Ali se karton t 2 hrani v vaši osebni mapi? Obdobje shranjevanja osebne kartice. Struktura enotnega obrazca T2

Kljub temu, da so bile osebne izkaznice v obrazcu T-2 GS razvite že l Sovjetski čas, še vedno jih uporabljajo kadrovski uradniki vladnih agencij. V tem članku bomo govorili o uporabi in shranjevanju teh dokumentov, pa tudi o pravilih in postopku za njihovo izpolnjevanje. Tukaj najdete tudi obrazec T-2.

Uporaba kartic T-2 GS

Ta dokument je namenjen beleženju in shranjevanju podatkov o trenutnih in odpuščenih zaposlenih v državnih organizacijah. Sestavljen je iz 11 razdelkov. V tem primeru se ob prijavi na delovno mesto izpolni samo prvi, drugi, tretji in deveti razdelek. Med obdobjem se izvedejo drugi vnosi delovna dejavnost. Podlaga za te evidence so listine, ki za javnega uslužbenca nastanejo v njegovi delovni dobi.

Uporaba tega dokumenta v državnih organih je posledica potrebe po ohranjanju možnosti seznanitve z evidenco delovne knjižice, pa tudi potrebe po evidentiranju tistih, ki so dolžni služiti vojaški rok.

Pravila za izpolnjevanje osebnih kartic v državnih organih

V stoletju visoka tehnologija in široke dostopnosti računalnikov je treba osebne kartice T-2 GS izpolnjevati le ročno.

Ta možnost pomeni odsotnost madežev na osebni kartici, kaligrafsko pisavo pooblaščene osebe in žive podpise uslužbenca državnega organa, za katerega je ta kartica registrirana.

Postopek izpolnjevanja kartic T-2 GS

Izpolnjevanje katerega koli dokumenta se začne z naslovno stranjo in glavo dokumenta. V obrazcu T-2 GS je treba navesti ime organizacije in njeno kodo OKPO. Nato morate izpolniti tabelo z vnosom naslednjih podatkov:

1. Datum, ko je bil dokument izpolnjen;
2. kadrovska številka javnega uslužbenca;
3. Spol javnega uslužbenca;
4. identifikacijska številka davčnega zavezanca (če je na voljo);
5. SNILS;
6. Vrsta dela, po pogodbi o zaposlitvi;
7. Narava dela (za nedoločen čas/za določen čas; na podlagi pogodbe o zaposlitvi).

Celica “Abeceda” mora biti tudi izpolnjena - izpolnjena s prvo črko priimka.

Nato izpolnite razdelek » Splošne informacije" Vsebuje podatke, kot so pogodbeni podatki, osebni podatki javnega uslužbenca ter šifre po klasifikatorjih OKATO in OKIN. Tukaj se izpolnijo tudi podatki o znanju tujih jezikov.

Nato izpolnite podatke o vaši izobrazbi z navedbo izobraževalne ustanove in potrdila o zaključku. Naveden je tudi poklic, ki ga je delavec prejel v tem. izobraževalna ustanova, in njegove kvalifikacije.

V primeru, da ima javni uslužbenec več izobrazb, se izpolnijo dodatni stolpci osebnega kartona.

Če se delavec izobražuje v več poklicih, se v stolpec 7 navede tisti, v katerem je trenutno zaposlen.

Delovna doba (skupna, neprekinjena in daje pravico do dodatka na delovno dobo) novozaposlene osebe v javni upravi se navede na datum dopolnitve, to pomeni, da se dopolni na podlagi podatkov v delovnem knjiga. Priporočamo, da vse, kar je povezano z delovnimi izkušnjami, izpolnite s svinčnikom, saj se med delom zaposlenega spreminjajo in bodo zato drugačne ob odpuščanju. Pri razrešitvi javnega uslužbenca se delovna doba vpiše v pero na dan njegove razrešitve.

Pomembno! Kartica T-2 GS ne vsebuje podrobnosti, kot so zavarovalne izkušnje.

Nato izpolnite podatke o sestavi družine:

1. Družinski status;
2. Družinska sestava;
3. Osebni podatki družinskih članov.

Po tem se izpolnijo podatki o potnem listu in kontaktni podatki.

Nato morate iti v naslednji razdelek, kjer izpolnite vse informacije o vojaška registracija. Ta razdelek je najtežje izpolniti in bo zahteval vojaško izkaznico (za tiste, ki so služili) ali potrdilo o vpisu državljana, ki mora biti vpoklican (za nabornike). Tudi možnosti za izpolnjevanje tega razdelka se za te posameznike razlikujejo.

Po podatkih o vojaški registraciji morate izpolniti tretji del. Vključuje podatke o zaposlitvi v določeni organizaciji: sprejem na določeno delovno mesto, prehod na drugo delovno mesto itd. Vsi ti podatki se izpolnjujejo na podlagi pogodb o zaposlitvi in ​​drugih dokumentov. Po vpisu teh podatkov v šesti stolpec tabele se mora javni uslužbenec tukaj podpisati.

Pomembno! V primeru kadrovskih premikov in premestitev na druga delovna mesta se mora evidenca o tem pojaviti v enem tednu. V tem primeru se začasni prenosi in spremembe plač ne izvajajo.

Oddelek »Certificiranje« je izpolnjen, če je bil zaposleni ponovno certificiran. Tudi, če je bila izvedena prekvalifikacija ali izpopolnjevanje, se podobno kot v razdelku »Certifikacija« izpolni razdelek »Izpopolnjevanje, poklicna prekvalifikacija in nagrade«.

V razdelku »Dopusti« so vpisani podatki o vseh dopustih, ki so zagotovljeni javnim uslužbencem. Ta razdelek vsebuje tudi informacije o nadomestilu za del dopusta v denarju. Če v tej tabeli zmanjka vrstic, se ustvari dodaten list s popolnoma enako tabelo. Prilepi se na osebno kartico T-2.

Oddelek "Socialne ugodnosti in dodatne informacije" se izpolni, če je zaposleni predložil dokumentarna dokazila o njih.

Nazadnje se podatki o razrešitvi vnesejo na podlagi ustrezne odredbe in podpišejo odgovorni in odpuščeni delavci.

Obveznost izpolnjevanja kartic T-2

Obveznosti vodenja osebnih izkaznic obrazca T-2 GS so določene z zakonom. Zaposleni v kadrovskem oddelku se morajo ukvarjati s polnjenjem vladnih agencij. V praksi to deluje tako.

Rok trajanja kartic T-2 GS

Vsaka organizacija je dolžna hraniti vse dokumente, povezane z delovno silo, za celotno obdobje dela zaposlenih. Nato jih predajo v arhiv, kjer morajo ležati na polici najmanj 75 let.

Osebna izkaznica zaposlenega je dokument, ki vsebuje vse podatke o osebi: od telefonske številke in naslova do datuma odpovedi. Osebne kartice so v pomoč, če morate hitro ugotoviti, kje zaposleni živi, ​​kolikokrat je bil na dopustu in ali ima otroke.

Tako je videti prvi list osebne izkaznice zaposlenega

Za vsakega zaposlenega se izda osebna izkaznica. In ni pomembno, koliko ljudi dela v podjetju: vsak mora imeti osebno izkaznico. To pravilo velja za samostojne podjetnike, LLC, CJSC, kmetije, vrtnarskih društev in vseh ostalih delodajalcev.

Osebno izkaznico zaposlenega lahko izpolnite s predlogo

Za pridobitev osebne kartice za zaposlenega mora delodajalec prenesti in izpolniti obrazec. Običajno podjetja uporabljajo standardni obrazec Roskomstat, imenuje se T-2.

Če se zdi standardna kartica preveč podrobna, jo lahko skrajšate. Ali celo razviti in odobriti svoj obrazec, zakon dovoljuje.

V tabeli smo zbrali vse razdelke osebnega kartona po obrazcu Roskomstat. Tabela vam bo pomagala izbrati razdelke za vaš obrazec, razumeti, katere dokumente in podatke zahtevati od zaposlenega, in razumeti, kako izpolniti nerazumljiva polja.

Odsek

Kaj piše v razdelku

Kaj vprašati zaposlenega

Datum priprave

Osebna številka je številka zaposlenega, vsak ima svojo, dodeljeno na dan zaposlitve. Morda ni številke osebja, nato postavite pomišljaj

Identifikacijska številka davčnega zavezanca - TIN. Če ne, ne izpolnite

Številka potrdila o državnem pokojninskem zavarovanju - SNILS

Abeceda - napišite prvo črko priimka zaposlenega

Narava dela - začasno ali trajno

Vrsta dela - glavni ali krajši delovni čas

TIN in SNILS

1. Splošne informacije

Številka in datum pogodbe o zaposlitvi

Polno ime, datum in kraj rojstva, državljanstvo

Izobrazba, poklic, izkušnje, znanje jezikov

Zakonski stan in sestava družine

Podatki o potnem listu, naslov in telefonska številka

Diploma, potrdila

Delovna knjižica

Vprašajte: o družini, jezikih, fizičnem naslovu in telefonski številki

2. Podatki o vojaški registraciji

Vojaška izkaznica

3. Zaposlitev in premestitev na drugo delovno mesto

Datum, oddelek, položaj, plača, osnova

Podlaga – številka naloga za zaposlitev

4. Certificiranje

Certificirani so reševalci, zdravniki, učitelji, policisti

Če je podjetje izvedlo certificiranje, napišite datum, sklep, številko protokola. Če ne, ne pišemo ničesar.

6. Poklicna prekvalifikacija

Izpolnite, če ste na prejem poslali zaposlenega dodatno izobraževanje

Diploma o poklicni prekvalifikaciji

7. Podeljuje (spodbuja) in častne nazive

Upoštevajo se nagrade podjetja in državne nagrade

Vprašajte zaposlenega o državnih nagradah

Vrsta dopusta: letni, izobraževalni, brez plačila

Obdobje - tekoče leto

Razlog - urnik dopusta ali naročilo dopusta

9. Socialni prejemki, do katerih je delavec upravičen v skladu z zakonom

Morebitne ugodnosti zaposlenih

Vprašajte zaposlenega, ali obstajajo ugodnosti, in vzemite identifikacijski dokument. Na primer potrdilo o invalidnosti, veteransko potrdilo

10. Dodatne informacije

Kar koli, na primer, nakazuje, ali so bile pripombe ali graje

Ustrezen dokument

11. Razlogi za odpoved pogodbe o zaposlitvi (odpoved)

Izpolniti po odpustu

Napišejo osnovo - to je naročilo, datum, številka naročila

Prosite zaposlenega, da podpiše

Karte lahko izpolnite ročno ali računalniško, vendar ne pozabite ga natisniti. Ker delavec podpiše izkaznico ob zaposlitvi, premestitvi na drugo delovno mesto ali odpovedi.

če Inšpektorat za delo pride v podjetje s čekom in ne najde kartice, bodo globe: za podjetje do 50.000 rubljev, za samostojne podjetnike pa do 5.000 rubljev.

Osebne karte se hranijo 50 ali 75 let

Delodajalec hrani osebne izkaznice vsakega zaposlenega, dokler delavec dela v podjetju in po odpovedi:

• če je bila kartica izdana pred 1. januarjem 2003, jo je treba hraniti 75 let;
• če se začne po 1. januarju 2003, hranite 50 let.

Osebne karte so shranjene v sefu oz kovinska omara, ki je zaklenjena s ključem. Kartic ne smete pustiti na mizi ali jih pokazati drugim, tudi če zaposleni ne dela več. Ker so na karticah osebni podatki.

Za vodenje in hrambo osebnih izkaznic je odgovoren direktor podjetja oziroma podjetnik. Odgovori lahko tudi delavec, ki je imenovan za odgovornega, na primer kadrovik ali računovodja.

Če se dnevnik registracije osebnih zadev šteje za obvezen za njihovo beleženje, potem je knjiga abecede neobvezna in je ustvarjena za udobje iskanja osebnih datotek. Prej je bilo pri povsem papirnatem pisarniškem delu smisel: v Dnevniku so se osebne zadeve beležile po vrstnem redu zaposlitve ljudi, v Abecedniku pa so bili podatki razvrščeni po abecedi priimkov. Toda zdaj je bolj priročno voditi dnevnik v elektronski obliki(v EDMS ali v Excelova preglednica), potem pa je možnosti iskanja po tej knjigovodski listini dovolj.

Osebne datoteke so običajno urejene v omari glede na njihove serijske številke, redkeje - po abecedi ali po strukturnih delitvah. To se naredi za operativno računovodstvo in hitro iskanje.

Strni oddajo

Olga Menšikova, strokovnjak založbe "Business Arsenal"

Če se organizacija odloči za vodenje osebnih zadev, jih je treba upoštevati pri Dnevnik osebnih evidenc. Za osebne dosjeje javnih uslužbencev je običajno, da se hranijo v papirni obliki, šivane in overjene s podpisi vodje organizacije (ali pooblaščene osebe) in pečatom organizacije. Tak Dnevnik se praviloma izpolni, ko je v njem nekaj let prostora s podatki o osebnih datotekah, ki se odpirajo (to je tako imenovana »prehodna« datoteka). Po zaključku je treba Dnevnik zaključiti po vseh pravilih: dokončno vpisati število vpisanih osebnih map, če je prišlo do napak pri številčenju, to omeniti in se podpisati (običajno to stori vodja kadrovska služba z navedbo datuma).

Številka osebnega dosjeja iz Dnevnika se prenese:

• v obvezni računovodski dokument - osebno kartico (prej je bil za izpolnjevanje uporabljen obrazec št. T-2, odobren z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 05. januarja 2004 št. 1, zdaj mnogi nadaljujejo ga uporabljajo in preprosto potrdijo njegovo legitimnost na svojem ozemlju) in
• na naslovnici vaše osebne datoteke (glejte »5« v primeru 3).

Ovitek mape osebnih datotek je njegova naslovna stran. Njen obrazec je podan v prilogi št. 28 k Pravilniku o organizaciji hrambe, pridobivanja, evidentiranja in uporabe dokumentov arhivskega fonda. Ruska federacija in drugi arhivskih dokumentov v organih državna oblast, lokalni državni organi in organizacije (odobreno z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 31. marca 2015 št. 526; v nadaljnjem besedilu Pravila shranjevanja). Res je, da je v tej obliki napisano z največjimi črkami "Zadeva št.___ zvezek št.___", in osebne datoteke redko obsegajo več zvezkov, zato je že dolgo običajno zamenjati te podatke z “Osebni dosje št.___”(glej oznako "1" v primeru 3). Namesto naslova zadeve se vpiše polno ime. zaposleni je v celoti v nominativu (številka "2" na istem mestu).

Lokacija drugih informacij se lahko razlikuje (to ni kritično). Najpogosteje organizacije kupijo že pripravljene mape z natisnjenimi polji, ki so ročno izpolnjena. Manj pogosto je naslovna stran natipkana na računalniku in natisnjena, nato prilepljena na ovitek mape, vendar je rok trajanja datoteke dolg in sčasoma lahko ta zlepljen list močno trpi.

Datum začetka osebnega poslovanja(glej številko “3”) je datum naročila za zaposlitev (tudi če se razlikuje od datuma pogodbe o zaposlitvi). In končni datum je datum odredbe o odpustu, tudi če je bil zadnji dan dela osebe v organizaciji pozneje.

Indeks primerov(številka »4«) se prenese iz tekočega spisa zadev. V letu 2018 bosta v organizaciji vsaj 2 različni stvari:

• s trajnim rokom shranjevanja osebnih datotek vodij in
• s 50-letnikom za osebne zadeve drugih zaposlenih (ne pozabite, da je standardno roki organizacija shranjevanja se lahko spremeni navzgor).

Tudi če pravila za oblikovanje primerov, sprejeta v vaši organizaciji, pomenijo individualni pristop več kategorije zaposlenih, hkrati pa so roki hrambe osebnih datotek vseh kategorij zaposlenih, razen najvišjega vodstva, enaki, potem zanje ni treba ustvarjati ločenih vrstic v nomenklaturi datotek!

Oznaka zadeve (številka »5« v primeru 3) se prenese iz Evidence osebnih evidenc delavcev. Tam so osebne mape običajno oštevilčene v bruto vrstnem redu, možno pa je uporabiti tudi indekse za prikaz kategorij delavcev.

Zaradi lažjega iskanja sta na hrbtu osebne mape vpisana indeks in številka zadeve.

Številka fonda in naziv arhiva(številki "6" in "7" na istem mestu) se izpolnijo le, če je vaša organizacija vir njihove pridobitve. Število listov("8") in kadrovsko inventarno številko("9"), v katerega je vključena ta zadeva, se izpolni pri pripravi za prenos v arhiv iz kadrovske službe za naslednje leto ali v 3 letih po odpustitvi ustrezne osebe. Rok uporabnosti(»10«) je bolje izpolniti hkrati (sicer nikoli ne veste, kaj se še lahko spremeni).

Primer 3

Strni oddajo

Po odpustu delavca dokumente prenesemo v arhiv

Na dan odpusta zaposleni podpiše ne samo delovna knjižica, ampak tudi v svoji osebni izkaznici. Po tem se dokument ne vrne na prvotno mesto, ampak bo uvrščen v skupino »Osebne karte odpuščenih delavcev«. Te kartice so shranjene na enak način v zaklenjeni omari, vendar ločeno od drugih, tako da jih je mogoče čez čas prenesti v arhiv organizacije.

Če podjetje izvaja osebne zadeve, potem po zaprtju osebne kartice osebna datoteka je zaprta: vsebuje kopijo sklepa o prenehanju (odpovedi) pogodbe o zaposlitvi in ​​originalno kopijo vloge za odpoved ali drugega dokumenta (ali kopijo le-tega), ki je bil podlaga za odpoved. delovna razmerja. Nato bodo tudi osebni spisi poslani v posebno skupino »Osebni spisi odpuščenih delavcev«, kjer bodo čakali na predajo v arhiv.

Osebne mape in osebni kartoni se upoštevajo glede na leto odpusta delavcev.

Primer 4

Strni oddajo

Osebna izkaznica zaposlenega Petrova, ki je leta 2017 dal odpoved, bo vložena v spis za leto 2017, kljub temu, da je Petrov začel delati leta 2010. In osebna izkaznica Ivanova, ki je bil zaposlen istega leta 2010 in odšel leta 2016, bo vključen v podobno datoteko za leto 2016. Tudi če bi bili osebni izkaznici Ivanova in Petrova istočasno predani v arhiv organizacije, bosta shranjeni ločeno drug od drugega, vsak v zvezku za »svoje« leto, poleg tega pa bosta spadali v različne letne razdelke popis kadrovskih zadev.

Ob odpustu delavca v Dnevniku (in Abecedniku, če se vodi) naveden je datum in številka odredbe o razrešitvi. Razložimo, zakaj se to naredi. Kadar se osebni spis zahteva iz arhiva, kadrovik praviloma sporoči arhivarju leto, ko je bil delavec odpuščen. Na podlagi teh podatkov je lažje poiskati osebno datoteko v arhivu, še posebej, če ima organizacija veliko zaposlenih.

Primer 5

Strni oddajo

V praksi smo naleteli na organizacijo, ki je imela približno 10.000 osebnih map odpuščenih delavcev. Pojavila pa se je še ena težava: pogosto odpuščeni delavci so se vrnili in spet dobili zaposlitev. Nato so kadroviki kartoteko takšne osebe vzeli iz arhiva in jo nadaljevali z vodenjem. Nekateri delavci so imeli 3-4 zvezke združene v 1 datoteko. Vendar to ni tipična situacija.

Torej, arhivist pogleda popis kadrovskih map za leto odpovedi, ki ga imenuje kadrovik, in najde datoteko. Arhivist išče osebni spis po številkah: po popisu spisov po kadrih in arhivski številki (to je zaporedna številka v popisu).

Sočasno prispeli zaposleni bodo dali odpoved v drugačen čas. Osebne mape odpuščenih delavcev bodo vključene v popis po letu odpovedi. Na naslovnici osebne datoteke (če je ustvarjena ločeno, ne v delovnem nalogu) bo treba navesti začetek in konec dela v organizaciji - datum odredbe o zaposlitvi in ​​datum odredbe o odpustu. . Arhivski žig označuje številko zadeve v skladu z zaporedno številko zadeve v popisu.

Upoštevati je treba, da morajo zaposleni v kadrovskem oddelku pri prenosu zadev v arhiv organizacije serijsko številko na naslovnici v skladu z inventarjem vnesti samo s svinčnikom! V prihodnje, ko bodo sestavljali letne razdelke popisa za kadre celotne organizacije, bodo dodali še knjigovodske listine po osebju: osebni računi, plačilne liste itd. Zato se bodo pri obdelavi popisov (od strukturnih do letnih delov organizacije) spreminjale arhivske številke.

V skladu s členom 4.1 Pravil za organizacijo hrambe, pridobivanja, evidentiranja in uporabe dokumentov iz arhivskega sklada Ruske federacije in drugih arhivskih dokumentov v državnih organih, lokalnih samoupravah in organizacijah (odobren z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 31. marca 2015 št. 526) morajo strukturne enote prenesti dokumente za osebje "v arhiv organizacije ne prej kot 1 leto in najpozneje 3 leta po zaključku pisarniškega dela."

Seveda je zaželeno, da vse strukturne enote pravočasno prenašajo izpolnjene papirološke dokumente - letno in po dogovorjenem urniku. To še posebej velja za dokumente trajne hrambe in za osebje, ker naprej v arhivu bodo na podlagi popisov poslov strukturnih enot sestavili letne prereze popisov poslov organizacije. Običajno letni razdelki inventarja osebja vključujejo dokumente ne samo iz kadrovske službe, ampak tudi iz računovodske službe. Če neka strukturna enota ne prestane določeno obdobje dokumentov (npr. računovodstvo ne bo pripravilo osebnih računov za prenos), potem ne bo mogoče sestaviti letnega dela popisa. To delo bo odloženo do arhiviranja vseh kadrovskih dokumentov za ustrezno leto.

Če delo pri prenosu dokumentov iz kadrovske službe v arhiv v organizaciji ni vzpostavljeno, se lahko datoteke kopičijo v delovnih pisarnah več let, dokler se ne prilegajo v obstoječe omare in dokler jih ne dosežejo roke. In ko ni več prostora za življenje, začnejo čistiti ruševine, prenašanje zadev v arhiv za več let hkrati. Na primer, kadrovska služba je zbrala dokumente za leta 2014–2016, zdaj, v letu 2018, pa jih je mogoče vse uvrstiti v en sam popis zadev za osebje te enote (prikazano v primeru 6). Razložimo, kako ga sestaviti:

• Priporočljivo je, da popis zadev po osebju oštevilčite na naslednji način:
• najprej navedite šifro oddelka (v primeru 6 je 04, glejte “!”),
• in nato, ločeno z ulomkom, zaporedno številko tega popisa med vsemi popisi zadev za osebje te enote za ves čas njenega obstoja (v primeru 6 je 7);
• v naslovu popisa navedemo leta, za katera so dokumenti na njem preneseni v arhiv (v primeru 6 »za 2014–2016«);
• tabelarični del popisa pa bo zgrajen po naslednji logiki:
• najprej v posebno vrstico vnesemo rubriko »2014« in v popis vključimo dokumente za leto 2014 (naloge za osebje, personalne mape, osebne kartone ipd.),
• nato podobno za leto 2015 z isto sistematizacijo znotraj
• in naprej za leto 2016.

Toda to bi morala biti prej izjema kot pravilo. Organizacija mora jasno določiti urnik prenosa zadev iz strukturnih enot v arhiv.

Popisi poslov strukturnih enot se hranijo 3 leta po potrditvi EPK (ES) konsolidiranega letnega dela za ustrezno leto (glej opombo<1>k čl. 248 seznam):

Delček dokumenta

Strni oddajo

Seznam standardnih upravnih arhivskih dokumentov, ustvarjenih med dejavnostmi državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, z navedbo obdobij hrambe (odobren z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558; v nadaljnjem besedilu: kot PTUD)

Primer 6

Popis zadev za osebje kadrovske službe (v nestandardnem primeru prenosa dokumentov v arhiv za več let hkrati)

Strni oddajo

Osebne kartice lahko shranite tako, da jih združite v eno datoteko ali ločeno(vendar se praviloma kombinirajo v outfite). Ti dokumenti so sistematizirani po letu odpuščanja zaposlenih, v vsakem zvezku pa so razvrščeni strogo po abecedi po priimkih.

Podjetja, ki se odločijo za shranjevanje osebnih kartic v količinah, morajo razumeti naslednje. Avtor: splošno pravilo Največja debelina volumna naj bo znotraj 4 cm in 250 listov. Toda osebne karte so praviloma narejene na tipografski način debel karton. In zato ni mogoče uporabiti več kot 150–200 listov. Sicer se bo v arhivu pri pripravi in ​​izdaji arhivskih potrdil težko ukvarjati s tako težko in okorno zadevo.

Primer 7

Strni oddajo

Enako velja za osebne zadeve, vendar z nekaj pojasnili:

A) Takoj po odpustu zaposlenega se iz njegove osebne datoteke zasežejo kopije potnega lista, SNILS, dokumentov o izobrazbi in drugih dokumentov, ki jih je predložil zaposleni in vsebujejo njegove osebne podatke. To zahteva 7. odstavek čl. 5 Zveznega zakona z dne 27. julija 2006 št. 152-FZ "O osebnih podatkih", v skladu s katerim "mora biti shranjevanje osebnih podatkov v obliki, ki omogoča identifikacijo subjekta osebnih podatkov, ne dlje, kot je potrebno za namene obdelave osebnih podatkov, če obdobje shranjevanja osebnih podatkov ni določeno z zveznim zakonom, sporazum, v katerem je subjekt osebnih podatkov stranka, upravičenec ali porok. Obdelani osebni podatki so predmet uničenja ali depersonalizacije, ko so doseženi cilji obdelave ali v primeru izgube potrebe po doseganju teh ciljev, razen če zvezni zakon ne določa drugače.” Zato v osebni mapi morate pustiti samo izvirnike in kopije dokumentov zaposlenega, ki se nanašajo na njegovo delo v podjetju;

b) iz dokumentov osebne mape so odstranjene vse sponke za papir in sponke spenjalnika (ta standardna praksa v pripravah na dolgoročno skladiščenje vsak posel);

c) dokumenti posamezne osebne mape se nahajajo v Kronološki vrstni red: od prošnje za zaposlitev (od leta 2002 je to neobvezen dokument) in/ali izvirnika pogodbe o zaposlitvi s kopijo ustrezne odredbe do kopije odredbe o odpovedi;

d) zaradi zagotavljanja varstva osebnih podatkov pri prenosu osebnih dosjejev odpuščenih v arhiv se že trudijo, da jih ne bi združili v ukaze, ampak jih prenesli kot ločene dosjeje (takrat naj bi se pojavili ločene vrstice v popisu kadrovskih zadev glej primer 8).

Če organizacija še naprej deluje na star način, se pri sestavljanju zvezka z osebnimi datotekami odpuščenih v določenem letu (glej primer 9) pred vsakim sklopom dokumentov iz ločene osebne datoteke navede naslednje:

• list, na katerem so natisnjeni priimek, ime in patronim zaposlenega (včasih se za to uporablja papir svetlih barv, da se lažje premikate po obsegu);
• in nato lahko priložite list internega popisa vaše osebne mape ta oseba(vendar to ni obvezno).

Osebne datoteke, vključene v naročila, so praviloma precej tanke: sestavljene so iz 4–20 dokumentov. Zato ni treba izdelati tipskih internih popisov za vsako osebno mapo v nalogih.
Toda na začetku naročila bo treba narediti splošen interni popis osebnih zadev, ki so v njem, in ga postaviti za naslovnico (primer 10). Videti je precej preprosto: polno ime, roki (to je datum naloga za sprejem in datum odredbe o odpustu) in številke listov v delovnem nalogu. Številke osebnih datotek, ki jih ob ustanovitvi dodeli kadrovska služba, v arhivu ne bodo potrebne (arhivisti identificirajo osebne datoteke, iščejo po letu odpusta in polnem imenu), zato te registrske številke osebnih datotek običajno niso vključeni v ta popis;

e) ne glede na način sistematizacije dokumentov v datotekah, ki ga izberete, v procesu arhiviranja v zvezke, ki jih potrebujete oštevilčite vse liste s svinčnikom v zgornjem desnem kotu (številčenje listov vsakega zvezka zadeve se začne z enim). Te informacije o vsakem zvezku se nato vnesejo certifikacijski list in v interni popis količinskih listin(Primer 10), kot tudi v popis zadev, oddanih v arhiv v stolpcu »Število listov« (glej primere 6–9). Vsak zvezek mora imeti popolnoma oblikovan ovitek (primer 3). To so standardna pravila za popolno registracijo datotek, ki zajemajo vse kadrovske datoteke, prenesene iz enot v arhiv organizacije.

Standardna pravila za popolno registracijo primerov so podrobno in s primeri opisana v članku »Priprava dokumentov za prenos v arhiv organizacije« v reviji št. 2′ 2016.

Primer 8

Strni oddajo

Primer 9

Osebni kartoni in osebni dosjeji odpuščenih delavcev, če so združeni v kartoteko (odredbo) po letu odpusta, se v popisu kadrovskih dosjejev navedejo samo leto odpusta (glej primera 7 in 9). Ker so kartice oblikovane po abecedi in so datumi odpusta različni za vse, je precej težko določiti začetni in končni datum, formalno navedba "01.01.2016 - 31.12.2016" nima smisla. Bolje je navesti samo leto "2016".

V personalnih mapah, oblikovanih v ukaze, je treba v popisu navesti tudi samo leto odpusta (primer 9).

V osebnih datotekah, ustvarjenih za vsakega zaposlenega posebej, je treba navesti datum odredbe o zaposlitvi in ​​datum odredbe o odpustu (primer 8).

Kakšne so prednosti in slabosti ureditve osebnih map različnih zaposlenih v delovni nalog (skupna mapa za leto odpovedi)?

Dodeljeni so tistim organizacijam, v katerih osebne datoteke zaposlenih vsebujejo minimalno število dokumentov (od 4 do 20 ali nič več), da bi prihranili denar in prostor za shranjevanje.

V organizacijah, kjer se ustvari veliko dokumentov o osebju, so osebne datoteke praviloma precej obsežne - od 50 ali več dokumentov v datoteki. Takšne dokumente je bolje pustiti v ločenih osebnih datotekah za vsakega zaposlenega.

Opozoriti je treba, da osebne mape vsebujejo osebne podatke zaposlenih. Varnost podatkov je v posameznih primerih veliko večja kot pri naročilih. Iz oblek pogosteje prihaja do "puščanja informacij". Na primer, nekdo je prejel dovoljenje vodstva, da se seznani z osebnim dosjejem odpuščenega uslužbenca P.A. Smirnova, vendar je bilo v delovnem nalogu vloženih še 15 osebnih dosjejev. Tako lahko »radovedni raziskovalec« brez težav »preštudira« dodatnih 15 osebnih dosjejev odpuščenih v istem letu.

Obstaja še en razlog, zakaj je bolje organizirati osebne datoteke zaposlenih ne v naročilih, ampak ločeno. Po čl. 656 a) Osebne datoteke PTUD vodij organizacije in drugih "privilegiranih" kategorij zaposlenih je treba hraniti trajno in ne 75 ali 50 let, kot ostali. Določena oseba je danes na primer bolničar v bolnišnici, študent medicinske univerze, čez 30 let pa bo postal izjemen zdravnik. Morda se bodo o njem pisale knjige in snemali filmi. Njegova osebna datoteka bo zahtevana za raziskave. In če je obrobljena v obleko, bo povzročila določene nevšečnosti. Enako se lahko zgodi vsakemu pripravniku: čez čas lahko postane znan igralec ali politik. Danes – navaden delavec, jutri – legenda!

Osebne mape državnih uslužbencev in občinskih uslužbencev pa se oblikujejo le v posebne mape za vsakega zaposlenega.

Kadar so v zvezku dokumenti s priimki iz ene črke, je navedena samo ta črka, zato se trudijo zagotoviti, da je v 1 zvezku vključeno »celo pismo«. Če pa je za določeno pismo toliko priimkov, da dokumenti na njih presegajo uveljavljeno debelino zvezka (4 cm ali 250 listov), ​​šele takrat »pri delitvi samega pisma« preidemo na označevanje v zvezku s tremi črke tistih priimkov, ki so vanj vključeni, na primer:

Primer 13

Strni oddajo

• zvezek 1 Osebne karte odpuščenih delavcev na ABA-ADU;
• zvezek 2 Osebne karte odpuščenih delavcev v AZA-ALI;
• zvezek 3 Osebne karte odpuščenih delavcev v AMU-AST;
• zvezek 4 Osebne karte odpuščenih delavcev na "B - C";
• zvezek 5 Osebne karte odpuščenih delavcev v GAV-GOR;
• zvezek 6 Osebne karte odpuščenih delavcev v "GRI-GUR";
• zvezek 7 Osebne kartice odpuščenih delavcev na "D - I" in tako naprej.

Upoštevajte, da je v primeru 13:

• Bilo je veliko osebnih kartic, ki so se začele na črko A - morali smo jih razdeliti v 3 zvezke in v imenih teh zvezkov so 3 črke ("ABA - ADU", "AZA - ALI" in "AMU - AST" ) namesto enega ("A"),
• Hkrati je kartic za priimke, ki se začnejo s črkama B in C, malo, jih je mogoče združiti v 1 zvezek. Za lažje razumevanje popisa bomo tukaj navedli le prve črke priimkov »B – V«.

Podobno postopamo naprej, tj. Ni vam treba težiti k navedbi 3 črk ali samo ene za vse zvezke. Te naloge se lahko lotimo drugače. Običajno je treba pri velikih količinah osebne karte razdeliti na črke A, G, K, C in združiti v 1 zvezek osebne karte za B-C, D-Z, N-O, U-F (na te črke je veliko manj priimkov).

Če nimate osebnih kart odpuščenih z nekaj črkami (na primer A, E, Z, I, Sh, Shch, E, Yu, Ya) in samo 1 zvezek zadeve, potem morate v naslovu navedite samo prvo in zadnjo od dejansko vključenih črk:

Primer 14

Strni oddajo

Osebne karte odpuščenih delavcev na "B - C".

Če je v ohišju samo do 5 kartic, morate navesti določene črke priimkov odpuščenih. Na primer:

Primer 15

Strni oddajo

Osebne karte odpuščenih delavcev z "A, K, N, S, T".

Osebne izkaznice je dolžan voditi delodajalec. Ti dokumenti vsebujejo osebne podatke zaposlenih, zato zanje veljajo posebne, povečane zahteve. Osebne kartice naj bodo shranjene v zaklenjeni omari (po možnosti ognjevarni) ali v sefu.

Delavec, ki je posredoval osebne podatke, jih je dolžan obdelovati ob zaposlitvi. Uradno imajo dostop do njegove osebne kartice samo kadrovik, tajnik in vodja podjetja. Osebna izkaznica je obvezen dokument, delodajalec jo mora voditi za zaposlene. Prednostna oblika je enotna T-2.

Osebni karton se oblikuje na dan zaposlitve novega sodelavca, zadnji delovni dan pa se obrazec T-2 zapre. delavca, ne pozabite vzeti podpisa odpuščene osebe na njegovo osebno izkaznico.

Shranjevanje osebnih kartic

Seveda osebnih kartic zaposlenih ne smete raztresati po namizju, kot da bi padle jesensko listje v mestnem parku ali v gozdu. Osebne izkaznice naj bodo shranjene v zaklenjeni omari ali sefu. Osebne kartice je strogo prepovedano puščati brez nadzora. Pravilo je preprosto: delajte z dokumenti in jih vrnite nazaj pod ključem.

Osebni kartoni se zbirajo v kartoteke glede na leta odpusta zaposlenih. Zaposleni je dal odpoved, njegova kartica je bila zaprta in shranjena. V notranjosti kovčka so osebni kartoni razvrščeni po abecedi. Leto je naokoli - mapa »Osebni kartoni odpuščenih delavcev za leto 2017« je bila prenesena v arhiv.

Osebne karte so običajno , čeprav imajo nekatere za vsako svojo naslovnico. Lahko se naredi tako ali drugače. Osebnih kartic ne morete samo povezati v svežnje in jih shraniti v taki obliki. To je dokument dolgoročne (50 let, 658. člen Seznama) hrambe, zato bi moral biti.

Tako so v enem zvezku lahko vpisani osebni kartoni zaposlenih različna leta. Vsem je skupno leto, ko je zaposleni odšel.

Če podjetje vodi osebne mape zaposlenih, se osebni kartoni in osebni kartoni hranijo ločeno drug od drugega! Zdi se logično, da osebni karton postavite v osebno mapo, vendar tega ne bi smeli storiti.