Program pro vydávání cestovních osvědčení. Cestovní osvědčení. Jakou formu použít

Moderní prostředky automatizace – vývoj speciálního softwaru – může výrazně zkrátit čas strávený řešením triviálních obchodních problémů. Například registrace pracovní cesty. Pokud máte vzdálenou pobočku nebo centrálu, příprava na služební cestu zaměstnance zabere hodně času. Je nutné vyplnit přihlášku, dohodnout se na ní s vedoucím, odeslat na personální službu a obdržet zálohu na obchodní výdaje. A po pracovní cestě je zaměstnanec nucen připravit soubor dokladů, vykázat výdaje a schválit výkaz v účtárně. Celá řada akcí zabere každému účastníkovi tohoto řetězce mnoho pracovního času.

Automatizace zařizování cest, například pomocí cloudové obchodní aplikace, snižuje zbytečné časové a finanční náklady a poskytuje možnost dokončit celý postup v v elektronické podobě. Namísto tradičního schématu může schvalovací postup vypadat takto:

• generování aplikace s uvedením všech významných parametrů;
• potvrzení žádosti manažerem online;
• rezervace letenek a hotelů v systému;
• vyplnění předběžné zprávy s nahráním fotografií účtenek a naskenovaných kopií všech požadovaných dokumentů.

Jaké problémy má automatizace zpracování služebních cest řešit?

Použití centralizovaného systému eliminuje ztráty papírových dokumentů a zbytečné prostoje. Proces schvalování pracovní cesty se může týkat zaměstnanců v různých pobočkách společnosti, a proto se papírování zpožďuje. Softwarové ovládací prvky řeší tento a mnoho dalších problémů:

• zkracují se prostoje při schvalování dokumentů, práce ve firmě probíhají podle stanovených předpisů;
• je vykonávána maximální kontrola plnění povinností a dokumentů;
• je zajištěna transparentnost interních obchodních procesů;
• tok elektronických dokumentů se ladí;
• snižuje se počet papírových dokumentů zpracovávaných v rámci společnosti.

To vše v konečném důsledku umožňuje firmám ušetřit až 50 % času a až 40 % nákladů. To je zvláště patrné u velké společnosti. Chcete vědět, jak společnost Schneider Electric zkrátila čas strávený procesem pracovní cesty z 5 dnů na 2 dny? Číst.

Jak funguje automatizace služebních cest

Zaměstnanec samostatně vyplní přihlášku v přihlášce s uvedením účelu cesty, jejího trvání a cíle. Manažer obdrží oznámení o e-mailem nebo ve formě zprávy push a zkontroluje aplikaci. Jsou tam chyby? Žádost se vrací zaměstnanci k přepracování. Pokud jsou všechny podmínky v ní uvedeny správně, žádost je schválena a zaslána k posouzení osobě odpovědné za pracovní cesty, která posoudí finanční proveditelnost cesty a určí pracovní poměr zaměstnance. Odpovědná osoba může samostatně rezervovat jízdenky na vlak/letadlo nebo tímto úkolem pověřit samotného zaměstnance nebo schválenou cestovní kancelář, která v systému také pracuje. Všimněte si, že všechny zásady a pravidla společnosti jsou dodržovány automaticky a přiřazení a pořadí rolí v obchodním procesu je nakonfigurováno v souladu s potřebami společnosti.

Po dokončení této fáze přípravy je vygenerován příkaz pracovní cesty přímo v systému a odeslán ke schválení vedoucímu personálního oddělení a hlavní účetní. Poté musí být dokument potvrzen výkonný ředitel společnosti.

Po návratu z pracovní cesty zaměstnanec vygeneruje zálohovou zprávu. Integrace systému s dalšími reportovacími nástroji může v této fázi výrazně ušetřit čas. Pokud navíc firma používá aplikaci Hamilton Business Trips, pak je velmi výhodné využít aplikaci pro reportování jízd, do které se automaticky načítají veškeré údaje o pracovních cestách.

Přijímáme speciální programy různé druhy podpůrné dokumenty jsou příslušné soubory uloženy v systému a lze je kdykoli vyžádat k ověření. Manažer má přitom neustále možnost sledovat probíhající procesy a analyzovat výdaje.

Výsledek mluví sám za sebe

Implementace automatizace služebních cest má následující výsledky:

• Zkracuje se doba potřebná pro schválení dokumentů;
• zlepšuje se účinnost plánování služebních cest;
• snižují se mzdové náklady na papírování a organizování služebních cest;
• je vyvíjen nástroj pro kontrolu cestovních výdajů;
• dohlíží na přípravu reportovací dokumentace.

Softwarové nástroje společně pracují na zvýšení efektivity všech probíhajících obchodních procesů, snížení zbytečných časových nákladů a optimalizaci nákladů. Pro zvýšení efektivity oddělení, poboček i celých společností jsou nepostradatelné.

Výhody používání vyhrazených aplikací

Účinnými nástroji se stávají programy vyvinuté pro automatizaci služebních cest moderní podnikání. Jsou maximálně pohodlné a efektivní díky následujícím parametrům:

• Mobilita. Můžete je používat kdekoli: na chytrém telefonu, tabletu nebo osobním počítači.
• Nezávislá nebo delegovaná rezervace. Zaměstnanec si může rezervovat letenky a ubytování sám nebo svěřit přípravu variant cestovnímu koordinátorovi společnosti nebo cestovní kanceláři.
• Snadný přístup k dokumentům. Všechny vystavené letenky, hotelové vouchery a další služby jsou dostupné na pár kliknutí a také si můžete rychle vyžádat možnosti služební cesty na cestovní kanceláře.
• Souhlas s pravidly společnosti. Každá žádost o pracovní cestu je automaticky kontrolována z hlediska souladu se zavedenými firemními předpisy.
• Transparentnost dokumentace. Velké množství parametrů otevírá možnost podrobné analýzy a optimalizace nákladů.
• Rychlá příprava kompletního balíku dokumentů. Objednávka pracovní cesty a další doklady jsou vytvářeny automaticky podle pravidel stanovených společností.
• Flexibilní možnosti integrace. Přímo v programu se dělají objednávky na rezervaci letenek a hotelů, zpracování faktur od cestovních kanceláří.

Aplikace jsou úspěšně implementovány do stávajících systémů společnosti a lze je efektivně využívat společně s dalšími nástroji pro řízení a optimalizaci nákladů, přípravu různých reportů a plánování obchodních procesů.

O vydání cestovního certifikátu rozhoduje společnost sama. Formulář přestal být povinný ve vedení personální evidence. Je však lepší jej vystavit: doklad vám umožní potvrdit denní výdaje zaměstnance na pracovní cestě. Řekneme vám, jak požádat o cestovní certifikát v roce 2020: stáhněte si zdarma formulář a vzor.

V programu BukhSoft je vhodné vyplnit dokumenty pro služební cestu. Program vybere všechny potřebné údaje a zkontroluje, zda formulář neobsahuje chyby.

Vyplňte cestovní doklady online

Jsou v roce 2020 potřeba cestovní povolení?

O vydání průvodních dokladů na pracovní cestu rozhoduje pouze zaměstnavatel. Od roku 2015 přestaly být certifikát a pracovní zařazení povinnými primárními dokumenty.

Délku své pracovní cesty můžete potvrdit pomocí následujících dokumentů:

• řídící příkaz nebo pokyn;
• cestovní lístky;
• zpráva o dokončení úkolu;
• poznámky a vysvětlení zaměstnanců;
• rozvrh hodin.

Formulář cestovního potvrzení používá většina organizací, fyzických osob a firem. Samozřejmě je to pohodlné. Koneckonců, formulář obsahuje skutečné poznámky o odchodu a návratu zaměstnance.

Mám vydat cestovní povolení nebo ne?

Rozhodnout může pouze šéf společnosti. Abyste správně vyhodnotili situace, měli byste odhadnout počet cest zaměstnanců za rok. Poraďte se také s finančníky a personalisty. Možná je pro ně pohodlnější pracovat podle starých pravidel. Tedy vystavit potvrzení, místo pracného počítání dnů na jízdence.

Rozhodli jste se v práci používat cestovní certifikáty? Své rozhodnutí potvrďte samostatnou objednávkou. Nebo standard zahrnout do účetních zásad. K příloze přiložte formulář CU. Popište pravidla plnění.

Vezměte prosím na vědomí, že hostitelské společnosti mohou odmítnout vydat cestovní potvrzení. To znamená, že neoznačujte příchod zaměstnance na místo určení. V tomto případě byste se měli dohodnout s přijímající stranou.

Jakou formu použít

Průvodní doklady k pracovní cestě nejsou vyžadovány. O tom, jaký formulář k práci vyplnit, tedy rozhoduje sama firma. Můžete použít jednotný formulář č. T-10, zřízený usnesením Státního výboru pro statistiku č. 1 ze dne 1. 5. 2004.

Můžete si navrhnout svůj vlastní formulář. Opravte strukturu dokladu objednávkou nebo v účetních zásadách. Vezměte prosím na vědomí, že pro vaše primární dokument, požadavky čl. 9 zákona č. 402-FZ. Ujistěte se prosím, že váš formulář obsahuje požadované údaje:

• název formuláře;
• Datum přípravy;
• název společnosti nebo fyzického podnikatele, který cestovní certifikát vydal;
• obsah operace potvrzený primární zprávou (vyslání zaměstnance na pracovní cestu);
• přirozené měření provozu, v našem případě se jedná o kalendářní dny;
• odpovědné osoby, jejich plná jména, funkce a podpisy.

Před schválením nového formuláře si prosím předem zkontrolujte své údaje. Pokud některé údaje chybí, pak takový doklad nelze přijmout do účetnictví. Vezměte prosím na vědomí, že struktura cestovního osvědčení musí obsahovat další podrobnosti.

• Související článek: Potřebuji cestovní povolení?

Postup pro vyplnění cestovního listu

Na titulní straně vašeho cestovního certifikátu uveďte následující informace:

Rubová strana je určena pro poznámky odjezdu a příjezdu. Záznam je potvrzen pečetí organizace (pokud je k dispozici).

Cestovní potvrzení pro daňové účetnictví

Další důležitý bod, proč společnosti pokračují v sestavování corporate governance. Formuláře umožňují potvrdit cestovní výdaje při výpočtu daně z příjmu. To znamená, že během daňové kontroly bude stačit, aby organizace předložila cestovní doklady k potvrzení výdajů (článek 1 článku 252 daňového řádu Ruské federace).

Cestovní potvrzení je základem pro to, aby zaměstnavatel nevypočítával daň z příjmu fyzických osob a příspěvky na pojištění z nashromážděných denních příspěvků (článek 3 čl. 217 a pododstavec 2 čl. 422 daňového řádu).

Příspěvky a daň z příjmu fyzických osob nejsou vybírány pouze z omezených částek. Pokud denní příspěvek překročí limit schválený daňovým řádem Ruské federace, budou muset být do rozpočtu odvedeny odpočty.

Normy denních příspěvků byly schváleny na 700 rublů pro cesty v rámci Ruska a 2 500 rublů za den pro cesty do zahraničí. Pokud společnost platí více na diety, pak účtovat daň z příjmu fyzických osob a příspěvky z rozdílu.

Pokud společnost nevydává cestovní náhrady, pak vám doklady umožní potvrdit osvobození od výpočtu příspěvků a daně z příjmu fyzických osob u denních diet. Mohou to být cestovní příkazy, časové výkazy, cestovní lístky a poznámky.

ArtConfig: Služební cesty

Pohodlný, multifunkční, škálovatelný program pro služební cesty " ArtConfig: Služební cesty“, je určen pro evidenci plánovaných a skutečných pracovních cest, za účelem predikce mzdových a finančních nákladů, jakož i pro účely spojení více pracovních cest a zasílání expresní pošty do jedné.

Navíc na základě dokončeného žádosti o služební cestu, můžete vytvořit dokument "".

Na základě dokumentu " Odhad cestovních nákladů“, můžete si vytisknout žádost o převod finančních prostředků proti zprávě a odhadu cestovních výdajů.

Konfigurace" ArtConfig: Služební cesty» bude jednoduchým a pohodlným nástrojem pro účtování služebních cest v jakémkoli oboru činnosti.

možnosti:

• příprava žádostí o služební cesty;
• sestavení předběžného odhadu cestovních výdajů;
• tisk přihlášky do účetního oddělení a odhady cestovních výdajů;
• účetní zápis skutečných nákladů ve vztahu k zálohám vydaným na základě poskytnutých účtenek;
• zpracování skupinového schválení a úhrady odhadů cestovních výdajů;
• zpráva o služební cestě;
• souhrnná zpráva o jízdě, která zobrazuje překrývající se jízdy za účelem jejich kombinace;
• zpráva o Ganttově diagramu o pracovní zátěži zaměstnanců služebními cestami. Zpráva může být vytvořena podle zaměstnance, města a vozidla;
• zpráva o schválených a zaplacených odhadech cestovních výdajů;
• diferenciace přístupových práv k aplikacím uživatelů s rolí Vedoucí oddělení (zaměstnanci si mohou vzájemně prohlížet své pracovní cesty, ale nemohou upravovat ani mazat cizí aplikace).

výhody:

• pohodlný produkt pro sledování cestovních výdajů, stejně jako analýzu služebních cest a vytváření harmonogramu;
• pohodlné, intuitivní rozhraní;
• Programový kód pro služební cesty je otevřen. Konfiguraci můžete upravit tak, aby vyhovovala vašim potřebám.
• Rychlá technická podpora, individuální přístup ke každému klientovi!

Pokud potřebujete demo, napište mi na .

*Ukázka prohlížeče se ne vždy zobrazuje dobře. Pro zájemce mohu poskytnout přístup v terminálovém režimu. Na tom není nic složitého ani děsivého. Napište mi na email.
Demoverze netiskne celý text prohlášení. Bohužel se jedná o omezení platformy 1C a webového rozhraní. Mohu poskytnout přístup ke vzdálené ploše pro testování této konfigurace. Pokud se demoverze programu pro správu služebních cest nespustí nebo najdete nějakou chybu v Konfigurace, budu velmi vděčný, když mi napíšete na email - [e-mail chráněný]! Děkuji!

Při vyzvednutí zaměstnance na služební cestě dělá organizace vše pro to, aby jeho cesta prospěla nejen samotné firmě, ale také nezpůsobila zbytečné problémy odcházejícímu. Služební cesty pro zástupce společnosti by měly být extrémně zjednodušené. Veškeré starosti o hotel, dopravu a dokumenty přebírá odesílatel.

Náklady vzniklé cestujícímu jsou kalkulovány předem. Je mu dána určitá částka a za další se kupují vstupenky a rezervuje se pokoj. Na pracovní cestě je navíc zaměstnanec zmocněn.

Jak se vydává cestovní osvědčení a jak se vyhnout některým běžným chybám při vyplňování, aby na cestách nevznikaly problémy - důležitá informace, což určitě potřebujete vědět.

Když zaměstnanec vykonává své povinnosti v kanceláři společnosti, všechny organizační nebo projektové záležitosti řeší manažer. Jsou ale situace, kdy je firma nucena vyslat svého specialistu do jiného města. Člověk může cestovat na vlastní pěst, bez cestovního povolení.

Takové výlety se praktikují poměrně často, když je organizace malá a výlet je bezvýznamný. Online se zarezervuje hotelový pokoj, zakoupí se letenka a specialista je telefonicky upozorněn na příjezd specialisty.

Po příjezdu předá jakousi plnou moc a pas, podle kterých je přijímán do firem v jiném městě. Veškeré transakce s finančními prostředky jsou prováděny prostřednictvím účetního oddělení podle obvyklého postupu. Toto je zjednodušený pohled.

Velké podniky, které vysílají zástupce do jiného města jako stážistu, specialistu, konzultanta nebo z jiných důvodů, mu ze zákona musí dát plnou pravomoc vykonávat svou práci tak, jak má. Za tímto účelem se vydává cestovní potvrzení.

Jak zdokumentovat služební cestu se dozvíte v tomto videu:

Tento doklad je vystaven na příkaz vedoucího zaměstnance zaměstnanci při pracovní cestě. Dává oprávnění a legitimizuje jeho pobyt na území jiného kraje nebo města. Na konci pracovní cesty, po příjezdu domů, je potvrzení přiloženo k finanční zprávě ve formuláři č. AO-1.

Kromě toho, že doklad je potřeba při samotné cestě a pro účely hlášení, je díky ID omluvou nepřítomnost zaměstnance na pracovišti z důvodu potřeby firmy. Zejména pokud pracovní cesta může trvat třeba měsíc.

K takovým situacím nyní dochází poměrně často – na Krym jsou vysíláni specialisté z různých organizací, aby vytvořili a rozvinuli pobočky a dceřiné společnosti. Ruské dráhy mohou vyslat svého zaměstnance do renovační práce do jiného kraje na dobu neurčitou - v tomto případě se cestovní náhrady prodlužují, pokud o to společnost, která zástupce přijala, důvodně požádá.

Vydání cestovního potvrzení není povinné.

Forma a struktura cestovního osvědčení

Certifikát může vypadat jako kniha nebo jednoduchý formulář. Organizace si samy zvolí požadovaný formát. Pokud tentýž zaměstnanec neustále jezdí na služební cesty, dostane opakovaně použitelný dokument ve formě knihy ( jednotná forma T-10).

Pokud k výletům dochází velmi zřídka, je formulář vytištěn na obyčejném papíře ve formě schválené vedením.

Certifikát obsahuje:

• informace o podniku (název, kódy OKUD, OKPO);
• interní evidenční číslo (dle účetnictví);
• datum vydání;
• Celé jméno zaměstnance, jeho pozice;
• místo cesty (název společnosti);
• účel cesty;
• za jak dlouho se odesílá;
• číslo pasu;
• podpis a razítko odesílajícího ředitele.

Na formuláři musí přijímající strana zaznamenat také čas příjezdu a odjezdu cestujícího. Data jsou podepsána a zapečetěna.

Jak je dokument vypracován

Navzdory skutečnosti, že certifikát nyní ztratil svou relevanci, za účelem sledování cestovních výdajů si některé organizace vytvářejí vlastní formulář, kam zadávají potřebné údaje. Později se na jejich základě odepisují denní dávky. Nejčastěji ale používají starý vzorek(T-10).

Cestovní osvědčení se vydává v tomto pořadí:

1. Manažer vydá (formulář T-9), kterým je určitému zaměstnanci svěřena pravomoc cestovat obchodní záležitosti, do jiné společnosti sídlící mimo město. Objednávka specifikuje účel cesty a jednání zaměstnance, které od něj vedení očekává.
2. Personální oddělení na základě objednávky vyplní cestovní list.
3. Kromě certifikátu může být připojeno „Úřední pověření“, které může být doplněno dalším dokumentem - plnou mocí. Oficiální zadání podepíše například vedoucí dílny a poté jde ke schválení vedení. Kromě toho je vydána druhá kopie smlouvy mezi oběma společnostmi obsahující přibližně následující seznam povinností stran:

• seznam rozsahu práce;
• provozní řád. dozvíte se, co je flexibilní pracovní doba;
• požadavky na zajištění potřebné materiály nebo nástroje jeho zástupce;
• pracovní režim;
• přístup k nezbytným informacím a další akce ze strany hostitele při poskytování všech druhů pomoci. Manažer navíc předem vyjednává podmínky s přijímající stranou.

1. Po příjezdu musí cestující vypracovat zprávu o splnění oficiálního úkolu.
2. Vedoucí obchodu protokol podepíše.
3. Poté zaměstnanec, který byl na cestě, odnese do účtárny cestovní list, protokol o pracovní cestě a tiskopis č. AO-1.
4. Účetní oddělení vypočítá denní dávky a přidělí prostředky na nákup letenky a rezervaci hotelového pokoje bankovním převodem. Obchodní cestující velmi často dostávají hotovost a sami si pronajímají byt od soukromých osob, aby snížili firemní výdaje. Pokud odcházející zaměstnanec platí letenky a hotel v hotovosti, musí po příjezdu odnést všechny doklady o výdajích, účtenky a vstupenky do účtárny spolu s hlášeními.

Základní chyby při vyplňování

Pokud se společnost rozhodne, že musí vydávat cestovní certifikáty, je třeba je správně vyplnit. Ve formuláři není povoleno:

• korekce a bloty;
• nepřesnosti v kódech;
• chyby v názvech organizací (všech);
• data odjezdu, příjezdu, odjezdu a příjezdu domů musí odpovídat součtu dnů na služební cestě. Počítá se doba cesty do počtu dnů cesty? Pokud je podle uvážení vedení kalkulace čistého pobytu na místě placena jednou sazbou a cestovní doby jinou, pak musí být data naprosto přesná a jasná;
• podpis manažera musí být dešifrován;
• Pečeť musí být jasná a čitelná. Může individuální podnikatel pracovat bez pečeti - číst.

Všechny opravy, pokud se náhle objeví, musí být přeškrtnuty pouze jedním řádkem a nad chybou je zapsán správný údaj. Můžete napsat níže správný text a přidat "opraveno". Nová možnost certifikováno pečetí.

Kde je cestovní certifikát zaznamenán?

Kromě samotné firmy a jejího účetního oddělení, které na základě výkazů platí daně, nemá nikdo zájem o vedení evidence tohoto dokladu.

Ve zvláštním deníku „Vyúčtování cestovních dokladů“ se zaznamenává:

• informace o osobách, které byly vyslány na služební cesty;
• pozice;
• čísla cestovních osvědčení;
• datum vydání;
• délka pobytu na služební cestě (odjel – přijel);
• kdo podepsal certifikát (úřední);
• podpis samotného cestovatele.

Tímto způsobem se účtují cestovní náhrady.

Jednoduchý formulář, který se od roku 2015 přestal používat, je někdy nezbytný. S jeho vyplňováním nejsou žádné zvláštní potíže, ale neměli byste zanedbávat takový interní dokument, jako je cestovní osvědčení.

Jak zařídit služební cestu v programu 1C - podívejte se na toto video: