Pracovní sešity v rozpočtové instituci. Účetnictví pracovní evidence: co je důležité pro účetní a personalistu vědět. Vystavení formuláře zaměstnanci bez praxe nebo přílohy k němu

Obchodní transakce zahrnující pořízení a odepsání formulářů a příloh v nich podléhají odrazu v účetních záznamech organizace.

Postup účtování těchto tiskopisů není v současné době zákonem stanoven. V různé roky Ministerstvo financí k této problematice opakovaně vydalo upřesnění, která se navzájem protiřečila současným předpisům a více poplatníkům uváděla v omyl, než ve skutečnosti pomáhala vést evidenci správně.

V důsledku toho dnes existují 2 možnosti účetních formulářů: pracovní záznamy:

• jako majetek prodaný zaměstnancům podniku;
• jako výdaje zaměstnavatele.

Organizace si způsob účtování formulářů určuje samostatně a zakotvuje ho ve svých účetních zásadách.

Pracovní kniha je aktivem organizace

1) Jako produkt k dalšímu prodeji pomocí účtu 41

Ministerstvo financí považuje tento účetní postup v dopise ze dne 19. května 2017 č. 03-03-06/1/30818.

Je třeba poznamenat, že většina odborníků s tímto názorem úředníků zásadně nesouhlasí, protože:

• zboží je majetkem, který je prodáván v rámci smluvních vztahů podle vůle stran a k převodu sešitu dochází z důvodu požadavků zákoníku práce Ruské federace a zaměstnavatel se této povinnosti nemůže sám vyhnout svobodná vůle;
• prodej formulářů provádí výhradně Sdružení GOZNAK nebo jeho pověření zástupci nemají právo prodávat formuláře;
• zaměstnavatel účtuje zaměstnanci poplatek za tiskopis ve stejné výši, která byla předtím uhrazena oficiálnímu dodavateli, t.j. vynaložené náklady jsou skutečně hrazeny a taková operace není uznána jako prodej.

2) Jak na materiály pomocí počítání 10

V tomto případě jsou formuláře zahrnuty jako materiály používané pro potřeby řízení podniku. Tento účetní postup je považován za správnější.

Vzhledem k tomu, že náklady na nákup tiskopisů jsou ekonomicky oprávněné, jsou uznány jako náklady při výpočtu daně z příjmu (dopis Federální daňové služby ze dne 23. června 2015 č. GD-4-3/10833@).

Prostředky přijaté od zaměstnanců při platbě za tiskopisy jsou považovány za příjem organizace (dopis Federální daňové služby ze dne 26. září 2007 č. 07-05-06/242) a jsou rovněž zohledněny jako součást základu daně z příjmů daň.

Poznámka: společnosti používající , nebudou moci zahrnout náklady na zakoupené formuláře do nákladů při výpočtu jednotné daně, protože tyto náklady nejsou zahrnuty v uzavřeném seznamu uvedeném v odstavci 1 čl. 346.16 Daňový řád Ruské federace.

Zároveň se doporučuje zahrnout přijaté prostředky za tiskopisy od zaměstnanců do neprovozních příjmů, aby se předešlo nárokům ze strany finančních úřadů.

Předání formuláře sešitu nebo přílohy k němu zaměstnanci podléhá DPH (pokud je plátcem této daně zaměstnavatel) a částka DPH dříve předložená prodejcem tiskopisů podléhá odpočtu, pokud existuje je správně vyplněná primární dokumentace.

Poznámka:

V současné době existují rozhodnutí Nejvyššího rozhodčího soudu s kladnými rozhodnutími ve prospěch daňových poplatníků (FAS Severozápadní okres ze dne 01.10.2003 č. A26-5317/02-28, 02.03.2007 č. A56-44214/2006), potvrzující následující postavení: vydávání pracovních formulářů zaměstnancům. knihy, zaměstnavatel nesleduje dosažení zisku, ale plnění povinností uložených legislativními akty. Proto takové operace nejsou podnikatelská činnost a nejsou plátci DPH.

Nakoupené pracovní formuláře a přílohy k nim, uložené v organizaci, se účtují na podrozvahovém účtu 006 jako formuláře přísné hlášení.

Poznámka: Formulář (přílohu) sešitu můžete odepsat v den, kdy je zaměstnanci vystaven. V tomto případě by za datum vystavení neměl být považován den propuštění, ale den, kdy byl formulář vystaven na jméno zaměstnance.

Účetní zápisy:

		O nakoupených tiskopisech se účtuje jako o zásobách
		Je zahrnuta DPH uvedená prodejcem formulářů
		Formuláře jsou přijímány k uložení jako BSO
		Náklady na vyplněné formuláře jsou zahrnuty do nákladů
		DPH se účtuje k nákladům na vydané formuláře sešitu (přílohy)
		Pracovní sešity (přílohy) vydané zaměstnancům byly odepsány
		Dluh za vystavené tiskopisy byl uhrazen ze mzdy zaměstnance (úhradu provedl zaměstnanec do pokladny společnosti)

Pokud místní akt organizace stanoví, že náhrada za práci tvoří. knihy a přílohy k nim nejsou zaměstnanci účtovány nebo došlo k mimořádným událostem, v jejichž důsledku je zaměstnavatel povinen vydat tiskopisy zdarma, odpis se provádí pomocí následujících zápisů:

Pokud byl formulář sešitu (příloha) poškozen pracovníkem společnosti při vyplňování, jsou v účetnictví provedeny následující zápisy:

V situacích, kdy poplatek za tiskopis není účtován zaměstnanci, nemá podnik právo zohlednit jako výdaje na daň z příjmu ani náklady na tiskopisy, ani DPH vypočtenou při bezúplatném převodu tiskopisu na zaměstnance. .

Mezi daňovým a účetním účetnictvím tak vzniká rozdíl, který se projevuje jako trvalá daňová povinnost:

Pokud byl navíc formulář převeden bezúplatně, pak je jeho náklad uznán jako naturální příjem zaměstnance a zaměstnavatel jako daňový agent je povinen vypočítat a zadržet (dopis Ministerstva financí ze dne 27. 2008 č. 03-07-11/367).

Poznámka: Na tuto problematiku je jiný pohled, podle kterého se pracovní sešit jako osobní doklad nemůže účastnit občanského oběhu (toto pravidlo platí pro cestovní pas, doklad o vzdělání atd.). Ukazuje se, že při vystavení formuláře na jméno zaměstnance zaměstnavatel ztrácí vlastnická práva, ale zaměstnanec je nenabývá.

Zároveň, protože si zaměstnanec nemůže koupit formulář sám a obejít zaměstnavatele, není možné posoudit přijatý ekonomický prospěch, který by mohl být uznán jako příjem občana, v souladu s daňovým řádem Ruské federace. . Předmět daně z příjmu fyzických osob tedy v tomto případě nevzniká.

Existuje bezpečnější možnost: kvalifikovat bezúplatný převod práce. knihy pro zaměstnance jako dárek. Smlouvu lze uzavřít buď písemně, nebo ústně. Současně příjem ve formě daru v hodnotě až 4 000 rublů. za rok nepodléhá dani z příjmu fyzických osob.

Pracovní kniha je nákladem organizace

V tomto případě jsou stanoviska Ministerstva financí zohledněna v následujících oficiálních vysvětleních:

• dopis ze dne 10. června 2009 č. 03-01-15/6-305;
• dopis ze dne 29. ledna 2008 č. 07-05-06/18 (doporučení auditorským organizacím),

podle kterého zaměstnavatel formuláře nenakupuje za účelem dalšího prodeje, ale vystupuje jako prostředník mezi zaměstnancem a prodejcem formulářů. Zaměstnavatel tedy nevlastní formuláře.

Poskytnutí sešitu (přílohy) zaměstnanci přitom nelze kvalifikovat jako poskytnutí služby.

Proto se navrhuje okamžitě zohlednit náklady na tiskopisy v rámci ostatních výdajů a přijaté náhrady za tiskopisy od zaměstnanců by měly být zahrnuty do ostatních příjmů.

Následně budou do účetních záznamů organizace provedeny následující záznamy:

		Formuláře byly přijaty na podrozvahový účet jako BSO
		Náklady na formuláře jsou akceptovány jako náklady
		DPH zohledněna
		Formuláře vystavené zaměstnancům odepsané
		Náklady na formuláře jsou zohledněny a podléhají úhradě zaměstnanci společnosti
		K nákladům na vystavené formuláře se účtuje DPH
		Dluh za vystavené tiskopisy byl uhrazen ze mzdy zaměstnance (platbu provádí zaměstnanec do pokladny organizace)

Související příspěvky
• Je možné mít dva pracovní sešity současně?
• Potvrzení o příjmu sešitu

Je rozpočtová instituce při vydávání sešitů zaměstnancům povinna zadržet náklady na sešity, které byly dříve pořízeny z prostředků z činností vytvářejících příjem? Je možné tento náklad odečíst z platů zaměstnanců? Pokud ano, pak podle jakého článku KOSGU by měly být příjmy časově rozlišovány? Jak by se tyto transakce měly promítnout do účetnictví? Jak se tyto transakce odrážejí v daňovém účetnictví?

K problematice účtování sešitu

V souladu s požadavky čl. 65 zákoníku práce Ruské federace, když zaměstnanec poprvé uzavře pracovní smlouvu, zaměstnavatel mu vydá pracovní knihu. V tomto případě se vydání sešitu zaměstnanci provádí za poplatek, jehož výše je určena výší nákladů na jeho pořízení (článek 47 pravidel schválených nařízením vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 N 225 „O sešitech“ (dále - Pravidla N 225)).
Při určování „povinného“ výběru tohoto poplatku je však třeba vzít v úvahu, že:
- vydání sešitu za úplatu stanovenou ust. 47 Řádu č. 225 je právem zaměstnavatele (viz Rozhodnutí nejvyšší soud RF ze dne 19. června 2007 N GKPI07-564), a nikoli jeho odpovědnost;
- zaměstnavatel má právo přijímat místní předpisy, včetně těch, které zlepšují situaci zaměstnanců (článek 8 zákoníku práce Ruské federace, článek 57 zákoníku práce Ruské federace).
Rozhodnutí o nutnosti zpoplatnění zaměstnance za vystavení sešitu je tedy dle našeho názoru v kompetenci zaměstnavatele.

Daňové důsledky účtování (neúčtování) poplatků za pracovní knihu

Řekněme, že pracovní sešit vydává zaměstnavatel za poplatek.
Pro daňové účely je taková operace uznána jako prodej zboží, a proto je v souladu s čl. 146 daňového řádu Ruské federace podléhá DPH (viz také dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 06.08.2009 N 03-07-11/199, ze dne 27.11.2008 N 03-07-11/367, ze dne 07.10.2008 N 03-03-06/ 4/67) se sazbou 18 % (ustanovení 3 článku 164 daňového řádu Ruské federace).
Instituce má samozřejmě právo přijmout k odpočtu částku daně předloženou prodávajícím (výrobcem) formulářů pracovních záznamů (ustanovení 1 článku 172 daňového řádu Ruské federace). Instituce to však bude moci bez následků učinit pouze v případě, že si pracovní sešity pořídí za prostředky z činností vytvářejících příjmy. Pokud totiž instituce nakoupí pracovní sešity s využitím dotací poskytovaných federálním rozpočtem, povede přijetí „vstupní“ DPH pro odpočet (náhradu) k opakovanému vrácení daně z federálního rozpočtu (viz dopis ministerstva financí ze dne Rusko ze dne 26. ledna 2012 N 03-07-11/ 20).
DPH v druhém případě určí instituce jako rozdíl mezi cenou prodávané nemovitosti s přihlédnutím k dani a náklady na prodávanou nemovitost (článek 3 článku 154 daňového řádu Ruské federace ).
Kromě toho platba, kterou instituce obdrží od zaměstnance za vydaný sešit, je příjmem pro účely zdanění daně ze zisku právnických osob (klauzule 1, doložka 1, článek 248, článek 249 daňového řádu Ruské federace; viz. také dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 7. října 2008 N 03 -03-06/4/67).
Připomeňme, že zisk se uznává jako přijatý příjem snížený o částku vynaložených nákladů (článek 247 daňového řádu Ruské federace). Navíc v souladu s odstavcem 1 čl. 252 daňového řádu Ruské federace bude přijímání výdajů institucí na nákup formulářů sešitů pro účely daně ze zisku legální za předpokladu, že jsou vyrobeny z prostředků z činností vytvářejících příjem. V důsledku toho, pokud byl nákup pracovních sešitů proveden na úkor dotací přidělených instituci, pak tyto výdaje nejsou akceptovány jako snížení příjmů podléhajících zdanění.
Vezměte prosím na vědomí: v odborné komunitě existuje také postoj, podle kterého peníze přijaté od zaměstnance nejsou příjmem, ale náhradou nákladů na nákup knihy, protože poplatek účtovaný zaměstnanci za jemu vydaný sešit je stejný na náklady na jeho pořízení, proto nelze poskytnutí sešitů a příloh k nim považovat za prodej zboží (článek 1 článku 39 daňového řádu Ruské federace).
Toto stanovisko podporují i ​​soudci (viz zejména rozhodnutí Federální antimonopolní služby Severozápadního distriktu ze dne 3. 2. 2007 ve věci A56-44214/2006, ze dne 10. 1. 2003 sp. č. A26-5317/02-28).
S ohledem na nevýznamnost výše daní uvalených na předmětné transakce však nepovažujeme za vhodné se tohoto stanoviska držet a hájit jej u soudu.
Účtování poplatku od zaměstnance při vystavení sešitu má tedy určité „daňové důsledky“. To ale ještě není důvod považovat rozhodnutí vydávat sešity zaměstnancům zdarma za optimální. „Daňové důsledky“ totiž pro instituci vzniknou i v případě bezúplatného vydání.
Za prvé, bezúplatný převod zboží pro účely DPH je ekvivalentní prodeji (ustanovení 1, doložka 1, článek 146 daňového řádu Ruské federace, dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 27. listopadu 2008 N 03-07- 11/367). V tomto případě bude muset instituce zaplatit daň z vlastních prostředků.
Za druhé, bezúplatný převod sešitu na zaměstnance bude mít za následek, že zaměstnanec obdrží naturální příjem podléhající dani z příjmu fyzických osob (viz dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 27. listopadu 2008 N 03-07-11/367 ).
Pracovní sešit lze samozřejmě darovat zaměstnanci na základě darovací smlouvy a vzhledem k jeho nízké hodnotě nebudou odpovídající příjmy zaměstnance podléhat dani z příjmů fyzických osob v souladu s ust. 28 čl. 217 daňového řádu Ruské federace (viz např. dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 6. 1. 2010 N 03-04-06/6-106). Takový „dar“ instituci však bude nutné doložit (přítomnost objednávky, dohody atd.).

Účetnictví

Jak vidíte, v závislosti na zvolené možnosti vydání sešitu zaměstnanci (za poplatek, zdarma) a zdroji nákladů na nákup sešitu se budou účetní záznamy v záznamech instituce lišit.
Uvažujme příklad reflektování provozu vydání sešitu zaměstnanci za úplatu za předpokladu, že formulář sešitu byl dříve zakoupen institucí s využitím dotací na realizaci vládního úkolu.
Podle ustanovení „Pokynů...“, schváleného nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 16. prosince 2010 N 174n, mohou být v účetních záznamech instituce zohledněny následující položky:
1. Pokles se projeví na podrozvahovém účtu 03 „Přísné výkazy“
- na základě žádosti zaměstnance byla vydána pracovní kniha;
2. Debet 2 205 31 560 Kredit 2 401 10 130*(1)
- příjem se časově rozlišuje ve výši přijaté platby za sešit;
3. Debet 2 201 34 510 Kredit 2 205 31 660
- platba za sešit byla přijata na pokladně;
4. Debet 2 210 03 560 Kredit 2 201 34 610
- finanční prostředky byly uloženy na osobní účet instituce u federálního ministerstva financí;
5. Debet 2 201 11 510 Kredit 2 210 03 660
- peněžní prostředky byly připsány na osobní účet instituce a zároveň se navýšení projevilo na podrozvahovém účtu 17;
6. Debet 2 401 10 130 Kredit 2 303 04 730
- účtovaná DPH;
7. Debet 2 303 04 830 Kredit 2 201 11 610
- daň se převede do rozpočtu, zároveň se na podrozvahovém účtu 17 promítne úbytek.

Připravená odpověď:
Expert právního poradenství GARANT
Státní rada Ruské federace 3. třídy Semenyuk Alexander

Odpověď prošla kontrolou kvality

Materiál byl zpracován na základě individuální písemné konzultace poskytnuté v rámci služby Právní poradenství.

*(1) Podle našeho názoru by se poplatek za sešit instituce měl promítnout do článku 130 „Příjmy z poskytování placené služby(pracuje)" KOSGU.
O tuto pozici se dělí zejména jednotliví hlavní správci rozpočtových příjmů:
- bod 1 přílohy č. 2 příkazu Ministerstva spravedlnosti Ruska ze dne 28. dubna 2012 č. 67;
- Příloha č. 1 k příkazu Ministerstva kultury Ruska ze dne 26. června 2012 č. 659;
- bod 6 Přílohy č. 3 k příkazu Rostechnadzor ze dne 31. srpna 2012 č. 482;
- bod 7 dodatku č. 1 k příkazu Spolkového úřadu pro leteckou dopravu ze dne 27. srpna 2012 č. 574.
Podobný názor zastávali v minulých letech i odborníci z autorizovaných orgánů:
- dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 29. prosince 2006 N 02-14-10a/4060;
- dopis federálního ministerstva financí ze dne 18. května 2005 N 42-2.2-06/63.

"Poradce v oblasti vzdělávání", 2009, N 5

Pracovní sešit je hlavním dokumentem o pracovní činnost a pracovní zkušenosti zaměstnance. Zaměstnavatelé jsou povinni vést pracovní knihu pro každého, kdo pracoval déle než pět dní, pokud je pro něj práce v této organizaci hlavní (část 2 článku 66 zákoníku práce Ruské federace).

Formy sešitů a přílohy k nim jsou bezpečné tiskové produkty. Vyhláška Ministerstva financí Ruska ze dne 22. prosince 2003 N 117n schválila vzorky sešitu a přílohy v něm, jakož i postup pro jejich poskytování zaměstnavatelům. Distributoři - právnické osoby a jednotliví podnikatelé - mohou poskytnout bezpečnost, pokud budou splněny požadavky stanovené sdružením Goznak ruského ministerstva financí. Zaměstnavatelům jsou tyto dokumenty poskytovány za úplatu v souladu se smlouvou.

Poznámka! Veškeré nákupy pro státní nebo obecní potřeby na úkor rozpočtových a mimorozpočtových zdrojů financování podléhají federálnímu zákonu ze dne 21. července 2005 N 94-FZ „O zadávání zakázek na dodávky zboží, provádění prací, poskytování služby pro státní a komunální potřeby“.

Pravidla pro vedení, evidenci a ukládání sešitů jsou obsažena v nařízení vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 N 225 „O sešitech“ (dále jen Pravidla).

Za účelem zaznamenávání sešitů, jakož i formulářů a příloh sešitů do nich instituce vede:

• kniha příjmů a výdajů pro účtování tiskopisů sešitů a příloh v ní;
• kniha účetnictví o pohybu pracovních knih a příloh v nich.

Formuláře knihy příjmů a výdajů a knihy účtování pohybu pracovních knih a příloh v nich jsou uvedeny v přílohách N N 2 a 3 k usnesení Ministerstva práce Ruska ze dne 10. října 2003 N 69 „Dne schválení Pokynů k vyplňování sešitů.“

Do knihy příjmů a výdajů pro účtování tiskopisů sešitu a vložky v ní, kterou vede účetní oddělení instituce, se zapisují informace o všech operacích souvisejících s příjmem a výdejem tiskopisů sešitu a vložky v něm. s uvedením série a čísla každého formuláře. V knize účtování pohybu pracovních knih a příloh v nich, kterou vede personální služba nebo jiné oddělení instituce, která zpracovává přijímání a propouštění pracovníků, jsou evidovány všechny pracovní knihy přijaté od zaměstnanců při nástupu, as i řady a počty vydaných sešitů a příloh přijatých zaměstnanců, kteří nemají délka služby.

Obě knihy musí být očíslovány, zašněrovány, ověřeny podpisem vedoucího instituce a také zapečetěny voskovou pečetí nebo zapečetěny (článek 41 Pravidel).

Formuláře sešitů a přílohy v nich jsou uloženy v organizaci jako dokumenty s přísnou odpovědností a jsou vydávány na žádost osoby odpovědné za jejich vedení, která je povinna na konci každého měsíce předložit účetnímu oddělení organizaci zprávu o dostupnosti formulářů evidence práce a v ní vložit ao částkách přijatých k jejich evidenci s přílohou účtenky z pokladny organizace. Zpráva je zpracována v jakékoli formě. Odepis poškozených tiskopisů sešitu a příloh v nich je formalizován zákonem o odepisování tiskopisů přísných výkazů (f. 0504816), schváleným Pokynem k rozpočtovému účetnictví, schváleným postupně nařízením ministerstva Finance of Russia ze dne 30. prosince 2008 N 148n (dále jen pokyn N 148n).

Zaměstnavatel musí mít vždy k dispozici požadované množství formulářů sešitu a příloh do něj, jak vyžaduje čl. 44 Pravidel. Sešity a přílohy v nich nakupuje zaměstnavatel včetně rozpočtových institucí za tržní cenu.

V případě prvního vyplňování sešitu nebo jeho přílohy, jakož i v případě jejich poškození bez zavinění zaměstnance, hradí náklady na poškozený tiskopis zaměstnavatel.

Při vydání sešitu a přílohy k němu zaměstnanci mu zaměstnavatel účtuje poplatek ve výši nákladů na jejich pořízení (článek 47 odst. 8 Pravidel).

V souladu s článkem 263 Pokynu č. 148n jsou formuláře pracovních sešitů a příloh klasifikovány jako přísné formuláře hlášení a jsou účtovány na účtu 03 „Přísné formuláře hlášení“ za podmíněnou cenu 1 rubl. za jednotku. Nelze proto vyloučit obtíže při stanovení skutečných nákladů na nákup těchto forem.

Nákup formulářů a příloh sešitu se odráží v následujících položkách:

1. Formuláře pracovních záznamů zakoupila rozpočtová instituce:

1. Dodavateli byla zaplacena faktura za nákup formulářů a příloh sešitů:

1. Tiskopisy sešitů a příloh byly aktivovány (na podrozvahovém účtu 03):

Zvýšení účtu 03.

Poznámka! Náklady na úhradu pracovních sešitů a příloh k nim jsou zahrnuty v podčlánku 226 „Ostatní práce, služby“ KOSGU (Pokyny k postupu při uplatňování rozpočtové klasifikace Ruské federace, schválené nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 25. prosince 2008 N 145n).

Daňové aspekty daně z příjmů fyzických osob

Pokud zaměstnávající instituce při vydávání sešitu nebo přílohy v něm zaměstnanci neúčtuje poplatek, bude jejich nákladem naturální příjem zaměstnance a bude podléhat dani z příjmu fyzických osob obecně. předepsaným způsobem(Dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 27. listopadu 2008 N 03-07-11/367).

káď

Podléhá převod sešitů zaměstnancům DPH (ustanovení 1, doložka 1, článek 146 daňového řádu Ruské federace)? Daňový řád Ruské federace na tuto otázku odpověď neobsahuje. Na tuto problematiku existují dva úhly pohledu.

Vydávání sešitů za úplatu je dle oficiálního stanoviska prodejní a podléhá DPH. Někteří autoři se tohoto názoru drží, jiní se vyjadřují k názoru, že účtování evidenční knihy není nic jiného než úhrada nákladů zaměstnavatele na pořízení tiskopisů evidenčních listů. Uvažujme obě polohy.

Poznámka. podléhající DPH.

V souladu s odstavcem 1 Čl. 39 daňového řádu Ruské federace se převod vlastnictví zboží na základě úhrady uznává jako prodej zboží organizací a podle odstavců. 1 bod 1 čl. 146 daňového řádu Ruské federace podléhá prodej zboží DPH bez ohledu na způsob platby. Můžeme tedy učinit závěr Prodej pracovních sešitů institucí jejím zaměstnancům je prodejem zboží. Toto stanovisko zastává Ministerstvo financí Ruska ve svých dopisech ze dne 08.06.2009 N 03-07-11/199, ze dne 27.11.2008 N 03-07-11/367 ze dne 26.09. 2007 N 07-05-06/242, ze dne 13.06.2007 N 03-07-11/159.

Poznámka.Účtování poplatku od zaměstnance při vydání sešitu nebo přílohy v něm nepodléhající DPH.

Toto stanovisko vychází z definice zboží pro daňové účely, která je uvedena v odst. 3 čl. 38 daňového řádu Ruské federace a uvádí, že zboží je majetkem, který se prodává nebo je určen k prodeji. Sešit vyplněný pro konkrétního zaměstnance tuto definici (na rozdíl od formuláře sešitu) nesplňuje. Vydávání pracovních sešitů zaměstnancům navíc ukládá pracovněprávní legislativa, a proto taková operace není uznána jako prodej a nepodléhá DPH. Je-li vydání sešitu považováno za jeho realizaci, pak je porušena podmínka 47 Pravidel, podle které zaměstnanec při nákupu sešitu a jeho vložky hradí odměnu ve výši vynaložených výdajů. zaměstnavatelem při jejich pořizování. Pokud se poplatek účtovaný zaměstnanci za jemu vydaný sešit rovná nákladům na jeho pořízení, pak podle odstavce 1 čl. 39 daňového řádu Ruské federace nelze poskytování pracovních sešitů a příloh k nim považovat za prodej zboží (článek 1 článku 39 daňového řádu Ruské federace). Uvážíme-li bod 263 pokynu č. 148n, pak účet 03 „Přísné formuláře výkazů“ zohledňuje formuláře sešitu a jeho přílohy, které jsou uloženy a vydány k vykazování. Z výše uvedeného můžeme usoudit, že instituce nenakupuje formuláře pro svou potřebu, ale pro své zaměstnance. Účtování poplatku je tedy náhradou zaměstnanců zaměstnavatele za náklady na nákup formulářů sešitů a není třeba účtovat DPH.

Na základě výše uvedeného můžeme dojít k závěru, že instituce se musí samostatně rozhodnout, zda bude platit DPH z nákladů na sešity nebo ne. Pokud se rozhodne DPH neodvést, pak musí být připraven hájit svůj postoj u soudu. Stojí za zmínku, že existuje pozitivní arbitrážní praxi o této otázce.

Bez ohledu na přijaté rozhodnutí by instituce neměla utrpět finanční ztráty. Pokud je zaplacena DPH, má organizace právo odečíst stejnou částku daně předloženou prodejcem (výrobcem, distributorem) formulářů pracovních záznamů (ustanovení 1 článku 172 daňového řádu Ruské federace). V situaci, kdy se DPH neúčtuje, všechny přijaté prostředky od zaměstnance zůstanou organizaci k dispozici, ale nebude mít nárok na odpočet DPH nárokovaný prodávajícím.

Daň z příjmu

Náklady na nákup tiskopisů sešitů a příloh v nich jsou ekonomicky oprávněné a vynaložené na provádění podnikatelské a jiné výdělečné činnosti, zohledňují se jako výdaje při výpočtu daně z příjmů (odst. 1 § 252 daně); zákoník Ruské federace). V daňovém účetnictví se náklady na sešity vydané zaměstnancům po vyplnění tiskopisů sešitů a příloh v nich zahrnují do nákladů na materiál v ceně stanovené podle odst. 2 čl. 254 daňového řádu Ruské federace (článek 2, článek 1, článek 254, článek 2, článek 272 daňového řádu Ruské federace). Tyto náklady jsou zohledněny jako součást nepřímých nákladů, které plně snižují základ daně pro daň ze zisku běžného účetního období ke dni jejich použití pro podnikatelské účely (§ 318 odst. daňový řád Ruské federace).

Výdaje na nákup tiskopisů sešitů a příloh v nich realizované z rozpočtových prostředků se však při výpočtu daně z příjmů nezohledňují.

Příjmy plynoucí z vydávání sešitů a jejich příloh se zohledňují při stanovení základu daně pro daň z příjmů jako neprovozní příjem. V daňovém účetnictví se částka náhrady výdajů za nákup tiskopisů pracovní evidence přijatá od zaměstnanců zahrnuje do neprovozních příjmů dnem přijetí peněžních prostředků do pokladny (na běžný účet) poplatníka (§ 250 , odstavec 2, odstavec 4, článek 271 daňového řádu Ruské federace ).

Odraz v rozpočtovém účetnictví operací za vybírání poplatků od zaměstnance při vydání sešitu nebo přílohy v něm

Pokud byly zakoupeny z rozpočtových prostředků, měli byste se obrátit na vysvětlení federálního ministerstva financí a ministerstva financí Ruska, uvedené v dopisech ze dne 18. května 2005 N 42-2.2-06/63 ze dne 29. prosince 2006 N 02-14-10a/4060.

1. Nákup formulářů sešitů (příloh) institucí:

Debet KRB 140101226 "Výdaje za jiné práce, služby"

Kredit KRB 130209730 "Navýšení účtů za platby za jiné práce a služby."

1. Za formuláře sešitů (příloh) jsme zaplatili dodavateli:

Debet KRB 130209830 „Snížení účtů splatných za platby za jiné práce a služby“

Kredit KRB 130405226 "Zúčtování plateb z rozpočtu s finančními úřady na úhradu jiných prací a služeb."

Zároveň jsou sešity promítnuty a připsány pokladníkovi (hmotně odpovědné osobě) na podrozvahovém účtu 03 „Přísné výkazy“.

1. Při vydání sešitu (přílohy) vzniká dluh vůči rozpočtu za prodej sešitu za cenu stanovenou v souladu s článkem 47 Pravidel:

Debet KDB 120510560 "Zvýšení pohledávek za ostatní příjmy"

Kredit KDB 130305730 "Navýšení účtů splatných za jiné platby do rozpočtu."

1. V pokladně instituce byly přijaty finanční prostředky na sešit od zaměstnance:

Kredit KDB 120510660 "Snížení pohledávek za ostatní příjmy."

Kredit KRB 121003660 "Snížení pohledávek za hotovostní operace příjemce rozpočtových prostředků."

1. Převod prostředků z instituce do federálního rozpočtu:

Debet KDB 130305830 "Snížení účtů splatných za jiné platby do rozpočtu"

Kredit KRB 130405226 "Zúčtování plateb z rozpočtu s finančními úřady na úhradu jiných prací a služeb."

(V Žádosti o hotovostní výdaj v poli „Kód BC“ (104) musíte uvést PPP 1 17 05010 01 0000 180.)

Debet KDB 121002180 "Vyrovnání s finančními úřady za ostatní přijaté příjmy"

Kredit KDB 140101180 „Ostatní příjmy“.

Poznámka. Pozice ruského ministerstva financí k aplikaci KOSGU se změnila a doporučené položky se budou lišit.

Pojďme se na to blíže podívat. Příjmy z náhrad výdajů instituce za nákup tiskopisů sešitů a příloh v nich by měly být zohledněny jako 000 1 13 03010 01 0000 130 „Ostatní příjmy z poskytování placených služeb příjemci prostředků federálního rozpočtu a náhrady výdajů federálního rozpočtu“ nebo jako 000 1 17 05010 01 0000 180 "Ostatní nedaňové příjmy..." rozpočtová klasifikace. Tyto příjmové kódy musí instituci sdělit hlavní správce rozpočtových fondů, v jehož jurisdikci se nachází. Místo prvních tří nul je uveden kód správce příjmů - hlavní správce rozpočtových prostředků, v jehož působnosti se instituce nachází, podle seznamu přímých příjemců prostředků federálního rozpočtu (PPF).

Můžeme pouze upřesnit, že pokud jsou tyto transakce evidovány podle příjmového kódu rozpočtové klasifikace příjmů 000 1 13 03010 01 0000 130 „Ostatní příjmy z poskytování hrazených služeb příjemci prostředků federálního rozpočtu a náhrad výdajů federálního rozpočtu, ” pak použít účet 120503000 „Výpočty příjmů“ z poskytování placených služeb.“

Na základě výše uvedeného by podle názoru autora mělo být účtování sešitu (přílohy) zaměstnanci považováno za náhradu nákladů instituce na nákup tiskopisů, pokud byly zakoupeny z prostředků přidělených z rozpočtu, a instituce neprovádí jiné činnosti vytvářející příjmy a jak implementace, pokud byly tyto formy zakoupeny z prostředků získaných z jiných činností vytvářejících příjem nebo z prostředků přidělených z rozpočtu, ale instituce má činnosti vytvářející příjem.

Uvažujme situaci, kdy byly pracovní sešity pořízeny z prostředků z jiných činností generujících příjem a všeobecné povolení obsahuje odkaz na příjem tohoto typu příjmu:

Debet KRB 240101226 "Výdaje za jiné práce, služby"

Kredit KRB 230209730 "Navýšení závazků na úhradu jiných prací a služeb."

1. Platba sešitů dodavateli:

Debet KRB 230209830 „Snížení účtů splatných za platby za jiné práce a služby“

Kredit CIF 220101610 „Nakládání s prostředky instituce z účtu.“

1. Časové rozlišení příjmů z prodeje sešitu:

1. Přírůstek DPH do rozpočtu:

Současně se odepíše formulář sešitu od zaměstnance personálního oddělení (1 ks v podmíněném ocenění 1 rub.) z účtu 03.

Kredit KDB 230304830 "Snížení účtů splatných za daň z přidané hodnoty"

Debet CIF 220101610 "Nakládání s prostředky instituce z účtů."

Vezměme si situaci, kdy byly pracovní knihy zakoupeny s využitím rozpočtových prostředků, ale instituce provádí jiné činnosti vytvářející příjem:

1. Nákup pracovních sešitů institucí:

Debet KRB 140101226 "Výdaje za jiné práce, služby"

Kredit KRB 130209730 "Navýšení účtů za platby za jiné práce a služby."

Debet KRB 130209830 „Snížení účtů splatných za platby za jiné práce a služby“

Kredit KRB 130405226 "Zúčtování plateb z rozpočtu s finančními úřady na úhradu jiných prací a služeb."

Zároveň jsou sešity promítnuty a připsány pokladníkovi (finančně odpovědné osobě) na podrozvahovém účtu 03 „Přísné výkazy“.

1. Časové rozlišení příjmů z prodeje sešitu s DPH:

Debet KDB 220503560 "Navýšení pohledávek za příjem z poskytování placených služeb"

Kredit KDB 240101130 „Příjmy z poskytování placených služeb“.

1. Přírůstek DPH do rozpočtu:

Debet KDB 240101130 „Příjmy z poskytování placených služeb“

Kredit KDB 230304730 "Navýšení účtů za daň z přidané hodnoty."

1. Vložení platby za sešity zaměstnancem do pokladny:

Debetní KIF 220104510 "Účtenky do pokladny"

Kredit KDB 220503660 "Snížení pohledávek za příjem z poskytování placených služeb."

Současně se odepíše formulář sešitu od zaměstnance personálního oddělení (1 ks v podmíněném ocenění 1 rub.) z účtu 03.

1. Vklad hotovosti institucí na osobní účet u pobočky federálního ministerstva financí:

Debet KRB 221003560 "Zvýšení pohledávek za hotovostní operace příjemce rozpočtových prostředků"

Kredit KIF 220104610 "Likvidace z hotovosti";

Debet CIF 220101510 „Příjmy finančních prostředků od instituce na účty“

Kredit KRB 221003660 "Snížení pohledávek za hotovostní operace příjemce rozpočtových prostředků."

1. Převod částky DPH do příjmů rozpočtu:

Debet KDB 230305830 "Snížení účtů splatných za jiné platby do rozpočtu"

Kredit CIF 220101610 „Nakládání s prostředky instituce z účtů“.

(V Žádosti o hotové výdaje v poli „Kód BC“ (104) musíte uvést odpovídající kód příjmu.)

Správce příjmů vyhotoví dodatečný účetní zápis pro příjmy do rozpočtu:

Pro zápisy do rozpočtového účetnictví existuje ještě jedna možnost, která se v praxi používá.

1. Nákup pracovních sešitů institucí:

Debet KRB 140101226 "Výdaje za jiné práce, služby"

Kredit KRB 130209730 "Navýšení účtů za platby za jiné práce a služby."

1. Platba sešitů dodavateli (včetně DPH):

Debet KRB 130209830 „Snížení účtů splatných za platby za jiné práce a služby“

Kredit KRB 130405226 "Zúčtování plateb z rozpočtu s finančními úřady na úhradu jiných prací a služeb."

Zároveň se sešity pro pokladníka (finančně odpovědnou osobu) zohledňují a připisují na podrozvahový účet 03 „Přísné výkazy“.

1. Časové rozlišení příjmů z prodeje sešitu bez DPH:

Debet KDB 120503560 "Navýšení pohledávek za příjem z poskytování placených služeb"

Kredit KDB 140101130 „Příjmy z poskytování placených služeb“.

1. Přírůstek DPH do rozpočtu:

Debet KDB 220510560 "Zvýšení pohledávek za ostatní příjmy"

Kredit KDB 240101180 „Ostatní příjmy“.

Zároveň:

Debet KDB 240101180 „Jiné příjmy“

Kredit KDB 230304730 "Navýšení účtů za daň z přidané hodnoty."

1. Vložení platby za sešity zaměstnancem do pokladny:

Debetní KIF 120104510 "Účtenky do pokladny"

Kredit KDB 120503660 "Snížení pohledávek za příjem z poskytování služeb."

Vložení částky naběhlé DPH do pokladny:

Debetní KIF 220104510 "Účtenky do pokladny"

Kredit KDB 220510660 "Snížení pohledávek za ostatní příjmy."

Současně se odepíše formulář sešitu od zaměstnance personálního oddělení (1 ks v podmíněném ocenění 1 rub.) z účtu 03.

1. Odvoz uvedených prostředků z pokladny instituce:

Debet KRB 121003560 "Zvýšení pohledávek za hotovostní operace příjemce rozpočtových prostředků"

Kredit KIF 120104610 "Likvidace z pokladny."

1. Příjem peněz na osobní účet instituce:

Debet KRB 130405226 „Zúčtování plateb z rozpočtu s finančními úřady za platby za jiné práce a služby“

Kredit KRB 121003660 „Snížení pohledávek za hotovostní operace příjemce rozpočtových prostředků“;

Debet KRB 221003560 "Zvýšení pohledávek za hotovostní operace příjemce rozpočtových prostředků"

Kredit KIF 220104610 "Likvidace z hotovosti";

Debet CIF 220101510 „Příjmy finančních prostředků od instituce na účty“

Kredit KRB 221003660 "Snížení pohledávek za hotovostní operace příjemce rozpočtových prostředků."

1. Převod finančních prostředků z instituce do federálního rozpočtu, získaných z prodeje sešitu:

Debet KDB 121002130 "Zúčtování s finančními úřady za příjmy přijaté do rozpočtu z poskytování placených služeb"

Kredit CIF 130405226 "Zúčtování plateb z rozpočtu s finančními úřady za platby za jiné práce a služby."

1. Převod částky DPH do příjmů rozpočtu:

Debet KDB 230304830 "Snížení účtů splatných za daň z přidané hodnoty"

Kredit CIF 220101610 „Nakládání s prostředky instituce z účtů“.

Při vytváření záznamů o těchto transakcích byste měli vzít v úvahu dopis federálního ministerstva financí ze dne 18. května 2005 N 42-2.2-06/63 (tento dopis uvádí příklady obchodních transakcí, které se odrazí v rozpočtovém účetnictví na pořízení a účtování pracovních sešitů a v nich vložené přílohy), a dále Dopisy spolkové pokladny ze dne 13. prosince 2005 N 42-7.1-01/2.2-371 a ze dne 30. prosince 2005 N 42-7.1-01/2.2-404, přestože v r. korespondence účtů, které nabízejí, aby odrážely transakce při prodeji státního majetku Za příklad je považován prodej dlouhodobého majetku.

Tyto dopisy ve skutečnosti ztratily platnost vydáním Pokynu k rozpočtovému účetnictví č. 148n, ale podle našeho názoru je lze považovat za příklad při vytváření operace na vybírání poplatků od zaměstnanců za sešity a přílohy v nich s přihlédnutím k ustanovení Pokynu č. 148n.

G.V

Hlavní účetní,

docent katedry

"Účetnictví, analýza a audit"

Auditor hovoří o bezchybném vedení evidence práce ve firmě.

Kde se promítají záznamy pracovních záznamů?

Zaměstnavatelé musí uchovávat, aby měli přehled o sešitech, formulářích a přílohách v nich obsažených:

• kniha příjmů a výdajů pro účtování tiskopisů sešitů a příloh v ní;
• kniha pro záznam pohybu pracovních sešitů a příloh v nich.

Podoby těchto knih jsou schváleny v Pokynech pro vyplňování sešitů, schválených usnesením č. 69.

Kniha příjmů a výdajů musí být vedena v účetním oddělení. Tato kniha obsahuje informace o příjmu a používání formulářů sešitu s uvedením série a čísla každého formuláře.

Knihu účtování pohybu pracovních knih a příloh v nich vede personální oddělení nebo jiné oddělení organizace, které zpracovává přijímání a propouštění zaměstnanců. Eviduje všechny sešity převzaté od zaměstnanců při nástupu do práce, jakož i sešity a přílohy v nich s uvedením série a čísla opět vydávané zaměstnancům. Po obdržení sešitu v souvislosti s výpovědí se zaměstnanec podepíše na osobní kartu a do knihy pro záznam pohybu sešitů a příloh v nich. Obě knihy musí být očíslovány, šněrovány, ověřeny podpisem vedoucího organizace a také zapečetěny voskovou pečetí.

Elektronické pracovní sešity budou v Rusku zavedeny v roce 2018. Ministerstvo práce uvedlo, že je připraveno zvážit otázku převodu Rusů do elektronických sešitů. „Myšlenka přechodu na elektronickou správu osobních dokumentů si určitě zaslouží pozornost,“ uvedla tisková služba ministerstva. Přechod na elektronické sešity podpořil i o Federální služba o práci a zaměstnanosti. Vedoucí odboru Vsevolod Vukolov zároveň poznamenal, že se tím sníží objem zasílaných papírových dokumentů.

A co pečeť?

federální zákon č. 82-FZ ze dne 6. dubna 2015 pro organizace vytvořené ve formě společností s ručením omezeným a akciové společnosti, povinnost mít plomby byla zrušena s výjimkou případů, kdy takovou povinnost stanoví federální zákon. Informace o přítomnosti pečeti musí být obsaženy ve stanovách organizace.

V této souvislosti Ministerstvo práce Ruska vydalo nařízení ze dne 31. října 2016 č. 589n „O schválení vyjasnění některých otázek uplatňování Pravidel pro vedení a ukládání sešitů, výrobu formulářů sešitů a jejich poskytování zaměstnavatelům, schválené nařízením vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003. č. 225 „O sešitech“.

V objednávce je uvedeno, že připevnění pečeti se provádí, pokud je v organizaci k dispozici v těchto případech:

• na první stránce sešitu vložit do sešitu;
• při osvědčování knihy příjmů a výdajů a knihy účtování pohybu sešitů a příloh v nich;
• při potvrzování zápisů do sešitu zaměstnance v době jeho práce u daného zaměstnavatele při propuštění zaměstnance (rozvázání pracovní smlouvy).

Pokud organizace nemá pečeť, jsou záznamy provedené v sešitu zaměstnance během jeho práce v této organizaci potvrzeny podpisem zaměstnavatele nebo osoby odpovědné za vedení sešitů.

Formy pracovních sešitů a příloh

Formuláře sešitu a jeho příloha jsou uloženy v organizaci jako dokumenty s přísnou odpovědností a jsou vydány osobě odpovědné za vedení sešitů na její žádost.

Zaměstnavatel je povinen mít neustále na skladě požadovaný počet tiskopisů sešitu a příloh v něm, neboť je povinen provést záznam do sešitu za každého zaměstnance, který u něj odpracoval déle než 5 dnů (pokud prac. je jeho hlavní). Ne vždy je možné koupit formuláře do 5 dnů, proto se tyto dokumenty obvykle kupují s určitou rezervou. Jejich náklady jsou zahrnuty do nákladů organizace: D-t 20, 26, 44 a K-t 60 atd.

Podle čl. 47 Pravidel pro vedení a uchovávání sešitů, schválených usnesením č. 225, účtuje zaměstnavatel zaměstnanci při vydání sešitu nebo přílohy v něm odměnu ve výši nákladů na jejich pořízení.

Bezplatný sešit a příloha se vydávají pouze ve dvou případech:

1. pokud zaměstnavatel v důsledku mimořádných situací (ekologické a člověkem způsobené katastrofy, přírodní katastrofy, nepokoje a jiné mimořádné okolnosti) masivně ztratil pracovní knihy;
2. při nesprávném prvotním vyplnění sešitu nebo vložky v něm, jakož i při jejich poškození bez zavinění zaměstnance.

V těchto případech nové sešity a přílohy k nim hradí zaměstnavatel.

Poplatek stanovený zaměstnavatelem musí zahrnovat daň z přidané hodnoty.

Náklady na sešit (vložte do něj) lze na žádost zaměstnance odečíst z jeho platu nebo jej zaplatit do pokladny organizace.

Účetnictví

Finanční prostředky přijaté od zaměstnanců se účtují jako příjem z prodeje ostatního majetku na účtu 91, podúčet 1 „Ostatní příjmy“, souvztažně s účtem 73 „Zúčtování s personálem za ostatní transakce“ (pokud jsou peníze uloženy v pokladně) nebo 70 „Vyrovnání s personálem pro mzdy“ (pokud existuje žádost zaměstnance o srážku ze mzdy):

D-t 50, K-t 73 - platba za sešit byla přijata od zaměstnance;

D-t 73 (70), K-t 91-1 - příjmy příštích období za prodej sešitu zaměstnanci;

D-t 91-2, K-t 68 DPH - DPH se účtuje za prodej sešitu zaměstnanci.

V čem bude porušení pravidel?

Odpovědnost za organizaci práce vedení, ukládání, evidence a vydávání sešitů a příloh v nich nese zaměstnavatel.

Zaměstnavatel musí příkazem (pokynem) určit konkrétního zaměstnance, kterému bude svěřena odpovědnost za výkon této práce.

Za porušení stanoveného postupu pro vedení, evidenci, uchovávání a vydávání sešitů nesou úředníci odpovědnost stanovenou zákonem Ruská Federace. Zejména podle Čl. 5.27 Kodex správních deliktů Ruské federace za porušení pracovněprávní předpisy a další normativní právní akty obsahující normy pracovní právo se udělují tyto druhy trestů: napomenutí nebo správní pokuta:

• pro úředníky ve výši 1 000 až 5 000 rublů;
• pro jednotlivé podnikatele - od 1 000 do 5 000 rublů;
• pro právnické osoby - od 30 000 do 50 000 rublů.

L. Lartseva / redaktorka časopisu „Instituce kultury a umění: účetnictví a daně“

Myšlenka zrušení papírových formulářů pro evidenci práce byla diskutována již dlouho, ale dosud nebyla převedena do reality. Pracovní kniha zavedeného tvaru je dnes hlavním dokumentem o pracovní činnosti a pracovních zkušenostech zaměstnance, který umožňuje zaměstnavateli sledovat celou pracovní cestu zaměstnance a pro zaměstnance slouží jako potvrzení o pracovní praxi. V tomto článku se budeme zabývat vlastnostmi účtování formulářů sešitů a příloh v nich, jakož i operací pro jejich vydávání zaměstnancům.

V souladu s Čl. 66 zákoníku práce Ruské federace zaměstnavatel vede pracovní knihy pro každého zaměstnance, který pro něj pracoval déle než pět dní, v případě, že práce pro tohoto zaměstnavatele je pro zaměstnance hlavní. Při propuštění jsou vyplněné knihy předány zaměstnanci.

Sešit obsahuje informace o zaměstnanci, práci, kterou vykonává, převedení na jiné stálé zaměstnání a propuštění zaměstnance, dále obsahuje důvody ukončení pracovní smlouvy a informace o oceněních za úspěch v práci.

Pokud jsou v sešitu vyplněny všechny stránky jednoho z oddílů, je do něj všita vložka, kterou zaměstnavatel vypracuje a udržuje ve stejném pořadí jako sešit.

Formuláře sešitu a příloha do něj byly schváleny nařízením vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 č. 225. Stejným příkazem byla stanovena Pravidla pro vedení a uchovávání sešitů (dále jen Pravidla č. 225).

Odpovědnost za organizaci práce při vedení, uchovávání, evidenci a vydávání sešitů a příloh v nich nese podle čl. 45 Pravidel č. 225 zaměstnavatel. Odpovědnost za vedení, uchovávání, evidenci a vydávání sešitů nese zvlášť pověřená osoba určená příkazem (pokynem) zaměstnavatele.

Nákup formulářů pracovní evidence

Poskytování formulářů záznamů práce a příloh v nich zaměstnavatelům se provádí v souladu s postupem schváleným nařízením Ministerstva financí Ruské federace ze dne 22. prosince 2003 č. 117n (dále jen postup č. 117n) .

Podle tohoto postupu vyhotovuje Svaz formuláře sešitu a přílohu v něm státní podniky a organizace na výrobu státních znaků - Sdružení Ministerstva financí GOZNAK (dále jen výrobce). Poskytování uvedených formulářů zaměstnavatelům za úplatu se provádí na základě dohody uzavřené s výrobcem nebo jiným právnické osoby (jednotliví podnikatelé), distribuující takové formuláře (odstavce 2 – 4 vyhlášky č. 117n).

Formuláře sešitu a vložka v něm mají odpovídající stupeň ochrany (bod 2 zakázky č. 117n).

Doručování tiskopisů sešitu a jeho vložky zaměstnavatelům se uskutečňuje prostřednictvím doručovacích služeb pro produkty zabezpečeného tisku, nebo zaměstnavatelem ze skladu výrobce nebo distributora, nebo jiným způsobem po dohodě stran v souladu s právními předpisy České republiky. Ruská federace (bod 5 postupu č. 117n).

Zaměstnavatel je povinen mít neustále na skladě potřebný počet tiskopisů sešitu a vkládání do něj (čl. 44 Řádu č. 225).

V souladu s článkem 42 Pravidel č. 225 a článkem 337 Pokynu č. 157n patří formuláře sešitů a příloh v nich k přísným formulářům hlášení.

Na základě toho by se výdaje na pořízení (výrobu) tiskopisů sešitu měly promítnout podle druhu výdajů 244 „Ostatní nákup zboží, prací a služeb pro potřeby státu (komunální)“ v návaznosti na podčlánek 226 „Ostatní práce, služby“ KOSGU (Pokyn č. 65n).

Tyto formuláře se zaznamenávají na podrozvahový účet 03 „Přísné výkazy“ v podmíněném ocenění (jedna forma – jeden rubl) nebo, pokud to instituce stanoví jako součást tvorby účetních zásad, na náklady nákupu. formuláře (bod 337 pokynu č. 157n).

Formuláře obdržené institucí se vydávají osobě odpovědné za jejich uchovávání a vydávání. Vnitřní pohyb formulářů je dokumentován poptávkovou fakturou (f. 0504204). V účetnictví vnitřní pohyb tiskopisů na podrozvahovém účtu 03 se provádí změnou odpovědná osoba a (nebo) místa uložení.

Likvidace tiskopisů při jejich vydání, jakož i v souvislosti se zjištěním poškození, odcizení, manka nebo rozhodnutí o jejich odepsání (zničení) se provádí na základě zákona o odpisu přísného ohlašování formuláře (f. 0504816) v ceně, za kterou byly dříve přijaty k zaúčtování

Kromě toho zaměstnavatel za účelem evidence pracovních záznamů vede také tyto registry:

1) účetní kniha přísných formulářů výkaznictví (formulář 0504045, schválený nařízením Ministerstva financí Ruské federace č. 52n). Tuto knihu vede účetní oddělení organizace. Obsahuje data přijetí a vydání formulářů s uvedením série a čísla, jejich podmíněnou cenu nebo náklady, počet formulářů s uvedením série a čísla každého formuláře. Za zmínku stojí, že spolu s tímto tiskopisem pro evidenci účtování přijatých a vydaných tiskopisů sešitu slouží k evidenci tiskopisů sešitu a vložky i kniha příjmu a výdejky, jejíž podobu schvaluje Usnesení Ministerstva práce Ruské federace č. 69. Informace v něm uvedené jsou podobné informacím uvedeným ve formuláři 0504045. Navíc s ohledem na skutečnost, že tento byl vyvinut speciálně pro použití státními (obecními) institucemi, je podle našeho názoru správnější, aby tyto instituce používaly kniha (formulář 0504045) spíše než obecný formulář, který přineslo usnesení Ministerstva práce Ruské federace č. 69;

2) kniha pro záznam pohybu pracovních sešitů a příloh v nich (formulář je schválen usnesením Ministerstva práce Ruské federace č. 69). Tuto knihu vede personální oddělení nebo jiné oddělení organizace, které zpracovává přijímání a propouštění zaměstnanců. Eviduje všechny sešity převzaté od zaměstnanců při nástupu do práce, jakož i sešity a přílohy v nich s uvedením série a čísla opět vydávané zaměstnancům. Při převzetí sešitu v souvislosti s propouštěním je zaměstnanec povinen zapsat se do knihy se záznamem o pohybu sešitů a příloh v nich.

Rozpočtová kulturní instituce uzavřela dohodu o nákupu tiskopisů pracovní evidence ve výši 4 500 rublů. (30 kusů, 150 rublů za knihu). Platba byla provedena z osobního účtu s využitím dotace na realizaci vládního úkolu. Doručení formulářů se provádí po uhrazení zálohy (30% z částky smlouvy). Podle účetního postupu jsou tyto formuláře zohledněny v pořizovacích nákladech, náklady na úhradu těchto formulářů jsou zahrnuty do všeobecných obchodních nákladů.

Obdržené formuláře jsou vystaveny personalistovi. Podle zprávy předložené účetnímu oddělení byly v průběhu měsíce vydány dva formuláře sešitů pro evidenci nově přijatých zaměstnanců.

V účetnictví se transakce podle Pokynu č. 174n projeví takto:

			Částka, rub.
Záloha převedena (30 % x 4 500 rub.)
		Podrozvaha (KVR 244/226 KOSGU)
Byly přijaty formuláře pracovních záznamů
	Podrozvaha
Dříve převedená platba předem byla připsána
Byla provedena závěrečná platba za přijaté formuláře ((4 500 – 1 350) rub.)
		Podrozvaha (KVR 244/226 KOSGU)
Formuláře vystavené k evidenci nově přijatých zaměstnanců byly odepsány (2 ks x 150 rub.)		Podrozvaha

Stojí za zmínku, že vzhledem k tomu, že účetní oddělení instituce bere v úvahu pouze formuláře sešitů, jsou odepsány v době, kdy jsou tyto formuláře vystaveny pro registraci nového zaměstnance. Vlastníkem formuláře (knihy) se v tuto chvíli ve skutečnosti stává zaměstnanec, nikoli instituce. Vyplněné sešity jsou nadále zahrnuty do personální evidence instituce. Personalista zaznamená do příslušné knihy likvidaci knih k datu jejich vydání při propuštění zaměstnance.

Vydávání pracovních sešitů

V souladu s odstavcem 47 Pravidel č. 225 mu zaměstnavatel při vydání sešitu nebo přílohy k němu zaměstnanci účtuje úplatu s výjimkou těchto případů:

– když byly pracovní sešity ztraceny (poškozeny) v důsledku mimořádných situací (environmentální a člověkem způsobené katastrofy, přírodní katastrofy, nepokoje nebo jiné mimořádné okolnosti);

– při poškození formuláře sešitu (v něm vloženého) bez zavinění zaměstnance (např. byl chybně vyplněn personálním zaměstnancem instituce).

V uvedených případech je zaměstnavatel povinen bezplatně vydat sešit (přílohy k němu).

Výše úhrady tiskopisů je dána výší nákladů na jejich pořízení (bod 47 Pravidel č. 225).

Podle bodu 42 Pravidel č. 225 je osoba odpovědná za vedení sešitů povinna na konci každého měsíce předložit účetnímu oddělení organizace zprávu o dostupnosti tiskopisů sešitu a příloh v nich a částkách přijaté za vydané sešity a přílohy v nich, s připojeným příjmem organizace pokladní objednávky.

Kdy se účtuje poplatek za vydaný sešit: při registraci nebo při doručení? Na základě doslovného výkladu ustanovení 47 Pravidel č. 225 je poplatek účtován při vydání knihy zaměstnanci. V tomto případě máme na mysli datum vydání sešitu zaměstnanci při propuštění (ukončení pracovní smlouvy).

V ustanovení 42 Pravidel č. 225 je navíc upraveno i vybírání poplatků za již vydané (dokončené) sešity a přílohy v nich.

Na základě výše uvedených norem můžeme dojít k závěru, že do vydání sešitu nemá zaměstnavatel právo účtovat poplatek.

Může zaměstnavatel vydávat knihy zdarma? Ustanovení 47 pravidel č. 225 stanoví s výjimkou určitých případů úhradu za službu poskytnutí sešitu zaměstnanci.

S ohledem na zákonnost aplikace ustanovení tohoto odstavce Nejvyšší soud Ruské federace ve svém rozhodnutí č. KAS07-416 ze dne 9. 6. 2007 upřesňuje, že tato norma zajišťuje právo zaměstnavatele vybírat od zaměstnance poplatky při vydání mu pracovní sešit nebo přílohu v něm. Zaměstnavatel zároveň nemůže odmítnout vystavení sešitu, pokud zaměstnanec nemá zaplacený tiskopis sešitu.

Zaměstnavatel se tak může rozhodnout vydat zaměstnancům sešity zdarma. Kromě toho musí být takové rozhodnutí zaznamenáno v místním aktu instituce (například v příkazu ředitele nebo vnitřním pracovněprávním předpisu).

Je legální zadržet platbu za sešit z platu zaměstnance? Nelze nesporně odečíst ze mzdy výši úhrady za dokončený sešit. Seznam srážek ze mzdy přísně upravuje čl. 137 zákoníku práce Ruské federace a je uzavřena. Zároveň případ, který zvažujeme, není v tomto seznamu uveden.

Současně při propuštění (při vydání sešitu) je zaměstnanec nejen vyplácen mzda za odpracované dny, ale i různé kompenzační platby(například odškodnění nevyužitá dovolená atd.). Pro takové platby není seznam srážek zákonem stanoven.

Za zmínku také stojí, že pokud zaměstnanec napsal prohlášení, ve kterém žádá o zadržování nákladů na sešit z plateb při propuštění, zaměstnavatel to nemůže ignorovat.

Připomeňme, že článek 42 pravidla č. 225 stanoví platbu poplatků za sešit do pokladny organizace.

S ohledem na výše uvedené podotýkáme, že tím nejlepším možným způsobemúčtování poplatku za vydání sešitu je uhrazení takového poplatku zaměstnancem do pokladny instituce. Náklady na sešit lze odečíst z plateb při propuštění pouze na základě písemné žádosti zaměstnance.

Operace pro vydávání účetních knih pro účely daňové evidence

Existuje několik názorů na zdanění operací při vydávání sešitů.

Na jedné straně odborníci uznávají, že evidence a vydávání pracovních sešitů nepředstavuje prodej zboží nebo poskytování služeb, protože tyto operace provádí zaměstnavatel v rámci plnění povinností stanovených zákoníkem práce. (články 65, 66). V této souvislosti poplatek účtovaný zaměstnanci při vystavení sešitu kryje pouze náklady zaměstnavatele na jeho pořízení (tj. mluvíme o tom o náhradě nákladů zaměstnavatele, nikoli o výnosech z prodeje zboží a služeb) (dopis Ministerstva financí Ruské federace ze dne 10. června 2009 č. 03-01-15/6-305, Usnesení spol. Antimonopolní služba okresu Severozápad ze dne 2. března 2007 ve věci A56-44214/2006) .

Na druhou stranu je jich dost oficiální objasnění Ministerstvo financí a Federální daňová služba, podle kterých je platba přijatá institucí od zaměstnance za vydanou pracovní knihu příjmem pro účely DPH a daně z příjmu.

Stojí za zmínku, že v Nedávno převažuje druhý úhel pohledu. Podívejme se podrobně na to, jak to zdůvodňují specialisté z finančních oddělení.

KÁĎ. Podle Čl. Předmětem zdanění DPH jsou podle 146 daňového řádu Ruské federace transakce za účelem prodeje zboží (práce, služby) na území Ruské federace.

V souladu s odstavcem 1 Čl. 39 daňového řádu Ruské federace, prodej zboží uznává převod vlastnictví zboží.

Na základě pravidel č. 225 je vlastníkem sešitu a jeho příloh zaměstnanec.

Operace zahrnující vydávání pracovních sešitů nebo příloh v nich zaměstnavateli, včetně nákladů na jejich pořízení, jsou tedy považovány za operace prodeje zboží, a tudíž podléhají DPH (dopis Ministerstva financí Ruské federace ze dne 19. května 2017 č. 03-03-06/ 1/30818, ze dne 16. 8. 2013 č. 03-03-05/33508, ze dne 6. 8. 2009 č. 03-07-11/199, ze dne 27. 108. 2013 č. 03-07-11/367, ze dne 07.10.2008 č. 03- 03-06/4/67, Federální daňová služba Ruské federace ze dne 23.06.2015 č. GD-4-3/10833@) .

Zároveň přijmout k odpočtu na základě klauzule 1 Čl. 172 daňového řádu Ruské federace má instituce právo na výši DPH předloženou prodávajícím (výrobcem) formulářů sešitů pouze v případě, že jsou tyto sešity zakoupeny z prostředků získaných z činností vytvářejících příjem.

Daň z příjmu. Pokud jde o zdanění daní z příjmů z částek vybíraných zaměstnavatelem od zaměstnance na úhradě tiskopisů pracovní evidence, je třeba vzít v úvahu následující.

Při stanovení základu daně pro daň z příjmů poplatníci zohledňují příjmy z prodeje a neprovozní příjmy, zjištěné podle čl. 249 a 250 daňového řádu Ruské federace.

Přijaté příjmy poplatník snižuje o vynaložené výdaje, které v souladu s požadavky čl. 252 daňového řádu Ruské federace uznává oprávněné a doložené výdaje (a v případech stanovených v článku 265 daňového řádu Ruské federace ztráty), které vznikly (vzniklé) poplatníkovi.

Oprávněnými výdaji se rozumí ekonomicky oprávněné výdaje, jejichž ohodnocení je vyjádřeno v peněžní formě.

Příjmy nezohledněné pro účely daně ze zisku jsou definovány v čl. 251 Daňový řád Ruské federace. Tento seznam je vyčerpávající. Seznam zároveň neobsahuje takový druh příjmu, jako jsou částky, které zaměstnavatel od zaměstnance vybírá na úhradách za pracovní listy.

Na základě výše uvedeného podléhají příjmy ve formě poplatku za vydání sešitu nebo přílohy zaměstnanci dani z příjmů obecně stanoveným způsobem (dopis Ministerstva financí Ruské federace ze dne 19. května 2017 č. 03-03-06/1/30818, ze dne 7. října 2008 č. 03- 03-06/4/67, Federální daňová služba Ruské federace ze dne 23.06.2015 č. GD-4-3/10833. @).

Zároveň specialisté na daňové služby upřesňují, že vzhledem k tomu, že povinnost zaměstnavatele nakupovat formuláře sešitů (vložek do nich) je stanovena ve stanovách federální vlády (hovoříme o pravidlech č. 225), náklady zaměstnavatele na nákup těchto tiskopisů je opodstatněný a musí být zohledněn při stanovení základu daně pro daň z příjmů právnických osob.

Pokud tedy příjmy ve formě poplatků vybíraných zaměstnavatelem od zaměstnance na úhradu tiskopisů sešitů (vkladů do nich) nepřevyšují náklady na nákup těchto tiskopisů, pak instituce nevytváří zdanitelný zisk.

Tento závěr uvádí Federální daňová služba v dopise č. GD-4-3/10833@ ve vztahu ke státem vlastněným institucím. Finanční úřady přitom neberou v úvahu skutečnost, že se pro účely výpočtu daně z příjmů na základě čl. 48 odst. 11 nezohledňují výdaje státních institucí. 270 Daňový řád Ruské federace.

Snížit zdanitelný zisk je skutečně možné, ale při potvrzování oprávněnosti výdajů je nutné zohlednit i prostředky, kterými byly tyto výdaje vynaloženy. Podle odstavce 1 Čl. 252 daňového řádu Ruské federace jsou výdaje uznány jako ekonomicky oprávněné a doložené výdaje, pokud jsou vynaloženy na provádění činností zaměřených na vytváření příjmů. Ve vztahu ke státním (obecním) institucím se pro účely daňové evidence náklady účtují jako náklady vynaložené z prostředků přijatých z činností generujících výnosy a za realizaci těchto činností. Zároveň se při tvorbě základu daně pro daň z příjmů nezohledňují výdaje vynaložené na úkor účelového financování (limity rozpočtových povinností, dotace poskytované z rozpočtu apod.) (dopis MF č.j. Ruská federace ze dne 30. prosince 2016 č. 03-03 ‑06/3/79616, ze dne 3.11.2016 č. 03‑03‑06/3/64622, ze dne 20.08.2015 č. 03‑03‑075/481).

Při analýze výše uvedeného se závěr nabízí: při účtování sešitu se nebude možné vyhnout placení daní. Zároveň okamžitě vyvstává otázka: možná je pro instituce výhodnější vydávat pracovní sešity zdarma?

Vezměte prosím na vědomí, že bezplatné vydávání pracovních záznamů má následující daňové důsledky:

1) DPH bude muset být ještě zaplaceno. Bezúplatný převod zboží pro účely DPH je ekvivalentní prodeji zboží, proto musí být DPH odvedena obecně (Dopis Ministerstva financí Ruské federace ze dne 27. listopadu 2008 č. 03‑07‑11/ 367);

2) vzniká další předmět zdanění u daně z příjmů fyzických osob. Pokud zaměstnávající organizace při vydání sešitu nebo přílohy v něm zaměstnanci neúčtuje úplatu, je jejich nákladem naturální příjem zaměstnance a podléhá dani z příjmů fyzických osob předepsaným způsobem (dopis Ministerstva Finance Ruské federace ze dne 27. listopadu 2008 č. 03-07-11/367) .

Operace pro vydávání účetních knih pro účetní účely

Promítnutí do účtování operací při vydávání sešitů bude záviset na finančních prostředcích použitých na nákup tiskopisů sešitů a na tom, jakým způsobem budou vydány: úplatně nebo zdarma.

Zvažme několik možností, jak takové transakce zaúčtovat v účetnictví, s přihlédnutím k tomu, že výše náhrad nákladů státních (obecních) institucí (za které lze považovat i částky účtované od zaměstnanců za vystavení tiskopisů sešitů) podle Pokynů č. 65n jsou zohledněny v článku 130 „Příjmy z poskytování placených služeb (práce)“ KOSGU.

Použijme podmínky příkladu 1 a předpokládejme, že v červnu 2017 byl zaměstnanci vydán jeden sešit. Ve vztahu k tomuto zaměstnanci byla poprvé otevřena kniha záznamů. Po obdržení knihy zaměstnanec vložil do pokladny rozpočtové instituce částku rovnající se nákladům na formu takové knihy (150 rublů).

V rozpočtové instituci se operace pro vydání dokončené knihy projeví takto:

			Částka, rub.
Za vydání pracovní knihy byl zaměstnanci účtován poplatek.
DPH účtovaná k částce platby (150 rub. / 18/118)*
Daň ze zisku účtovaná z částky platby (150 RUB x 20 %)**
Platbu hradí zaměstnanec do pokladny
	Podrozvaha (130 KOSGU)
Prostředky byly staženy z pokladny k připsání na osobní účet
	Podrozvaha (510 KOSGU)	Podrozvaha (610 KOSGU)
Prostředky byly připsány na váš osobní účet
	Podrozvaha (510 KOSGU)	Podrozvaha (610 KOSGU)
Zaplaceno do rozpočtu:
		Podrozvaha (článek 130 KOSGU)
- daň z příjmu**
		Podrozvaha (článek 130 KOSGU)

*
Vzhledem k tomu, že náklady na nákup tiskopisů byly v tomto případě vyrobeny z dotací (viz příklad 1), není částka DPH předložená dodavateli alokována a nelze ji odečíst. V důsledku toho se časově rozlišená DPH odvádí do rozpočtu v plné výši.

**
Pro účely výpočtu daně z příjmu nelze výši příjmu snížit o náklady na nákup formuláře, protože formuláře byly zakoupeny s využitím účelového financování (dotace na vládní úkoly) (viz příklad 1). V tomto ohledu se daň z příjmu vypočítává z celé výše příjmu.

Autonomní instituce zakoupila za použití finančních prostředků získaných z činností generujících příjem (činnosti podléhají DPH) 10 formulářů sešitů v hodnotě 1 700 rublů. (včetně DPH - 259 rublů). Cena jednoho formuláře je 170 rublů. (včetně DPH - 26 rublů). Jedna vyplněná kniha byla vydána zaměstnanci, který uzavřel smlouvu poprvé. zaměstnanecká smlouva. Na základě písemné žádosti zaměstnance byly náklady na vydaný formulář zadrženy z plateb, které mu náležely při propuštění.

Podle účetního postupu na podrozvahovém účtu se tiskopisy účtují v pořizovací ceně.

V účetnictví se tyto transakce promítnou v souladu s Pokynem č. 183n takto:

			Částka, rub.
K registraci jsou přijímány formuláře pracovních záznamů ((1 700–259) rub.)
	Podrozvaha
DPH předložená dodavatelem je zohledněna
Přijaté formuláře byly zaplaceny
		Podrozvaha (KVR 244/226 KOSGU)
Akceptováno pro odpočet DPH „na vstupu“ na přijatých formulářích
Formulář vystavený pro nového zaměstnance byl odepsán		Podrozvaha
Za vydání sešitu byl účtován poplatek.
účtována DPH
Náklady na formulář byly odečteny z plateb splatných zaměstnanci při propuštění.
Dluh propuštěného zaměstnance vůči instituci byl splacen

Stojí za zmínku, že v tomto příkladu nejsou do rozpočtu splatné žádné daně. Časově rozlišená DPH byla snížena o částku DPH „na vstupu“. Pro účely výpočtu daně z příjmů byly zohledněny nejen příjmy z prodeje tiskopisů, ale také výdaje na tiskopisy nakoupené z vlastních příjmů. V důsledku toho je základ daně nulový.

Návod k používání Jednotné účtové osnovy pro orgány státní moc(státní orgány), orgány územní samosprávy, řídící orgány státních mimorozpočtových fondů, státní akademie věd, státní (obecní) instituce, schváleno. Příkazem Ministerstva financí Ruské federace ze dne 1. prosince 2010 č. 157n.

Pokyny k postupu při uplatňování rozpočtové klasifikace Ruské federace, schváleny. Příkazem Ministerstva financí Ruské federace ze dne 1. července 2013 č. 65n.

Příkaz Ministerstva financí Ruské federace ze dne 30. března 2015 č. 52n „O schvalování formulářů prvotních účetních dokladů a účetních registrů používaných orgány veřejné moci (státními orgány), samosprávami, řídícími orgány státních mimorozpočtových fondů , státní (obecní) instituce, a Směrnice na jejich použití."

Usnesení Ministerstva práce Ruské federace ze dne 10. října 2003 č. 69 „O schválení Pokynů k vyplňování sešitů“.

Návod k použití účtové osnovy pro účetnictví rozpočtových institucí, schválen. Příkazem Ministerstva financí Ruské federace ze dne 16. prosince 2010 č. 174n.

Návod k použití Účtové osnovy pro účtování autonomních institucí, schválen. Příkazem Ministerstva financí Ruské federace ze dne 23. prosince 2010 č. 183n.