Program za izdajo potnih listov. Potovalno potrdilo. Katero obliko uporabiti

Sodobna sredstva avtomatizacija - posebni razvoj programske opreme - lahko bistveno skrajša čas, porabljen za reševanje trivialnih poslovnih problemov. Na primer, registracija službenega potovanja. Če imate oddaljeno podružnico ali sedež, priprava na službeno pot zaposlenega vzame veliko časa. Potrebno je izpolniti vlogo, se o njej dogovoriti z upraviteljem, jo ​​poslati kadrovski službi in prejeti predplačilo za poslovne stroške. In po službenem potovanju je zaposleni prisiljen pripraviti nabor dokumentov, prijaviti stroške in potrditi poročilo v računovodstvu. Cela vrsta dejanj vzame veliko delovnega časa za vsakega udeleženca v tej verigi.

Avtomatizacija potovalnih aranžmajev, na primer z uporabo poslovne aplikacije v oblaku, zmanjša nepotrebne časovne in denarne stroške ter omogoča, da celoten postopek zaključite v v elektronski obliki. Namesto tradicionalne sheme lahko postopek odobritve izgleda takole:

• izdelava vloge z navedbo vseh pomembnih parametrov;
• potrditev prijave s strani upravitelja na spletu;
• rezervacija vozovnic in hotelov v sistemu;
• izpolnjevanje predhodnega poročila z nalaganjem fotografij računov in skeniranih kopij vseh zahtevanih dokumentov.

Katere probleme rešuje avtomatizacija obdelave službenih poti?

Uporaba centraliziranega sistema odpravlja izgubo papirnih dokumentov in nepotrebne zastoje. Postopek odobritve službenega potovanja lahko vpliva na zaposlene v različnih podružnicah podjetja, zato se dokumentacija zavleče. Programske kontrole rešujejo to in številne druge težave:

• izpadi pri potrjevanju dokumentov se zmanjšajo, delo v podjetju poteka v skladu z uveljavljenimi predpisi;
• izvaja se maksimalen nadzor nad izpolnjevanjem obveznosti in dokumentov;
• zagotovljena je transparentnost notranjih poslovnih procesov;
• elektronski dokumentarni tok se odpravlja napak;
• zmanjša se število papirnih dokumentov, ki se obdelujejo znotraj podjetja.

Vse to na koncu podjetjem omogoča prihranek do 50 % časa in do 40 % stroškov. To je še posebej opazno pri velika podjetja. Vas zanima, kako je podjetje Schneider Electric skrajšalo čas, porabljen za proces službene poti, s 5 dni na 2 dni? Preberi.

Kako deluje avtomatizacija službenih potovanj

Zaposleni v prijavi samostojno izpolni prijavo, v kateri navede namen potovanja, njegovo trajanje in cilj. Upravitelj prejme obvestilo dne E-naslov ali v obliki potisnega sporočila in pregleda aplikacijo. So napake? Vloga se vrne delavcu v dopolnitev. Če so vsi pogoji v njej pravilno navedeni, je vloga odobrena in poslana v obravnavo odgovorni osebi za službena potovanja, ki oceni finančno izvedljivost potovanja in določi zaposlitev delavca. Odgovorna oseba lahko samostojno rezervira vozovnice za vlak/letalske karte ali pa to nalogo zaupa zaposlenemu samemu ali odobreni potovalni agenciji, ki prav tako deluje v sistemu. Upoštevajte, da se vse politike in pravila podjetja upoštevajo samodejno, dodelitev in zaporedje vlog v poslovnem procesu pa je konfigurirano v skladu s potrebami podjetja.

Po zaključku te faze priprave se nalog za službeno potovanje generira neposredno v sistemu in pošlje v potrditev vodji kadrovske službe in glavnemu računovodji. Potem je treba dokument potrditi direktor podjetja.

Po vrnitvi s službenega potovanja delavec izdela vnaprejšnje poročilo. Integracija sistema z drugimi orodji za poročanje lahko na tej stopnji znatno prihrani čas. Poleg tega, če podjetje uporablja aplikacijo Hamilton Business Trips, potem je zelo priročno uporabljati aplikacijo za poročanje o potovanjih, v katero se samodejno potegnejo vsi podatki o službenih potovanjih.

Sprejemamo posebne programe različne vrste spremne dokumente, so ustrezne datoteke shranjene v sistemu in jih je mogoče kadar koli zahtevati za preverjanje. Hkrati ima vodja stalno možnost spremljati tekoče procese in analizirati stroške.

Rezultat govori sam zase

Uvedba avtomatizacije poslovnih potovanj ima naslednje rezultate:

• Čas, potreben za odobritev dokumentov, se zmanjša;
• izboljšana je učinkovitost načrtovanja službenih potovanj;
• zmanjšajo se stroški dela za papirologijo in organizacijo službenih potovanj;
• razvija se orodje za nadzor potnih stroškov;
• nadzoruje pripravo poročevalske dokumentacije.

Programska orodja skupaj delujejo tako, da povečajo učinkovitost vseh tekočih poslovnih procesov, zmanjšajo nepotrebne časovne stroške in optimizirajo stroške. Za povečanje učinkovitosti oddelkov, podružnic in celotnih podjetij so nepogrešljivi.

Prednosti uporabe namenskih aplikacij

Programi, razviti za avtomatizacijo službenih potovanj, postanejo učinkovita orodja sodobno poslovanje. So čim bolj priročni in učinkoviti zaradi naslednjih parametrov:

• Mobilnost. Uporabljate jih lahko kjer koli: na pametnem telefonu, tablici ali osebnem računalniku.
• Samostojna ali delegirana rezervacija. Zaposleni lahko rezervira vozovnice in prenočišča sam ali pa pripravo možnosti zaupa koordinatorju potovanj v podjetju ali turistični agenciji.
• Enostaven dostop do dokumentov. Vse izdane vozovnice, hotelski boni in druge storitve so na voljo v nekaj klikih, hitro pa lahko zahtevate tudi možnosti službenega potovanja pri potovalne agencije.
• Soglasje s pravili podjetja. Vsaka zahteva za službeno potovanje se samodejno preveri glede skladnosti z uveljavljenimi predpisi podjetja.
• Preglednost dokumentacije. Veliko število parametrov odpira možnost podrobne analize in optimizacije stroškov.
• Hitra priprava celotnega paketa dokumentov. Nalog za službeno potovanje in drugi dokumenti se izdelajo samodejno v skladu s pravili, ki jih določi podjetje.
• Prilagodljive možnosti integracije. Naročila za rezervacije vozovnic in hotelov, obdelava računov potovalnih agencij se izvajajo neposredno v programu.

Aplikacije so uspešno implementirane v obstoječe sisteme podjetja in jih skupaj z drugimi orodji učinkovito uporabljamo za nadzor in optimizacijo stroškov, pripravo različnih poročil in načrtovanje poslovnih procesov.

Podjetje se samo odloči, ali bo izdalo potrdilo o potovanju ali ne. Obrazec je prenehal biti obvezen pri vodenju kadrovske evidence. Vendar je bolje, da ga izdate: dokument vam bo omogočil potrditev dnevnih stroškov zaposlenega na službenem potovanju. Povedali vam bomo, kako zaprositi za potovalno potrdilo v letu 2020: brezplačno prenesite obrazec in vzorec.

V programu BukhSoft je priročno izpolniti dokumente za poslovno potovanje. Program bo izbral vse potrebne podrobnosti in preveril obrazec glede napak.

Potovalne dokumente izpolnite na spletu

Ali so leta 2020 potrebna potovalna dovoljenja?

Samo delodajalec se odloči, ali bo izdal spremne listine za službeno potovanje ali ne. Od leta 2015 potrdilo in delovna razporeditev nista več obvezna primarna dokumenta.

Trajanje službenega potovanja lahko potrdite z naslednjimi dokumenti:

• upravni nalog ali ukaz;
• potovalne vozovnice;
• poročilo o opravljeni nalogi;
• opombe in pojasnila zaposlenih;
• časovni list.

Obrazec potnega lista uporablja večina organizacij, samostojnih podjetnikov in podjetij. Seveda je priročno. Navsezadnje obrazec vsebuje dejanske opombe o odhodu in vrnitvi zaposlenega.

Ali naj izdam potovalno dovoljenje ali ne?

Odločitev lahko sprejme le vodja podjetja. Za pravilno oceno situacije bi morali oceniti število potovanj zaposlenih na leto. Posvetujte se tudi s finančniki in kadroviki. Morda je bolj priročno, da delajo po starih pravilih. Se pravi, izdajte potrdilo, namesto da mukotrpno izračunate dneve na vozovnicah.

Ste se odločili za uporabo potnih potrdil v službi? Svojo odločitev potrdite z ločenim naročilom. Ali vključite standard v računovodske usmeritve. Priponki priložite obrazec CU. Opišite pravila polnjenja.

Upoštevajte, da lahko gostiteljska podjetja zavrnejo izdajo potovalnih potrdil. To pomeni, da ne označite prihoda zaposlenega na cilj. V tem primeru se morate dogovoriti s stranko prejemnico.

Katero obliko uporabiti

Spremne listine za službeno potovanje niso potrebne. Torej, kateri obrazec izpolniti za delo, se odloči podjetje samo. Uporabite lahko enotni obrazec št. T-10, ki je bil ustanovljen z resolucijo Državnega odbora za statistiko št. 1 z dne 01.05.2004.

Dovoljeno vam je, da oblikujete svoj obrazec. Popravite strukturo dokumenta z nalogom ali v računovodski politiki. Upoštevajte, da za vašo primarni dokument, zahteve čl. 9 zakona št. 402-FZ. Prepričajte se, da vaš obrazec vsebuje zahtevane podatke:

• ime obrazca;
• Datum priprave;
• naziv podjetja ali samostojnega podjetnika posameznika, ki je izdal potrdilo o potovanju;
• vsebina operacije, potrjena s primarnim dokumentom (pošiljanje zaposlenega na službeno potovanje);
• naravna meritev operacije, v našem primeru so to koledarski dnevi;
• odgovorne osebe, njihova polna imena, položaje in podpise.

Pred odobritvijo novega obrazca vnaprej preverite svoje podatke. Če nekateri podatki manjkajo, potem takega dokumenta ni mogoče sprejeti v računovodstvo. Upoštevajte, da mora struktura potrdila o potovanju vsebovati dodatne podatke.

• Sorodni članek: Ali potrebujem potovalno dovoljenje?

Postopek izpolnjevanja potnega lista

Na naslovnici potrdila o potovanju razkrijte naslednje podatke:

Hrbtna stran je namenjena zapiskom o odhodu in prihodu. Vpis je potrjen s pečatom organizacije (če je na voljo).

Potrdilo o potovanju za davčno računovodstvo

Še ena pomembna točka, zakaj podjetja še naprej pripravljajo korporativno upravljanje. Obrazci omogočajo potrditev potnih stroškov pri obračunu dohodnine. To pomeni, da bo med davčno revizijo dovolj, da organizacija predloži potne liste za potrditev stroškov (odstavek 1 člena 252 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Potrdilo o potovanju je podlaga, da delodajalec ne obračuna dohodnine in prispevkov za zavarovanje od obračunane dnevnice (3. odstavek 217. člena in 2. pododstavek 1. odstavka 422. člena davčnega zakonika).

Prispevki in dohodnina se ne obračunavajo le na omejene zneske. Če dnevno nadomestilo presega mejo, ki jo odobri davčni zakonik Ruske federacije, bo treba odtegljaje plačati v proračun.

Standardi dnevnega nadomestila so odobreni v višini 700 rubljev za potovanja po Rusiji in 2500 rubljev na dan za potovanja v tujino. Če podjetje izplača več dnevnic, potem od razlike obračuna dohodnino in prispevke.

Če podjetje ne izda nadomestil za potne stroške, boste z listinami potrdili oprostitev obračuna prispevkov in dohodnine od dnevnic. To so lahko potni nalogi, časovnice, potne karte in beležke.

ArtConfig: Poslovna potovanja

Priročen, večnamenski, razširljiv program za poslovna potovanja " ArtConfig: Poslovna potovanja«, je namenjen vodenju evidence načrtovanih in dejanskih službenih poti, z namenom predvidevanja stroškov dela in finančnih stroškov, ter z namenom združevanja več službenih poti in pošiljanja hitre pošte v eno.

Poleg tega na podlagi opravljenih prošnje za službeno potovanje, lahko ustvarite dokument "".

Na podlagi dokumenta " Ocena potnih stroškov«, si lahko natisnete vlogo za nakazilo sredstev proti zapisniku in predračunu potnih stroškov.

Konfiguracija " ArtConfig: Poslovna potovanja» bo preprosto in priročno orodje za obračunavanje službenih potovanj na katerem koli področju dejavnosti.

Možnosti:

• priprava vlog za službena potovanja;
• izdelava vnaprejšnje ocene potnih stroškov;
• tiskanje prijave v računovodstvo in predračuna potnih stroškov;
• računovodski zapis dejanskih stroškov v zvezi z danimi predujmi na podlagi predloženih potrdil;
• obdelava skupinske odobritve in plačilo ocene potnih stroškov;
• poročilo o službenem potovanju;
• poročilo o povzetku potovanja, ki prikazuje prekrivajoče se potovanje z namenom njihovega združevanja;
• poročilo o gantogramu o obremenitvah zaposlenih po službenih potovanjih. Poročilo je mogoče sestaviti glede na zaposlenega, mesto in vozilo;
• poročilo o potrjenih in plačanih predračunih potnih stroškov;
• razlikovanje pravic dostopa do aplikacij za uporabnike z vlogo vodje oddelka (zaposleni si lahko ogledajo službene poti drug drugega, ne morejo pa urejati ali brisati aplikacij drugih oseb).

Prednosti:

• priročen izdelek za spremljanje potnih stroškov, kot tudi analizo službenih potovanj in ustvarjanje urnika;
• priročen, intuitiven vmesnik;
• Programska koda za službena potovanja je odprta. Konfiguracijo lahko prilagodite svojim potrebam.
• Hitra tehnična podpora, individualni pristop do vsake stranke!

Če potrebujete predstavitev, mi pišite na .

*Predstavitev brskalnika ni vedno dobro prikazana. Za zainteresirane lahko omogočim dostop v terminalskem načinu. V tem ni nič zapletenega ali strašljivega. Pišite mi na mail.
Demo različica ne natisne v celoti besedila izjave. Na žalost je to omejitev platforme 1C in spletnega vmesnika. Za testiranje te konfiguracije lahko zagotovim dostop do oddaljenega namizja. Če se demo različica programa za vodenje službenih potovanj ne zažene ali najdete napako v konfiguraciji, vam bom zelo hvaležen, če mi pišete na e-pošto - [e-pošta zaščitena]! Hvala vam!

Pri zbiranju zaposlenega na službenem potovanju organizacija stori vse, kar je v njeni moči, da zagotovi, da njegovo potovanje ne koristi le podjetju samemu, ampak tudi ne povzroča nepotrebnih težav osebi, ki odhaja. Službena potovanja za predstavnika podjetja bi morala biti izjemno poenostavljena. Vse skrbi glede hotela, prevoza in dokumentov prevzame pošiljatelj.

Stroški, ki jih ima potnik, so vnaprej izračunani. Dobi se določen znesek, za drug znesek pa se kupijo karte in rezervira soba. Poleg tega je na službeni poti delavec opolnomočen.

Kako se izda potovalno potrdilo in kako se izogniti nekaterim pogostim napakam pri izpolnjevanju, da ne bo težav na poti - pomembna informacija, ki ga vsekakor morate poznati.

Ko zaposleni opravlja svoje naloge v pisarni podjetja, vsa organizacijska ali projektna vprašanja rešuje vodja. Toda obstajajo situacije, ko je podjetje prisiljeno poslati svojega strokovnjaka v drugo mesto. Oseba lahko potuje sama, brez potovalnega dovoljenja.

Takšna potovanja se pogosto izvajajo, ko je organizacija majhna in je potovanje nepomembno. Preko spleta se rezervira hotelska soba, kupi vozovnica, specialist pa je o prihodu specialista obveščen po telefonu.

Ob prihodu izroči nekakšno pooblastilo in potni list, po katerem je sprejet v podjetja v drugem mestu. Vse transakcije s sredstvi potekajo preko računovodstva po običajnem postopku. To je poenostavljen pogled.

Po zakonu morajo velika podjetja, ki pošljejo predstavnika v drugo mesto kot pripravnika, specialista, svetovalca ali iz drugih razlogov, dati polna pooblastila za opravljanje njegovega dela, kot je predvideno. V ta namen se izda potrdilo o potovanju.

Kako dokumentirati službeno potovanje, se boste naučili v tem videu:

Ta dokument se izda po nalogu vodje zaposlenemu med službenim potovanjem. Daje avtoriteto in legitimira svoje bivanje na ozemlju druge regije ali mesta. Ob koncu službenega potovanja, ob prihodu domov, se potrdilo priloži finančnemu poročilu v obrazcu št. AO-1.

Poleg tega, da je dokument potreben med samim potovanjem in za namene poročanja, je zahvaljujoč osebni izkaznici odsotnost zaposlenega na delovnem mestu zaradi potreb podjetja opravičilo. Še posebej, če lahko službena pot traja na primer en mesec.

Takšne situacije se zdaj pojavljajo precej pogosto - strokovnjaki so poslani na Krim iz različnih organizacij, da ustvarijo in razvijejo podružnice in hčerinske družbe. Ruske železnice lahko pošljejo svojega zaposlenega v obnovitvena dela v drugo regijo za nedoločen čas - v tem primeru se potnina podaljša, če podjetje, ki je predstavnika sprejelo, to utemeljeno zahteva.

Izdaja potnega lista ni obvezna.

Oblika in struktura potnega lista

Potrdilo je lahko videti kot knjiga ali preprost obrazec. Organizacije same izberejo želeno obliko. Če isti zaposleni nenehno hodi na službena potovanja, potem dobi dokument za večkratno uporabo v obliki knjige ( poenoteno obliko T-10).

Če se potovanja zgodijo zelo redko, se obrazec natisne na navaden papir v obliki, ki jo odobri vodstvo.

Certifikat vsebuje:

• informacije o podjetju (ime, kode OKUD, OKPO);
• interna matična številka (po računovodstvu);
• Datum izdaje;
• Polno ime zaposlenega, njegov položaj;
• kraj potovanja (ime podjetja);
• namen potovanja;
• za koliko časa se pošilja;
• ID potnega lista;
• podpis in žig direktorja pošiljatelja.

Na obrazcu mora sprejemnik zabeležiti tudi čas prihoda in odhoda potnika. Podatki so podpisani in žigosani.

Kako je dokument sestavljen

Kljub dejstvu, da je potrdilo zdaj izgubilo pomen, nekatere organizacije za spremljanje potnih stroškov ustvarijo svoj obrazec, v katerega vnesejo potrebne podatke. Kasneje se na njihovi podlagi odpisujejo dnevnice. Najpogosteje pa uporabljajo stari vzorec(T-10).

Potni list se izda po naslednjem vrstnem redu:

1. Vodja izda (obrazec T-9), s katerim se določenemu zaposlenemu podeli pooblastilo za potovanje poslovne zadeve, drugemu podjetju, ki se nahaja izven mesta. V nalogu so opredeljeni namen potovanja in dejanja zaposlenega, ki jih vodstvo od njega pričakuje.
2. Na podlagi naloga kadrovska služba izpolni potni list.
3. Poleg potrdila se lahko priloži "Uradna naloga", ki jo je mogoče dopolniti z drugim dokumentom - pooblastilom. Uradno nalogo podpiše na primer vodja delavnice, nato pa gre v potrditev vodstvu. Poleg tega se izda drugi izvod pogodbe med obema družbama, ki vsebuje približno naslednji seznam odgovornosti strank:

• seznam obsega dela;
• urnik delovanja. spoznali boste, kaj je fleksibilen delovni čas;
• zahteve glede zavarovanja potrebne materiale ali instrumenti njegovega predstavnika;
• način delovanja;
• dostop do potrebnih informacij in druga dejanja gostitelja pri zagotavljanju vseh vrst pomoči. Poleg tega se upravitelj vnaprej dogovori s prejemnikom o pogojih.

1. Ob prihodu mora potnik sestaviti zapisnik o opravljeni službeni nalogi.
2. Vodja trgovine podpiše poročilo.
3. Po tem delavec, ki je bil na poti, odnese v računovodstvo potni list, poročilo o službenem potovanju in obrazec št. AO-1.
4. Računovodstvo obračunava dnevnice in razporeja sredstva za nakup vozovnice in rezervacijo hotelske sobe z bančnim nakazilom. Zelo pogosto poslovni potniki dobijo denar, sami pa najamejo stanovanje od zasebnikov, da zmanjšajo stroške podjetja. Če odhajajoči delavec plača vozovnice in hotel v gotovini, mora ob prihodu v računovodstvo odnesti vse dokumente o stroških, potrdila in vstopnice skupaj s poročili.

Osnovne napake pri izpolnjevanju

Če se podjetje odloči, da mora izdati potna potrdila, jih mora pravilno izpolniti. Na obrazcu ni dovoljeno:

• popravki in madeži;
• netočnosti v kodah;
• napake v imenih organizacij (vse);
• datumi odhoda, prihoda, odhoda in prihoda domov morajo ustrezati seštevku dni na službenem potovanju. Ali se čas potovanja šteje v število dni potovanja? Če se po presoji vodstva izračun neto bivanja na kraju samem plača po eni stopnji, čas potovanja pa po drugi, morajo biti datumi popolnoma točni in jasni;
• podpis upravitelja mora biti dešifriran;
• Pečat mora biti jasen in čitljiv. Ali lahko samostojni podjetnik dela brez pečata - preberite.

Vse popravke, če se nenadoma pojavijo, je treba prečrtati le z eno vrstico, pravilne podatke pa zapisati nad napako. Lahko pišete spodaj pravilno besedilo in dodajte "popravljeno". Nova možnost overjeno s pečatom.

Kje se beleži potni list?

Razen podjetja samega in njegovega računovodstva, ki plačuje davke na podlagi poročil, nikogar ne zanima vodenje evidenc tega dokumenta.

V posebnem dnevniku "Računovodstvo potnih potrdil" se zabeleži naslednje:

• podatki o osebah, ki so bile poslane na službeno potovanje;
• položaji;
• številke potnih listov;
• Datum izdaje;
• trajanje bivanja na službenem potovanju (odšel – prišel);
• kdo je podpisal potrdilo (uradnik);
• podpis samega potnika.

Na ta način se obračunavajo potni stroški.

Enostavna oblika, ki je od leta 2015 ukinjena, je včasih nujna. Pri izpolnjevanju ni posebnih težav, vendar ne smete zanemariti takšnega notranjega poročilnega dokumenta, kot je potno potrdilo.

Kako urediti poslovno potovanje v programu 1C - oglejte si ta video: