नाही.

परिणामी, या क्षणी, व्यवसाय प्रक्रिया स्वयंचलित करण्याचा सर्वात तर्कसंगत मार्ग म्हणून खालील गोष्टी ओळखणे वाजवी आहे: “प्रत्येक संभाव्य परिस्थितीसाठी कर्मचाऱ्यांचे वर्तन प्रोग्राम करण्याचा प्रयत्न करू नका, त्याऐवजी त्यांच्यासाठी एक सामान्य माहिती वातावरण तयार करा. जे ते सहयोग करू शकतात (म्हणजे संयुक्तपणे व्यवसाय-कार्ये सोडवू शकतात) आणि संदेशांची देवाणघेवाण करू शकतात. आमच्या मते, यामुळे विद्यमान वर्कफ्लो सिस्टमच्या ढगविरहित भविष्यावर प्रश्नचिन्ह निर्माण होते, जे व्यवसाय प्रक्रियेच्या ऑटोमेशनच्या संपूर्ण साखळी तयार करण्यावर लक्ष केंद्रित करतात.

वरील व्यतिरिक्त, अशी अनेक परिस्थिती आहेत जी अलीकडेपर्यंत, रशियामध्ये या तंत्रज्ञानाच्या अंमलबजावणीमध्ये गंभीरपणे अडथळा आणत आहेत:

1. दस्तऐवज प्रवाह आणि कार्यालयीन कामाच्या ऑटोमेशनसाठी संपूर्ण रशियन प्रोग्रामची कमतरता;
2. व्यवसाय प्रक्रियेच्या ऑटोमेशनसाठी सक्रिय मागणीचा अभाव;
3. ऑफिस ऑटोमेशन हेतूंसाठी पाश्चात्य उत्पादकांकडून प्रोग्रामच्या स्थितीत गोंधळ इ.

आज परिस्थितीत लक्षणीय सुधारणा झाली आहे. संपूर्ण रशियन उत्पादने दिसू लागली आहेत आणि शब्दावली आणि स्थितीत गोंधळ हळूहळू दूर होत आहे.

ऑफिस मॅनेजमेंट प्रोग्राम्सची मागणी वाढवण्यासाठी, दोन मोठ्या आव्हानांना सामोरे जावे लागेल. प्रथम, व्यवस्थापन (ऑफिस वर्क) साठी दस्तऐवजीकरण समर्थन सुधारणे आणि स्वयंचलित करण्याचे महत्त्व स्पष्ट करा आणि दुसरे म्हणजे, व्यवसाय प्रक्रिया सुधारणे आणि स्वयंचलित करणे.

दुसरे कार्य कमी-अधिक स्पष्ट असले तरी, पहिल्या कार्यावर अधिक तपशीलवार चर्चा केली पाहिजे.

प्रीस्कूल शैक्षणिक संस्थेचे तीन स्त्रोत आणि तीन घटक

दस्तऐवजांसह कार्याचे आयोजन हे व्यवस्थापन प्रक्रिया आणि व्यवस्थापन निर्णय घेण्याचा एक महत्त्वाचा भाग आहे, जो व्यवस्थापनाची कार्यक्षमता आणि गुणवत्तेवर लक्षणीय परिणाम करतो.

व्यवस्थापन निर्णय प्रक्रियेत माहिती मिळवणे समाविष्ट आहे; त्याची प्रक्रिया; विश्लेषण, तयारी आणि निर्णय घेणे.

हे घटक व्यवस्थापनासाठी दस्तऐवजीकरण समर्थनाशी जवळून संबंधित आहेत. आर्थिक परिणाम प्राप्त करण्यासाठी, सर्व प्रथम, माहितीची गुणवत्ता महत्वाची आहे, जी केवळ त्याच्या प्रमाणाद्वारेच नव्हे तर त्याची कार्यक्षमता, जटिलतेची डिग्री आणि खर्चाद्वारे देखील निर्धारित केली जाते. एंटरप्राइझकडे दस्तऐवजांसह कार्यक्षम कार्य नसल्यास, परिणामी, व्यवस्थापन स्वतःच बिघडते, कारण ते गुणवत्ता आणि विश्वासार्हता, माहिती प्राप्त करण्याची आणि प्रसारित करण्याची कार्यक्षमता, संदर्भ आणि माहिती सेवेची योग्य संस्था आणि स्पष्टतेवर अवलंबून असते. शोध, संचयन आणि कागदपत्रांचा वापर संस्था.

ऑफिस वर्क (DOW) मध्ये सोडवलेल्या तीन मुख्य कार्यांमध्ये फरक करण्याची प्रथा आहे.

1. दस्तऐवजीकरण (मसुदा, अंमलबजावणी, समन्वय आणि दस्तऐवजांचे उत्पादन).
2. व्यवस्थापनाच्या प्रक्रियेत दस्तऐवजांसह कार्याचे आयोजन (हालचाल सुनिश्चित करणे, अंमलबजावणीचे नियंत्रण, संचयन आणि कागदपत्रांचा वापर).
3. दस्तऐवज संग्रहणाचे पद्धतशीरीकरण.

प्रीस्कूल शिक्षण सुधारणे संस्थांसाठी का महत्त्वाचे आहे?

कारण व्यवस्थापन दस्तऐवजीकरणाचा थेट परिणाम व्यवस्थापन निर्णय घेण्याच्या गुणवत्तेवर होतो. दुर्दैवाने, सध्या, विद्यमान नियामक फ्रेमवर्क आणि गेल्या 175 वर्षांत रशियामध्ये जमा झालेल्या प्रीस्कूल शैक्षणिक संस्थांमध्ये सुधारणा करण्याचा समृद्ध अनुभव विचारात न घेता, रशियन उपक्रमांच्या क्रियाकलापांसाठी दस्तऐवजीकरण समर्थन प्रामुख्याने उत्स्फूर्तपणे केले जाते.

तांदूळ. 2. एंटरप्राइझ व्यवस्थापनाचे घटक

एंटरप्राइझच्या स्केलच्या वाढीसह आणि त्याच्या कर्मचाऱ्यांच्या संख्येसह, व्यवस्थापनासाठी दस्तऐवजीकरण समर्थनाच्या प्रभावीतेचा प्रश्न अधिक संबंधित बनतो. या प्रकरणात उद्भवलेल्या मुख्य समस्या यासारख्या दिसतात.

1. जे घडत आहे त्याचे समग्र चित्र व्यवस्थापन हरवते.
2. स्ट्रक्चरल विभाग, एकमेकांच्या क्रियाकलापांबद्दल माहिती नसल्यामुळे, त्यांचे क्रियाकलाप सुसंगतपणे पार पाडणे थांबवतात. ग्राहक सेवेची गुणवत्ता आणि बाह्य संपर्क राखण्याची संस्थेची क्षमता अपरिहार्यपणे कमी होते.
3. याचा परिणाम कामगार उत्पादकतेत घट; संसाधनांच्या कमतरतेची भावना आहे: मानवी, तांत्रिक, संप्रेषण इ.
4. आम्हाला आमच्या कर्मचाऱ्यांचा विस्तार करावा लागेल, नवीन कामाची ठिकाणे, परिसर, संप्रेषण आणि कर्मचारी प्रशिक्षण यासाठी उपकरणांमध्ये पैसे गुंतवावे लागतील.
5. च्या साठी उत्पादन उपक्रमकर्मचाऱ्यांच्या वाढीमुळे उत्पादन तंत्रज्ञानात बदल होऊ शकतो, ज्यासाठी अतिरिक्त गुंतवणूक आवश्यक असेल.
6. कर्मचाऱ्यांची अन्यायकारक वाढ, घसरण उत्पादकता आणि उत्पादनात गुंतवणूक करण्याची गरज अशा परिस्थितीत खेळते भांडवल वाढवण्याची गरज आहे, ज्यामुळे नवीन कर्ज मिळू शकते आणि नियोजित नफा कमी होऊ शकतो.

परिणामी, एंटरप्राइझचा पुढील विस्तार पूर्वी जमा झालेला नफा किंवा बजेट तूट वाढल्यामुळे पूर्णपणे व्यापक मार्गाने होतो.

प्रीस्कूल शैक्षणिक प्रणाली सुधारण्याचे महत्त्व लक्षात आल्यानंतर, संस्था स्वयंचलित करण्याचा प्रयत्न करताना बऱ्याचदा चुका करतात आणि या परिस्थितीत निर्णायक घटक म्हणजे ऑटोमेशन पद्धती निवडण्याची समस्या.

सर्वात सामान्य उपाय म्हणजे वैयक्तिक वर्कस्टेशन्सचे ऑटोमेशन (AWS): सचिव-सहाय्यक, व्यवस्थापक, लेखापाल किंवा कार्यकारी. या दृष्टिकोनाचे मुख्य तोटे, एक नियम म्हणून, आहेत: कर्मचारी आणि उपक्रमांचे विभाग यांच्यात इलेक्ट्रॉनिक माहिती एक्सचेंज आयोजित करण्याच्या पद्धतींचा अभाव; अनुप्रयोग प्रक्रियेचे ऑटोमेशन आणि ऑफिस ऑटोमेशन दरम्यान कार्यात्मक कनेक्शनचा अभाव.

वर नमूद केल्याप्रमाणे, एंटरप्राइझच्या यशस्वी विकासासाठी सर्वात महत्वाचा घटक म्हणजे त्याचे गुणवत्ता व्यवस्थापन. याचा परिणाम उलाढाल, नफा आणि कर्मचाऱ्यांच्या कल्याणामध्ये नेहमीच वाढ होईल.

जर तुम्ही एंटरप्राइजेस आणि संस्थांच्या व्यवस्थापनातील मुख्य कार्यात्मक भाग (घटक) ओळखण्याचा प्रयत्न केला तर ते यासारखे दिसतील.

ऑफिस ऑटोमेशन प्रोग्राममध्ये दस्तऐवज तयार करणे, त्यांचे इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण राखणे, दस्तऐवज प्रवाहास समर्थन देणे आणि त्याच वेळी एंटरप्राइझच्या सॉफ्टवेअर आणि हार्डवेअर प्लॅटफॉर्मवर आधारित साधने आणि नियम समाविष्ट केले पाहिजेत. प्रदान करण्यासाठी कार्यक्षम वापरमाहिती, इतर सर्व व्यवस्थापन घटक रेकॉर्ड व्यवस्थापन कार्यक्रमावर आधारित असणे आवश्यक आहे केवळ या प्रकरणात संस्थेला भेडसावत असलेल्या समस्यांचे निराकरण केले जाऊ शकते. एंटरप्राइझ क्रियाकलापांच्या सर्वसमावेशक ऑटोमेशनच्या दृष्टिकोनातून, त्यांच्या लागू माहिती प्रणाली सॉफ्टवेअर आणि हार्डवेअर प्लॅटफॉर्मवर आणि कार्यालयीन काम आणि दस्तऐवज प्रवाहाच्या ऑटोमेशनसाठी प्रोग्रामवर आधारित असावी.

अशाप्रकारे, व्यवस्थापनाची गुणवत्ता सुधारण्यासाठी प्रभावी माहिती प्रक्रिया वातावरण तयार करू पाहणाऱ्या एंटरप्राइझला गंभीर आव्हानांचा सामना करावा लागतो.

1. एंटरप्राइझ (DOU) च्या दस्तऐवज समर्थनासाठी एक यंत्रणा तयार करून डॉक्युमेंटरी माहिती तयार करणे आणि त्यावर प्रक्रिया करणे या सर्व कामांमध्ये सुधारणा करणे.
2. योग्य ऑटोमेशन धोरण निवडणे, यासह योग्य निवडउत्पादने

एंटरप्राइझमध्ये कार्यालयीन काम, व्यवसाय प्रक्रिया आणि दस्तऐवज प्रवाह स्वयंचलित कसे करावे?

हे अविश्वसनीय वाटू शकते, परंतु दस्तऐवजांसह कार्य करण्यासारख्या वरवर सोपा विषय स्वयंचलित करण्यासाठी, आपल्याला नवीनतम तांत्रिक प्रगती वापरावी लागेल:

1. डेटाबेस व्यवस्थापन प्रणाली;
2. दस्तऐवज शोध आणि मजकूर विश्लेषण प्रणाली;
3. स्कॅनिंग आणि दस्तऐवज ओळखण्यासाठी सिस्टम (मुद्रित आणि हस्तलिखित);
4. क्लायंट-सर्व्हर वातावरण;
5. इंटरनेट/इंट्रानेट.

हे लक्षात घ्यावे की मध्ये आधुनिक जगफार कमी सोल्युशन डेव्हलपर हे सर्व तंत्रज्ञान एकाच वेळी वापरतात. परिणामी, वापरकर्त्यांना बऱ्याचदा निवडक उपाय प्राप्त होतात विविध उत्पादक, आणि यामुळे खरेदी, अंमलबजावणी आणि ऑपरेशनची किंमत लक्षणीय वाढते आणि ऑपरेट केलेल्या सिस्टमची गुणवत्ता देखील कमी होते. ऑफिस ऑटोमेशन प्रोग्राम आणि व्यवसाय प्रक्रिया निवडताना, वैयक्तिकरित्या आणि संपूर्णपणे (म्हणजे एकीकरण) त्यांच्या गुणवत्तेकडे आणि आपल्या कार्यांसाठी योग्यतेकडे लक्ष द्या. ऑफर केलेल्या उत्पादनांच्या आवृत्त्यांची स्थिती विचारात घेणे देखील आवश्यक आहे.

ऑफिस ऑटोमेशन आणि दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली वापरकर्त्यांच्या मुख्य श्रेणी

रशियन संगणक बाजाराचे वैशिष्ट्य म्हणजे त्याचे दोन मोठ्या क्षेत्रांमध्ये वाढत्या प्रमाणात स्पष्ट विभाजन, ज्यापैकी एक घरगुती वापरकर्ते आणि लहान कार्यालये (1-25 संगणक) कव्हर करते, तर दुसरे कॉर्पोरेट क्लायंट, मध्यम आणि मोठ्या कंपन्या आणि संस्था (25 आणि अधिक) कव्हर करते. संगणक).

घरगुती वापरकर्ते विनामूल्य सर्वोत्तम सॉफ्टवेअर स्थापित करण्यास प्राधान्य देत असताना, मध्यम आकाराच्या आणि मोठ्या कंपन्या प्रामुख्याने त्यांच्या विद्यमान संगणक प्रणाली अधिक कार्यक्षम बनविण्याशी संबंधित आहेत आणि उत्पादने आणि संबंधित सेवांसाठी पैसे देण्यास तयार आहेत.

हे स्पष्ट आहे की घरगुती वापरकर्त्यांसाठी उपाय महाग नसावा आणि कार्यालयीन कामाच्या समस्यांपेक्षा इंटरनेटवर काम करण्याची वाढती लोकप्रियता लक्षात घेतली पाहिजे.

कॉर्पोरेट वापरकर्त्यांसाठी ऑफिस-वर्क सोल्यूशन रशियामधील आधुनिक ऑफिस-वर्क पद्धती, क्लायंट-सर्व्हर तंत्रज्ञान, इंटरनेट/इंट्रानेट, ई-मेल, स्कॅनिंग आणि पेपर दस्तऐवजांची ओळख, वस्तुमान आणि ऑनलाइन दस्तऐवज प्रविष्टी, शोध आणि पुनर्प्राप्ती यावर आधारित असणे आवश्यक आहे. दस्तऐवज, आणि विविध डीबीएमएस वापरण्यास सक्षम आणि वापरण्यास आणि प्रशासित करणे सोपे आहे.

व्यवसाय प्रक्रिया आणि दस्तऐवज प्रवाह स्वयंचलित करण्यासाठी कॉर्पोरेट प्रणालीची समान आवश्यकता आहे: ती "सहयोग आणि संदेशन" या संकल्पनेवर आधारित असणे आवश्यक आहे, ई-मेल तंत्रज्ञान वापरणे, क्लायंट-सर्व्हर, इंटरनेट/इंट्रानेट, नियोजन आणि कार्यक्रम नोंदणी, सक्षम असणे आवश्यक आहे. विविध DBMS सह कार्य करा आणि वापरात आणि प्रशासनात सोपे व्हा.

रशियन ऑफिस ऑटोमेशन उद्योगासाठी संभावना

विकासासह बाजार संबंधआणि रशियामधील मालकीच्या नमुन्यांमध्ये बदल, कागदपत्रे आणि व्यवसाय संस्थेसह कामाच्या ऑटोमेशनच्या क्षेत्रात समाधानांची सतत मागणी आहे. ऑफिस ऑटोमेशन प्रोग्राम आणि सेवांसाठी प्रचंड संभाव्य मागणी अनेक कारणांमुळे आहे.

1. पूर्णपणे सर्व संस्था आणि मोठ्या संख्येने व्यक्ती कागदपत्रांसह कार्य करतात.
2. जवळजवळ प्रत्येक संस्थेला कार्यालयीन कामात समस्या येतात, जरी आपण त्याच्या ऑटोमेशनबद्दल बोलत नसलो तरीही: कागदपत्रे हरवली आहेत, नियंत्रित नाहीत, कार्यान्वित नाहीत इ.
3. रेकॉर्ड ठेवण्यामध्ये सुधारणा करून, एंटरप्राइजेस आणि संस्थांना त्यांच्या व्यवस्थापनाची गुणवत्ता सुधारण्याची वास्तविक संधी मिळते, जे आधुनिक रशियन अर्थव्यवस्थेतील सर्वात महत्त्वाचे काम आहे.
4. संस्थेतील कार्यालयीन कामासाठी जबाबदार असलेल्या सचिव आणि व्यक्तींची पात्रता अपुरी आहे आणि त्यांची पातळी वाढवणे आवश्यक आहे.
5. ऑफिस ऑटोमेशन प्रोग्राम्समध्ये सुधारणा करण्यासाठी आणि असंख्य स्वयंचलित वर्कस्टेशन्स, माहिती आणि ऍप्लिकेशन सिस्टमसह त्यांचे एकत्रीकरण करण्यासाठी वापरकर्त्याच्या विनंत्या खूप जास्त आहेत.

रेकॉर्ड ठेवणे, भाषा आणि संस्कृती यातील अनेक राष्ट्रीय वैशिष्ठ्ये पाश्चात्य रेडीमेड ऍप्लिकेशन सोल्यूशन्सचा वापर करण्यास परवानगी देत ​​नाहीत. सुदैवाने, सर्वकाही दिसते मोठ्या प्रमाणातरशियन उत्पादक या क्षेत्रात कमी किमतीचे, उच्च-गुणवत्तेचे समाधान देतात. हे आशा देते की उद्योगाच्या विकासाची शक्यता खूपच अनुकूल आहे आणि या बाजारातील विषयांच्या निराकरणासाठी, मानकांचा विकास करणे आणि व्यावसायिक संघटना तयार करण्याच्या उद्देशाने विशेष कार्यक्रमांची आवश्यकता आधीच दृश्यमान आहे.

हा कार्यक्रम ताक्सिमोव माध्यमिक शाळा क्रमांक 1 च्या आधारे सचिवांना (संगणक कार्यालयीन काम) प्रशिक्षण देण्यासाठी आहे

प्रोग्राममध्ये समाविष्ट केलेली पात्रता वैशिष्ट्ये व्यवस्थापक, विशेषज्ञ आणि कर्मचारी यांच्या पदांच्या पात्रता निर्देशिकेनुसार संकलित केली जातात.

व्यावसायिक प्रशिक्षणाचा आधार म्हणजे प्रशिक्षण, ज्या दरम्यान ठराविक प्रमाणात सैद्धांतिक आणि व्यावहारिक साहित्य प्रदान केले जाते, जे क्रियाकलापांच्या संस्थात्मक आणि व्यवस्थापकीय क्षेत्रातील पात्र कर्मचाऱ्यांचे प्रशिक्षण सुनिश्चित करते जे पीसी वापरून साहित्य व्यावसायिकपणे तयार, संपादित, स्वरूपित करण्यास सक्षम आहेत; व्यवसाय पत्रव्यवहार करा; कार्यालय सुसज्ज करण्यासाठी कार्यालयीन उपकरणांच्या निवडीवर नेव्हिगेट करा आणि त्यांचा वापर करण्यास सक्षम व्हा, उत्पादन आणि व्यवस्थापन क्रियाकलापांमध्ये श्रमांचे तर्कसंगत संघटन सुनिश्चित करा, आर्थिक आणि व्यावसायिक भागीदारांसह व्यावसायिक संपर्कात प्रवेश करा.

माहिती साधने आणि तंत्रज्ञानाच्या विकासाचा सध्याचा स्तर सचिवीय कार्य आयोजित करण्यासाठी नवीन संधी प्रदान करतो आणि या प्रोफाइलमधील तज्ञांवर नवीन मागण्या ठेवतो - संगणक कार्यालयीन कार्य आयोजित करण्याची क्षमता. हा प्रोग्राम आपल्याला तंत्रज्ञान आणि माहिती तंत्रज्ञानाच्या विकासाच्या आधुनिक पातळीनुसार एक पात्र तज्ञ तयार करण्यास अनुमती देतो.

हा कार्यक्रम 204 तासांसाठी (दर आठवड्याला 3 तास, ग्रेड 8,9,10,11 मध्ये दोन वर्षांचे प्रशिक्षण), मूलभूत संगणक विज्ञान अभ्यासक्रमाचे विद्यार्थ्यांना ज्ञान आणि खालील विषयांचा समावेश आहे:

1) टाइपरायटिंग (रशियन आणि लॅटिन कीबोर्ड);

2) कार्यालयीन काम;

3) कार्यालयासाठी संस्थात्मक आणि तांत्रिक समर्थन;

4) व्यवसाय संप्रेषण संस्कृती

ज्या विद्यार्थ्यांनी हा कार्यक्रम यशस्वीरित्या पूर्ण केला आहे, त्यांनी अभ्यासाच्या दुसऱ्या वर्षाच्या शेवटी, विहित पद्धतीने पात्रता परीक्षा उत्तीर्ण करणे आवश्यक आहे, सेक्रेटरी-टायपिस्टची पात्रता आणि स्थापित फॉर्मचे लिपिक प्रमाणपत्र प्राप्त करणे आवश्यक आहे.

सचिवांना माहित असणे आवश्यक आहे:

• रेकॉर्ड ठेवण्यासाठी नियम आणि सूचना;
• एंटरप्राइझच्या व्यवस्थापन संघाची रचना;
• टाइपराइटिंग, स्पेलिंग आणि विरामचिन्हे नियम;
• कागदपत्रे तयार करताना सामग्रीचे वितरण करण्याची प्रक्रिया;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज तयार करण्याची आणि त्याचे संचयन आणि वापर आयोजित करण्याची प्रक्रिया;
• संगणक, व्हॉइस रेकॉर्डर, टेप रेकॉर्डर आणि इतर कार्यालयीन उपकरणे चालविण्याचे नियम;
• इंटरकॉम वापरण्याचे नियम;
• संस्थात्मक आणि प्रशासकीय दस्तऐवजीकरणाच्या एका एकीकृत प्रणालीसाठी मानके;
• अंतर्गत कामगार नियम, कामगार संरक्षण, सुरक्षा आणि अग्निसुरक्षा यांचे नियम आणि नियम.

सचिव सक्षम असणे आवश्यक आहे:

• व्यवस्थापक किंवा त्याच्या विभागाचे कार्य सुनिश्चित करण्यासाठी आणि देखरेख करण्यासाठी तांत्रिक कार्ये करा;
• विभाग किंवा कलाकारांकडून व्यवस्थापकासाठी आवश्यक माहिती प्राप्त करा, कर्मचार्यांना त्याच्या सूचनांनुसार कॉल करा;
• व्यवस्थापकाचे दूरध्वनी संभाषण आयोजित करणे, टेलिफोन संदेश प्राप्त करणे आणि प्रसारित करणे, ट्रान्सीव्हर उपकरणांवरील माहिती, प्राप्त संदेश रेकॉर्ड करणे आणि त्यांची सामग्री व्यवस्थापकांच्या लक्षात आणणे;
• व्यवस्थापकाद्वारे आयोजित मीटिंग आणि कॉन्फरन्स तयार करण्याचे काम करा, मिनिटे ठेवा आणि काढा;
• प्रदान कामाची जागाकार्यालयीन पुरवठा, संस्थात्मक उपकरणे असलेले व्यवस्थापक, त्याच्यासाठी अनुकूल परिस्थिती निर्माण करतात कार्यक्षम काम;
• पर्यवेक्षकाच्या निर्देशानुसार विविध साहित्य मुद्रित करा: वापरा आधुनिक दृश्येकार्यालय उपकरणे;
• कार्यालयीन काम करा; स्वीकारा, व्यवस्थापकाकडून मिळालेली माहिती व्यवस्थित करा, अंमलबजावणीसाठी पाठवा, अंतिम मुदत नियंत्रित करा;
• व्यवस्थापकाच्या स्वाक्षरीसाठी कागदपत्रे आणि कामगारांची वैयक्तिक विधाने स्वीकारणे;
• अभ्यागतांचे स्वागत आयोजित करणे, लक्ष देणे आणि विनंत्या आणि प्रस्तावांचा त्वरित विचार करणे सुलभ करणे;
• मंजूर नामांकनानुसार फाइल्स तयार करा, त्यांची सुरक्षितता सुनिश्चित करा आणि मुदतसंग्रहण

पीसी कीबोर्ड कौशल्य प्रशिक्षण 102 तास

सचिवीय काम 102 तास

यशस्वी व्यवसायाचा एक आवश्यक घटक

सॉफ्टवेअर पॅकेज "ऑफिस मॅनेजमेंट 3.0" हे GOST R 6.30-2003 नुसार एंटरप्राइझमध्ये मानक कार्यालयीन कार्य प्रक्रिया स्वयंचलित करण्यासाठी डिझाइन केलेले आहे. "युनिफाइड डॉक्युमेंटेशन सिस्टम. दस्तऐवज तयार करण्यासाठी आवश्यकता", तसेच GOST R 51141-98 “ऑफिस वर्क आणि संग्रहण”. प्रोग्राम GOST R51141-98 नुसार अटी आणि व्याख्या वापरतो.

हा प्रोग्राम आधुनिक डेटाबेस प्लॅटफॉर्म MS SQL Server 2005 वर चालतो आणि त्याची कार्यक्षमता आणि स्केलेबिलिटीचा जास्तीत जास्त वापर करतो.

आम्ही निवडलेले विकास तंत्रज्ञान आम्हाला परवाने खरेदी करण्यासाठी आणि संगणक अपग्रेड करण्यासाठी अतिरिक्त खर्च टाळण्यास अनुमती देते. तुमच्याकडे असलेला PC पुरेसा आहे, उदाहरणार्थ, Pentium IV प्रोसेसर आणि 256 MB RAM. सर्व कार्यालयीन कार्य प्रक्रिया स्थानिक नेटवर्कवर आणि एका लिपिकाच्या संगणकावर दोन्ही आयोजित केल्या जाऊ शकतात.

कॉम्प्लेक्स अंतर्ज्ञानी इंटरफेस वापरून डिझाइन केले आहे आणि कर्मचार्यांना विशेष प्रशिक्षण आवश्यक नाही. आमच्या अनुभवावर आधारित, सरासरी, अननुभवी पीसी वापरकर्ता शिकतो स्वतंत्र कामसुमारे 1 तासात कार्यक्रमासह.

रेकॉर्ड ठेवण्याच्या मुख्य कार्याबरोबरच, कार्यक्रम व्यवस्थापनाकडून सूचना आणि आदेश पार पाडण्यासाठी आणि कार्यप्रदर्शन शिस्त सुधारण्यासाठी सामूहिक कार्य आयोजित करण्यासाठी भरपूर संधी प्रदान करतो. अशा प्रकारे, साध्या कार्यालयीन कामापासून ते निर्मितीच्या पातळीवर जाणे आणि निष्पादकांना सूचना स्वयंचलितपणे पाठवणे आणि त्यांच्या अंमलबजावणीचे नियंत्रण सुनिश्चित करणे शक्य आहे.

अनुप्रयोग घटक "टेम्प्लेट्स आणि STP"सॉफ्टवेअर पॅकेज "ऑफिस मॅनेजमेंट 3.0" संस्थेमध्ये मंजूर केलेल्या एकसमान दस्तऐवज फॉर्मसह कलाकारांचे कार्य आयोजित करण्यासाठी तसेच उत्पादन आणि व्यवस्थापन प्रक्रिया आयोजित आणि आयोजित करण्याची प्रक्रिया निर्धारित करणाऱ्या व्यावहारिक क्रियाकलाप एंटरप्राइझ मानकांमध्ये (एसटीपी) वापरण्यासाठी डिझाइन केले आहे. .

लिपिकासह, सहाय्यक आणि सहाय्यक संचालक, सामान्य कार्यालयातील कर्मचारी या कार्यक्रमाचा यशस्वीपणे वापर करू शकतात. संचालक आणि सचिवालय. अतिरिक्त घटक "संदर्भ सचिव"तुम्हाला मीटिंग्ज, डायरेक्टरचे वेळापत्रक, मीटिंग ॲक्टिव्हिटीजच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण ठेवण्यासाठी, सेक्रेटरीची सध्याची कामे रेकॉर्ड करण्याची परवानगी देते.

मुख्य लेखा वस्तू "ऑफिस वर्क 3.0"

प्रोग्राममधील मुख्य लेखांकन ऑब्जेक्ट्स आहेत:

• येणारी कागदपत्रे
• आउटगोइंग दस्तऐवज
• आदेश
• आदेश

अतिरिक्त (घटक "सचिव-संदर्भ")

सहाय्यक सेवा

सिस्टममध्ये वापरकर्त्यांच्या 4 श्रेणी आहेत:

सॉफ्टवेअर पॅकेज "ऑफिस मॅनेजमेंट 3.0" चे फायदे

• कमी वेळेत आणि सह कार्यालयीन काम ऑटोमेशन किमान खर्च;
• कार्यकारी शिस्त मजबूत करण्यासाठी आणि सूचना आणि आदेशांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण ठेवण्यासाठी कार्यपद्धतींची उपलब्धता;
• कार्यालयीन कामकाजाच्या फंक्शन्सच्या एकाच सॉफ्टवेअर पॅकेजमध्ये उपस्थिती आणि ऑर्डरची अंमलबजावणी करण्याच्या प्रक्रियेचे व्यवस्थापन;
• वर्तमान कार्ड आणि संग्रहण मोठ्या प्रमाणात संचयित करण्याची क्षमता;
• कागदपत्रे शोधण्यात उच्च गती;
• मानक अहवाल फॉर्मची उपलब्धता;
• मालकीची कमी किंमत, कारण कॉम्प्लेक्स प्लॅटफॉर्मवर चालते विनामूल्य आवृत्तीएमएस एसक्यूएल सर्व्हर 2014 डेटाबेस.

सॉफ्टवेअर पॅकेजचे आर्किटेक्चर:

“ऑफिस मॅनेजमेंट 3.0” ही दोन परस्पर जोडलेली ऑटोमेटेड वर्कप्लेस (AWS): AWP “Clerk” आणि AWP “Executor”. खाली त्यांचे मुख्य आहेत कार्यक्षमता:

• शेड्यूलचे सोयीस्कर दृश्य (दररोज, आठवडा, महिना);
• बैठकांचे वेळापत्रक;
• निर्णय आणि सूचनांच्या अंमलबजावणीच्या प्रगतीचे निरीक्षण करा;
• आवश्यक असल्यास, कोणत्याही मीटिंगचे मिनिटे आणि त्याचा इतिहास पहा (सहभागी, प्रश्न, स्पीकर दर्शविणारे कार्ड);
• पत्रव्यवहार पहा.

मूलभूत किटमध्ये सर्व्हरचा भाग आणि 3 क्लायंट परवाने समाविष्ट आहेत.

सॉफ्टवेअर पॅकेजचे कार्य आयोजित केले जाऊ शकते:

• अनेक डझन वापरकर्त्यांसह स्थानिक नेटवर्कवर
• एका संगणकावर (उदाहरणार्थ, कारकून)

महत्त्वाचे:

सॉफ्टवेअर पॅकेजच्या विकसकांना "व्यावहारिकता आणि प्रवेशयोग्यता" च्या तत्त्वाद्वारे मार्गदर्शन केले गेले होते, म्हणून ते अंतर्ज्ञानी इंटरफेस वापरून बनवले गेले आहे आणि कर्मचार्यांना विशेष प्रशिक्षण आवश्यक नाही- आमच्या अनुभवावर आधारित, एक सामान्य अननुभवी पीसी वापरकर्ता प्रोग्रामसह स्वतंत्रपणे कार्य करण्यास शिकतो 1 तासात. ग्राहकांसाठी कायमस्वरूपी हॉटलाइन आहे. याव्यतिरिक्त, किटमध्ये स्पष्ट आणि सर्वसमावेशक वापरकर्ता सूचना समाविष्ट आहेत.

पीसी यूजर्स क्लब "ऑफिस मॅनेजमेंट 3.0"

• ओजेएससी "दुग्धजन्य वनस्पती "युझ्नो-सखालिंस्की"
• न्याय मंत्रालयाचा विभाग रशियाचे संघराज्यबाशकोर्तोस्तान प्रजासत्ताकसाठी
• नियंत्रण फेडरल सेवाओरिओल प्रदेशातील पर्यावरण व्यवस्थापन (रोस्प्रीरोडनाडझोर) क्षेत्रातील पर्यवेक्षणासाठी
• बंद जॉइंट-स्टॉक कंपनी"Urengoyhydromechanization"
• "नोवोसिबिर्स्कची MUP ऊर्जा"
• रशियाचे कृषी-औद्योगिक संघ
• LLC SoyuzMash ऑफ रशिया
• नियंत्रण नागरी सेवा Adygea प्रजासत्ताक लोकसंख्या रोजगार
• "चकालोव्ह शिपयार्ड्स"
• MU "Labytnangi शहर प्रशासनाचा वित्त विभाग" (75 वापरकर्ते)
• ओजेएससी "व्होल्झस्की इलेक्ट्रोमेकॅनिकल प्लांट"
• "रशियन फेडरेशनच्या फेडरल सिक्युरिटी सर्व्हिसचे फर्स्ट बॉर्डर कॅडेट कॉर्प्स
• FGU "सुदूर पूर्व OUMT आणि रशियाच्या अंतर्गत व्यवहार मंत्रालयाची सशस्त्र सेना"
• वोल्गोग्राड प्रदेशासाठी UBEP GUVD.
• StroyAtlant LLC
• व्यवस्थापन कंपनी "कलमनेफ्ट"
• "उरेंजो"
• CIS सदस्य राज्यांच्या आंतरसंसदीय असेंब्लीच्या परिषदेचे सचिवालय
• रशियन बँकांची संघटना
• "यमल मल्टीडिसिप्लिनरी कॉलेज"
• "निझनेकमस्क ऍग्रो-इंडस्ट्रियल कॉलेज"
• म्युनिसिपल एंटरप्राइझ "Vsevolozhsk इलेक्ट्रिक नेटवर्क्स एंटरप्राइझ"
• लोकसंख्या प्रशासनाचा कामगार आणि सामाजिक संरक्षण विभाग नगरपालिकासालेखर्ड शहर
• FGOU SPO "एकटेरिनबर्ग कॉलेज ऑफ इकॉनॉमिक्स अँड टेक्नॉलॉजी"
• गॅझप्रोमाव्हिया
• कंपन्यांचा समूह "स्टोमस"
• LLC "NTMK-Energo"
• GDOU बालवाडी №68
• आणि इतर...

आज माहिती वेळेवर आणि जलद प्रवेश आहे एक आवश्यक अटएंटरप्राइजेस आणि संस्थांना तोंड देत असलेल्या समस्यांच्या संपूर्ण श्रेणीचे यशस्वीरित्या निराकरण करणे. म्हणून, दस्तऐवज निर्मितीची कार्यक्षमता आणि गुणवत्ता, संदर्भ आणि माहिती सेवेचे सुरळीत कार्य, स्टोरेजची स्पष्ट संघटना, कागदपत्रांचा शोध आणि वापर यासारख्या घटकांचा थेट व्यवस्थापनाच्या गुणवत्तेवर आणि परिणामी, एंटरप्राइझच्या आर्थिक कार्यक्षमतेवर परिणाम होतो. संपूर्ण.

कर्मचाऱ्यांची उत्पादकता आणि संस्थात्मक कार्यक्षमता वाढवण्याचा एक मुख्य मार्ग म्हणजे आवश्यक माहिती शोधण्यात आणि व्यावसायिक दस्तऐवज प्रक्रिया प्रक्रियेचा भाग म्हणून काही क्रिया करण्यात अनुत्पादकपणे खर्च होणारा वेळ कमी करणे.

संस्था आणि उपक्रमांचे व्यवस्थापन खालील प्रक्रियांवर आधारित आहे:

• माहिती प्राप्त करणे आणि त्यावर प्रक्रिया करणे;
• विश्लेषण, तयारी आणि निर्णय घेणे;
• निर्णयांची अंमलबजावणी;
• घेतलेल्या निर्णयांचे लेखांकन आणि नियंत्रण.

कार्यालयीन कामकाज आणि दस्तऐवज प्रवाहाची प्रक्रिया प्रामुख्याने माहितीपट प्रतिबिंब आणि व्यवस्थापन प्रक्रियांचे समर्थन म्हणून मानली जाते. व्यवस्थापन दस्तऐवजीकरण ऑटोमेशन सॉफ्टवेअर सिस्टमशी संबंधित तीन मुख्य कार्ये समाविष्ट करते:

• दस्तऐवजीकरण (समर्थन आणि रेकॉर्डिंग दस्तऐवजांची निर्मिती व्यवस्थापन क्रियाकलाप, म्हणजे त्यांची तयारी, रचना, समन्वय आणि उत्पादन);
• दस्तऐवज प्रवाहाची संघटना (हालचाल, शोध, संचयन आणि कागदपत्रांचा वापर सुनिश्चित करणे);
• दस्तऐवजांच्या संग्रहण संग्रहाचे पद्धतशीरीकरण (संस्थेमध्ये तयार केलेली माहिती संग्रहित करण्यासाठी नियमांची व्याख्या, त्याचा शोध आणि व्यवस्थापन निर्णय आणि व्यवसाय प्रक्रियेस समर्थन देण्यासाठी वापर).

दस्तऐवजीकरण व्यवस्थापनाच्या या समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी, डेलोप्रो माहिती प्रणाली विकसित केली गेली आहे. DeloPro प्रणाली घरगुती कार्यालयीन कामाचे पारंपारिक मॉडेल स्वयंचलित करण्यासाठी डिझाइन केले आहे. हे एंटरप्राइझमधील दस्तऐवजांच्या संपूर्ण संचाच्या हालचाली आणि अंमलबजावणीचे चरण-दर-चरण नियंत्रण प्रदान करते, त्याचे संरचनात्मक विभाग आणि सर्व टप्प्यांवर शाखा. जीवन चक्रदस्तऐवज: रिसेप्शन किंवा निर्मिती पासून संग्रहण किंवा विनाश हस्तांतरित करण्यासाठी.

सिस्टम तंत्रज्ञानास समर्थन देते जे पारंपारिकपणे रशियन उपक्रमांमध्ये स्थापित केलेल्या ऑफिस वर्क तंत्रज्ञानाशी पूर्णपणे सुसंगत आहे. हे नुसार विकसित केले गेले " मानक सूचनारशियन फेडरेशनच्या मंत्रालये आणि विभागांमधील कार्यालयीन कामावर" आणि इतर नियामक दस्तऐवजक्रियाकलाप या क्षेत्राचे नियमन. परिणामी, एक प्रणाली तयार केली गेली जी शक्य असल्यास, पारंपारिक देशांतर्गत तंत्रज्ञानाच्या संस्था आणि गुणधर्मांचे पुनरुत्पादन करते आणि पूर्णपणे अनुपालन करते. नियामक आवश्यकतादस्तऐवज नोंदणी, वितरण, अंमलबजावणी नियंत्रण इ.

DeloPro प्रणाली सर्वाधिक वापरते आधुनिक तंत्रज्ञानकागदपत्रांसह कार्य करणे. क्लायंट-सर्व्हर तंत्रज्ञानावर तयार केलेली, प्रणाली कॉर्पोरेट दस्तऐवज प्रवाहाच्या वितरित संस्थेला समर्थन देते. संस्थेद्वारे दस्तऐवजांचे पास व्यवस्थापित करण्यासाठी आणि दस्तऐवजांवर काम करताना वापरकर्त्यांची भूमिका कार्ये निर्धारित करण्यासाठी सिस्टम कार्य प्रगती व्यवस्थापन यंत्रणा लागू करते. दस्तऐवज व्यवस्थापन कार्ये (स्टोरेज, शोध इ.) वापरून अंमलात आणली जातात आधुनिक प्रणालीएंटरप्राइझ-स्केल डेटाबेस व्यवस्थापन. प्रणाली ई-मेल वापरून दस्तऐवजांच्या देवाणघेवाणीला देखील समर्थन देते, ज्यामुळे भौगोलिकदृष्ट्या वितरित दस्तऐवज व्यवस्थापन संरचना तयार करणे शक्य होते.

प्रणाली वापरासाठी तयार आहे. सिस्टम चालू करण्यासाठी प्रोग्रामिंगची आवश्यकता नाही. संगणक नेटवर्कवर ते स्थापित करणे, संस्थेच्या संरचनेचे आणि कार्यालयीन कामाचे स्वीकृत नियमांचे वर्णन करणारे पॅरामीटर्स प्रविष्ट करणे आणि कर्मचारी प्रशिक्षण घेणे पुरेसे आहे. अशा प्रकारे, सिस्टमला तयार कार्यालय तंत्रज्ञान मानले जाऊ शकते.

संक्षिप्त उत्पादन वर्णन

डेलोप्रो सिस्टमसाठी ऑटोमेशनचा मुख्य उद्देश म्हणजे कार्यालयीन कामकाजाच्या नोंदणी आणि नियंत्रण कार्यांशी संबंधित माहिती प्रवाह. परिणामी, सिस्टम डेटाबेसमधील मुख्य स्टोरेज युनिट दस्तऐवज नोंदणी कार्ड आहे - पारंपारिक नोंदणी आणि नियंत्रण कार्डचे इलेक्ट्रॉनिक ॲनालॉग. पारंपारिक दस्तऐवज प्रवाहाच्या सादृश्याने दस्तऐवज नोंदणी कार्ड संग्रहित करणाऱ्या डेटाबेसलाच कार्ड इंडेक्स म्हणतात.

सिस्टमची कार्यक्षमता दस्तऐवज अंमलबजावणीच्या सर्व टप्प्यांवर नोंदणी कार्ड राखण्यास समर्थन देते आणि प्रदान करते पुढील ऑर्डरकार्ये:

• दस्तऐवजाची नोंदणी (दस्तऐवजासाठी नोंदणी कार्डची संस्था);
• व्यवस्थापकाकडे कागदपत्रांचे हस्तांतरण (अहवाल);
• व्यवस्थापकाद्वारे कागदपत्रांचे पुनरावलोकन (रिझोल्यूशन);
• रेझोल्यूशनमधून माहिती (एक्झिक्युटर्सची नावे, अंमलबजावणीची अंतिम मुदत) नोंदणी कार्डमध्ये प्रविष्ट करणे;
• कंत्राटदाराकडे कागदपत्रांचे हस्तांतरण;
• कागदपत्रांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण;
• दस्तऐवजाची अंमलबजावणी;
• वापरासाठी कागदपत्र लिहून काढणे.

तथापि, ऑफिस वर्क फंक्शन्स स्वयंचलित करण्यावर लक्ष केंद्रित करण्याचा अर्थ असा नाही की दस्तऐवजांसह थेट कार्य करण्यासाठी सिस्टमचा वापर केला जाऊ शकत नाही: प्रत्येक नोंदणी कार्डवर अमर्यादित फायली संलग्न केल्या जाऊ शकतात, दस्तऐवजाची इलेक्ट्रॉनिक आवृत्ती तयार करतात. या प्रकरणात, फायली केवळ मजकूरच नाही तर इतर कोणतेही स्वरूप (उदाहरणार्थ: ग्राफिक, ऑडिओ, व्हिडिओ इ.) ऑपरेटिंग सिस्टमद्वारे समर्थित आणि कोणत्याही Windows अनुप्रयोग वापरून तयार केलेल्या असू शकतात. जेव्हा वापरकर्ता दस्तऐवज उघडतो, तेव्हा संबंधित अनुप्रयोगास एकात्मिक कॉल केला जातो.

दस्तऐवज डेटाबेसमध्ये मानक अहवाल आणि क्वेरी तयार करण्यासाठी सिस्टममध्ये तयार केलेली यंत्रणा दस्तऐवजांच्या अंमलबजावणीचे ऑपरेशनल नियंत्रण आणि आवश्यक माहितीसाठी द्रुत शोध करण्यास अनुमती देते.

डेलोप्रो सिस्टमचे वापरकर्ते एंटरप्राइझचे कर्मचारी आहेत ज्यांना सिस्टमसह कार्य करण्याचा अधिकार देण्यात आला आहे. या प्रकरणात, भिन्न वापरकर्त्यांना भिन्न क्षमता प्रदान केल्या जाऊ शकतात. उदाहरणार्थ, एका वापरकर्त्यास दस्तऐवजांची नोंदणी करण्याची परवानगी दिली जाऊ शकते, तर दुसऱ्याला या कार्यांमध्ये प्रवेश नसू शकतो. ही भिन्नता यंत्रणा कार्यात्मक भूमिकाबहु-स्तरीय सानुकूलित मदत प्रणालीच्या संयोजनात वापरकर्ते आपल्याला प्रोग्रामला एखाद्या विशिष्ट संस्थेतील दस्तऐवजांसह कार्य करण्याच्या वैशिष्ट्यांशी लवचिकपणे जुळवून घेण्यास अनुमती देतात.

डेलोप्रो सिस्टम वापरून कार्यालयीन कामकाजाची प्रक्रिया स्वयंचलित करताना, वापरकर्ता कार्यांच्या वितरणासाठी विविध पध्दती लागू केल्या जाऊ शकतात, जे सिस्टम वापरकर्ते म्हणून एंटरप्राइझ कर्मचाऱ्यांच्या वेगवेगळ्या प्रमाणात सहभाग प्रदान करतात. अशाप्रकारे, जर एखाद्या प्रक्रियेची कल्पना केली गेली असेल ज्यामध्ये कलाकार कागदी दस्तऐवजांसह कार्य करत राहतील आणि नोंदणी आणि नियंत्रण कार्ये ऑटोमेशनच्या अधीन असतील, तर सिस्टमचे वापरकर्ते म्हणून मर्यादित संख्येत कर्मचारी सहभागी होऊ शकतात. जर ऑटोमेशनचे उद्दिष्ट पेपरलेस तंत्रज्ञानात संक्रमण असेल, म्हणजे. एक्झिक्युटर्सना केवळ कागदपत्रांच्या इलेक्ट्रॉनिक प्रतींसह काम करण्यासाठी प्रदान केले असल्यास, व्यवस्थापक आणि एक्झिक्युटर्ससह कागदपत्र प्रक्रियेतील सर्व सहभागींनी सिस्टमचे वापरकर्ते बनले पाहिजेत.

ऑफिस ऑटोमेशन आणि दस्तऐवज प्रवाह प्रणाली "डेलोप्रो" ही ​​देशांतर्गत वैशिष्ट्ये आणि नियामक फ्रेमवर्क लक्षात घेऊन विकसित केलेल्या अनेक सॉफ्टवेअर उत्पादनांशी संबंधित आहे आणि विशेषत: अंमलबजावणीसाठी हेतू आहे. घरगुती उद्योग. पुन्हा जोर द्या हे वैशिष्ट्यहे रशिया आणि परदेशात कार्यालयीन कामकाजाचे पारंपारिक नियम एकमेकांपासून लक्षणीय भिन्न आहेत या वस्तुस्थितीमुळे आहे. आणि, परिणामी, कार्यालयीन कामकाजाच्या क्रियाकलापांना स्वयंचलित करण्याच्या उद्देशाने पाश्चात्य सॉफ्टवेअर प्रणाली अनेकदा थेट वापरल्या जाऊ शकत नाहीत, उदा. वर्कफ्लो योजना आणि कार्यालयीन कामाचे नियम पाश्चात्य मानकांनुसार (समायोजित) न बदलता.

DeloPro ची मुख्य कार्यक्षमता:

• डेटाबेसमध्ये नोंदणी आणि संचयन विविध प्रकारकागदपत्रे;
• दस्तऐवजासाठी सूचना आणि ठराव तयार करणे;
• वर्तमानाशी संबंधित दस्तऐवजांची सूची तयार करणे आणि कनेक्टिव्हिटी सूची वापरून दस्तऐवज शोधणे;
• ठराव आणि सूचना नियंत्रणात ठेवणे;
• जटिल दस्तऐवज शोध निकष सेट करण्याच्या क्षमतेसह नोंदणी आणि नियंत्रण फाइल्सची देखभाल करणे, तयार करणे स्वतःच्या प्रजातीअहवाल इ.;
• संस्थात्मक युनिट्स (स्थानिक नेटवर्कद्वारे) आणि इतर संस्थांना (मार्गे) दस्तऐवज पाठवणे आणि प्राप्त करणे ई-मेल);
• कॅलेंडर वर्षाच्या शेवटी दस्तऐवजांचे संग्रहण तयार करणे;
• प्रत्येक वापरकर्त्यासाठी दस्तऐवजांवर प्रवेश, संपादन आणि इतर क्रिया करण्यासाठी परवानग्या सेट करणे.

आपल्याला आवश्यक असलेली प्रणाली ऑपरेट करण्यासाठी:

• i486 प्रोसेसर किंवा उच्च असलेला संगणक, रॅमकिमान 8 MB आणि मोकळी जागातुमच्या हार्ड ड्राइव्हवर किमान 4 MB.
• ऑपरेटिंग रूम विंडोज सिस्टम 95/98/मी/NT/2000/XP.
• SQL सर्व्हर FireBird 1.5.
• रिपोर्टिंग आउटपुट फॉर्म मिळविण्यासाठी, वापरकर्त्याच्या संगणकावर RTF फॉरमॅटला सपोर्ट करणारा कोणताही मजकूर संपादक असणे आवश्यक आहे (MS Word 6.0 किंवा उच्च ची शिफारस केली जाते).